La eficiencia y la accesibilidad a la información son pilares fundamentales para el éxito en una empresa que quiera obtener el máximo potencial de sus recursos. La búsqueda manual de documentos, la doble entrada de datos y el constante cambio entre aplicaciones no son más que cuellos de botella que frenan la productividad y la rentabilidad. En este contexto, soluciones como Smart Connect de DocuWare emergen como herramientas clave para optimizar los flujos de trabajo y potenciar la toma de decisiones.
Smart Connect es una funcionalidad integrada en DocuWare que permite conectar de forma transparente y segura cualquier aplicación a tu sistema de gestión documental. Esto significa que, sin importar el software que utilices, puedes acceder instantáneamente a todos los documentos asociados a un proceso específico con un solo clic. Olvídate de la búsqueda manual tediosa y la redundancia en la introducción de datos; Smart Connect está diseñado para simplificar y acelerar tus operaciones.
¿Cómo funciona Smart Connect?
La magia de Smart Connect reside en su capacidad de leer términos directamente desde la interfaz de tus aplicaciones y utilizarlos para buscar documentos relacionados en DocuWare. Con un simple clic o combinación de teclas, Smart Connect revela instantáneamente en pantalla todos los documentos relevantes para tu trabajo:
- Órdenes de compra: Accede rápidamente a las órdenes relacionadas con un cliente o proveedor.
- Facturas: Localiza facturas específicas basándote en números de factura, fechas o importes.
- Contratos: Encuentra los contratos pertinentes asociados a un cliente, proyecto o empleado.
- Correos electrónicos: Integra el acceso a correos electrónicos relevantes en el contexto de un proceso específico.
- Currículums: Visualiza los currículums de los candidatos cuando trabajas en el software de RRHH.
- Y cualquier otro documento: Smart Connect es flexible y adaptable a cualquier tipo de documento relevante para tu negocio.
Descubre lo sencillo que es usar DocuWare
Integración profunda con tu ecosistema TI
DocuWare se integra con más de 500 aplicaciones diferentes, abarcando una amplia gama de categorías, incluyendo:
- Email: Se puede conectar con tu cliente de correo electrónico para acceder a mensajes relevantes.
- Portales: Permite integrarse con portales web para acceder a documentos desde la interfaz web.
- CRM: Se vincula con los sistemas CRM para acceder a documentos asociados a clientes y oportunidades.
- ERP: Es capaz de conectar con los sistemas ERP para acceder a órdenes de compra, facturas y otros documentos financieros.
- HR: Se integra con los sistemas de recursos humanos para acceder a la documentación de los empleados.
- Software personalizado: Smart Connect puede integrarse incluso con software desarrollado internamente.
Esta amplia compatibilidad garantiza que DocuWare pueda integrarse fluidamente con tu infraestructura IT existente, maximizando el retorno de la inversión y minimizando las interrupciones.
Casos de uso prácticos
Para ilustrar el poder de Smart Connect, consideremos algunos ejemplos prácticos:
- Búsqueda desde un correo electrónico: Imagina que un cliente te envía un correo electrónico preguntando por una factura. Con Smart Connect, simplemente resaltas el número de factura en el correo electrónico, utilizas un atajo de teclado y la factura correspondiente se abre instantáneamente en el visor de DocuWare.
- Acceso directo desde tu software de contabilidad: Al procesar una factura en tu software de contabilidad, puedes hacer clic en el botón Smart Connect para visualizar la factura original desde DocuWare. Con un segundo botón, incluso podrías acceder a la nota de entrega relacionada.
- Trabajo optimizado en el departamento de RRHH: Como responsable de RRHH, al evaluar las oportunidades de ascenso de un empleado, puedes abrir su registro en el sistema de RRHH y, con un solo clic en el botón Smart Connect, visualizar instantáneamente las evaluaciones de desempeño, la retroalimentación de sus compañeros y los correos electrónicos relevantes de su supervisor.
- Indexación simplificada desde la contabilidad: Al archivar una factura en DocuWare desde tu sistema ERP, puedes copiar automáticamente los datos relevantes (empresa, fecha, número de factura, importe) directamente desde el sistema contable al diálogo de indexación de DocuWare, eliminando la necesidad de introducirlos manualmente.
Beneficios clave para tu negocio
La solución de gestión documental DocuWare, en especial apoyándose en la capacidad Smart Connect, permite que tu empresa obtenga grandes ventajas competitivas. La primera es el aumento de la productividad al reducir el tiempo dedicado a buscar documentos y a la doble entrada de datos, liberando a tus empleados para tareas más estratégicas. La segunda es una mejora de la precisión al eliminar errores y garantiza la consistencia de los datos al automatizar la transferencia de información entre aplicaciones.
Una tercera ventaja es la optimización en la toma de decisiones porque facilita el acceso rápido a la información relevante, permitiendo tomar decisiones más informadas y oportunas. Otra ventaja adicional es que facilita un mayor cumplimiento normativo ya que garantiza la accesibilidad y la integridad de los documentos, facilitando el cumplimiento de las regulaciones. Y, por último, su implementación es muy sencilla, conecta de forma segura y confiable todo tipo de aplicaciones a tu sistema DocuWare sin necesidad de programación.
En resumen, Smart Connect es una solución poderosa que permite integrar de forma inteligente la gestión documental con tus aplicaciones empresariales, mejorando la eficiencia, la precisión y la toma de decisiones. Invierte en Smart Connect y desbloquea el potencial de tu información.
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