DocuWare es un avanzado sistema de gestión documental que ofrece mucho más que simplemente digitalizar y organizar documentos escaneados. A través de su potente motor de reconocimiento de texto (OCR) y lectura de códigos de barras (OBR), proporciona acceso a los contenidos de los documentos procesados de manera eficiente. A continuación, exploraremos las principales funcionalidades de estas capacidades de reconocimiento de texto y códigos de barras, así como las configuraciones disponibles para maximizar su rendimiento en su uso diario en una PYME.
Reconocimiento de texto (OCR)
El reconocimiento de texto, o OCR (Optical Character Recognition), es una tecnología diseñada para extraer texto y números de documentos o aplicaciones gráficas, como los documentos escaneados. DocuWare ofrece plantillas de reconocimiento de texto personalizables que permiten ajustar aspectos como la calidad y el idioma para optimizar los resultados de lectura, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa.
Configuraciones adicionales para el reconocimiento de texto
Si al escanear documentos en el sistema no se obtiene un reconocimiento óptimo, es posible ajustar el motor de reconocimiento de textos a las particularidades de cada PYME. Las configuraciones que se utilizan con mayor frecuencia incluyen:
- AutoDeskew y AutoRotate: Estas funcionalidades ajustan automáticamente la inclinación y orientación de las páginas antes de procesar el OCR, asegurando que el documento original se mantenga sin alteraciones.
- FillingMethod y Filter: Estas configuraciones permiten definir el tipo de fuente y el conjunto específico de caracteres que se desea reconocer. Son cruciales en ambientes donde la exactitud es imperativa.
- Module y RecognitionMode: Estas opciones adaptan el sistema a caracteres especiales o idiomas complejos (como CCJK), e incluso permiten reconocer marcas ópticas. Esto es esencial para alinearse con diversas normativas y requerimientos de calidad.
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Reconocimiento de códigos de barras (OBR)
El reconocimiento de códigos de barras, conocido como OBR (Optical Barcode Recognition) en DocuWare está optimizado para leer todos los tipos comunes de códigos de barras. Desde la versión 7.3 de DocuWare, se incluyen códigos relevantes para los documentos más comunes como son las cuentas a pagar y otros usos. Las PYMEs pueden establecer configuraciones específicas en las plantillas de reconocimiento para mejorar la precisión y el rendimiento del escaneo de códigos de barras.
Cuando los códigos de barras no se reconocen correctamente, la solución pasa por seleccionar manualmente el tipo de código de barras que se está utilizando, ya sea 1D (como Code 39 o Code 128) o 2D (como DataMatrix, Aztec, QR). El sistema viene preparado en un inicio para gestionar los tipos de códigos más comunes, pero puede darse el caso de que, dependiendo de la tipografía usada, del tipo de impresoras o de las configuraciones concretas de los escáneres usados, sea necesario definir un tipo específico para conseguir una alta precisión en el reconocimiento. Utilizar tipos específicos que reduzcan el error mejora significativamente el procesamiento.
Recomendaciones generales para mejorar el reconocimiento
Para mejorar la calidad de reconocimiento tanto de textos como de códigos de barras, se recomienda utilizar imágenes en escala de grises, lo cual resulta especialmente efectivo cuando se requieren imágenes de alta resolución. La elección de plantillas específicas para el reconocimiento permite gestionar de mejor manera grandes volúmenes de documentos, una necesidad común en muchas PYMEs. Este tipo de configuraciones se realizan en la fase de implementación y puesta en marcha inicial y luego, en el trabajo diario, no requieren un esfuerzo adicional.
Manejar con precisión estos parámetros en DocuWare es fundamental para optimizar el flujo de trabajo y asegurar la calidad de la gestión documental. Un uso adecuado de estos sistemas puede marcar una diferencia sustancial en la eficiencia operativa de las PYMEs. El reconocimiento de texto y códigos de barras no solo agiliza los procesos internos, sino que también permite una mejor organización y acceso a la información que sostiene las actividades diarias de una PYME.
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