La digitalización de las empresas tiene muchos retos, entre ellos, ocuparse de encajar la gran cantidad de información que genera. Ante esta situación, la gestión documental se ha impuesto como una forma de organizar, administrar y securizar los archivos. Un planteamiento que todavía no es del todo conocido por muchos partners.
La gestión documental describe un conjunto de prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización. Estos procesos permiten recuperar, organizar o eliminar archivos, dependiendo de cada caso o uso.
Para facilitar la tarea a las empresas, la tecnología se ha convertido en un aliado. El software de gestión documental supone un importante avance para que cualquier organización delegue en un gestor especializado esta tarea. Y eso ya es un beneficio del que cualquier cliente se puede aprovechar.
Sin embargo, cuando hablamos de gestión documental debemos tener en cuenta que estamos ante un negocio que va mucho más allá de «organizar papeles». Supone una manera de entender la digitalización de las organizaciones y abrir la puerta para ir más allá a la hora de convertirse en un proveedor tecnológico de confianza.
Mucho más que flujos de papel
Cuando pensamos en gestión documental nos puede venir a la cabeza una solución que organice todos los archivos que tenemos en nuestro ordenador. Sin embargo, es mucho más que eso.
Los beneficios también van más allá. Y es que la gestión documental está directamente relacionada con la seguridad, con la fluidez operativa y con la reducción de costes. Olvidarse de los papeles implica ahorros significativos gracias a la transformación de procesos tradicionales manuales y basados en papel a procesos digitales más eficientes.
Sector que crece a un ritmo del 17%
El software de gestión documental se encuadra dentro del sector de la administración empresarial que está en alza. El empuje hacia lo digital en entornos como la facturación, los recursos humanos o la propia optimización de procesos ha impulsado este mercado entre empresas pequeñas, medianas y grandes.
Concretamente, las soluciones de gestión de información crecerán un 17% de aquí a 2030, según datos de Fortune Business Insights. Hablamos de un que en 2023 supuso más de 6.230 millones de dólares a nivel global. De cara a 2030 el volumen estaría cerca de los 19.000 millones de dólares.
SaaS, la demanda en alza
La democratización de la nube ha impulsado el software en formato as a Service (SaaS). Este entorno se ha proyectado como un de los de mayor crecimiento en la oleada cloud que vivimos. Con proyecciones de crecimiento por encima del 18% a nivel mundial y del 27% en Europa, el SaaS es el negocio dorado para los partners.
En ese marco se encuentra el software de gestión documental que, al calor del impulso SaaS, se muestra como una opción asequible, sencilla y cómoda para las pymes en España.
Empresas en todos los verticales
La gestión documental es agnóstica a cualquier sector y tamaño de compañía. No importa si tu cliente es una pequeña zapatería, una gran fábrica de alimentación o cuenta varias oficinas en diferentes sedes. Todos compartirán una misma necesidad: la gestión de sus archivos digitales.
Por supuesto habrá que valorar su situación concreta y entender sus procesos para proponer la solución más acorde, lo cierto es que soluciones de gestión documental como DocuWare proponen diferentes tecnologías para cubrir diversas demandas de recursos humanos, facturación electrónica o gestión de flujo de trabajo.
La puerta de entrada
Entrar en un nuevo cliente no es sencillo. Prácticamente todas las empresas cuentan con un proveedor tecnológico cercano que les ayuda en el día a día y con el que están contentos, pero ¿y si llegará un nuevo proveedor ofreciendo algo realmente diferencial? Eso puede ser la gestión documental.
Y es que las soluciones de administración de archivos suponen una oportunidad para ofrecer algo diferente. Una puerta de entrada desde la que acceder a nuevos clientes para mostrar nuestras capacidades y encontrar ese valor diferencial que nos haga quedarnos como su aliado TI.
Si quieres descubrir más sobre los beneficios de las soluciones de gestión documental, te invitamos a adentrarte en este terreno en nuestro webinar. Será el próximo 6 de marzo de 2024 a las 10 horas. ¿Te apuntas?
