Swiftair se fundó en Madrid en 1985 y hoy opera en Europa y partes del norte de África con una flota de unos 100 aviones y, aproximadamente, 1.600 empleados. El transporte de carga y el alquiler de espacio o de aviones enteros constituyen la mayor parte del negocio. Swiftair también presta servicios de mantenimiento a otras aerolíneas y ofrece vuelos comerciales de pasajeros bajo la marca UEP!Fly.
La industria aeronáutica exige requisitos más estrictos que otros sectores, incluyendo numerosas normativas para los procesos internos, mayores controles, auditorías y periodos legales de custodia de documentos de al menos diez años. En este contexto, Swiftair enfrentaba limitaciones con su sistema anterior de archivo, basado en una combinación de documentos en papel y electrónicos, junto con un volumen de información en constante aumento.
Esta situación generaba falta de transparencia y trazabilidad, especialmente cuando los documentos escaneados se enviaban acompañados de listados en Excel por correo electrónico entre departamentos o incluso a auditores externos. Además, el archivo físico presentaba problemas de espacio y lentitud en la búsqueda de información. Un análisis interno concluyó que solo una estrategia integral de digitalización podría solucionar estos desafíos. Por ello, Swiftair decidió implementar un sistema de gestión documental moderno. Se convocó a varios proveedores para evaluar sus propuestas considerando funcionalidad, capacidades técnicas y costes. Finalmente, DocuWare fue seleccionado como la mejor opción.
Beneficios de la solución cloud de DocuWare
Swiftair eligió la solución de gestión documental en la nube de DocuWare. Esta plataforma permite archivar, gestionar y buscar documentos de forma digital y centralizada, proporcionando acceso rápido y seguro a la información desde cualquier lugar y dispositivo. DocuWare automatiza el flujo de trabajo de documentos, asegura la trazabilidad de las acciones y facilita el cumplimiento de los estrictos requisitos regulatorios del sector aeronáutico, como los largos periodos de custodia y la protección de datos sensibles.
Swiftair se decantó por DocuWare porque ofrecía una solución integral y flexible, capaz de adaptarse a sus procesos internos y crecer con sus necesidades. Además, destacaron su capacidad de integración con otros sistemas empresariales, la facilidad de uso para los empleados y la posibilidad de automatizar y digitalizar flujos de trabajo críticos. El soporte y la experiencia de DocuWare en la industria aeronáutica, junto con la garantía de acceso seguro y controlado a la documentación, fueron factores clave para su elección. Gracias a DocuWare, Swiftair ha logrado mejorar la eficiencia, la transparencia y la trazabilidad en la gestión documental.
Beneficios obtenidos
Con la implantación de DocuWare, Swiftair ha obtenido múltiples beneficios. La gestión documental ahora es mucho más eficiente, ya que los documentos están digitalizados y centralizados, lo que facilita su búsqueda y recuperación en segundos. Esto ha mejorado notablemente la transparencia y la trazabilidad de los procesos, permitiendo un acceso seguro y controlado a la información, incluso para equipos externos y auditores. Además, se han reducido los errores y la pérdida de documentos, cumpliendo con los estrictos requisitos legales y regulatorios del sector aeronáutico.
El personal de los departamentos de ingeniería y calidad ha sido el más beneficiado, ya que ahora pueden gestionar y compartir la documentación técnica de manera ágil y sencilla. También los equipos de auditoría y los responsables de cumplimiento normativo han experimentado mejoras, al poder acceder rápidamente a la información requerida y demostrar el control sobre los documentos. En general, la compañía ha optimizado sus procesos, incrementado la productividad y mejorado la colaboración entre los distintos departamentos.
