Si alguna vez has pensado que manejar datos y documentos en tu empresa puede ser complicado y propenso a errores, la buena noticia es que existen herramientas para hacer este trabajo mucho más sencillo y eficiente. Una de ellas es el Workflow Expression Parser de DocuWare.
¿Para qué sirve Workflow Expression Parser?
Es una herramienta que permite usar y adaptar fórmulas y reglas dentro de los procesos automatizados que crea DocuWare para manejar documentos y datos. ¿Qué significa esto en palabras simples? Que puedes hacer que ciertos cálculos, verificaciones y decisiones se hagan solos dentro del sistema, sin necesidad de que una persona intervenga en cada paso.
Por ejemplo, imagina que quieres que el sistema revise si una fecha es válida, o que calcule automáticamente la suma de varios valores, o que cambie un texto para que siempre tenga el formato correcto. Todo esto puede hacerse con fórmulas que el Workflow Expression Parser entiende y aplica una y otra vez, de forma automática e incansable en todos los procesos en los que lo actives.
El parser trabaja con expresiones, que son pequeñas instrucciones o fórmulas que dicen al sistema qué hacer con los datos. Estas expresiones pueden incluir operaciones matemáticas simples (sumas, restas), manipulación de texto (unir palabras, buscar partes específicas), trabajo con fechas (sumar días, comparar fechas) y mucho más.
Estas fórmulas se crean usando un lenguaje de programación muy conocido llamado VBA (Visual Basic para Aplicaciones) y .NET de Microsoft, pero no te preocupes si no sabes de programación: DocuWare ofrece ejemplos y una interfaz que facilita usar estas expresiones sin ser un experto.
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¿Qué puedes lograr con Workflow Expression Parser?
Esta funcionalidad del sistema de gestión de documentos DocuWare te permitirá conseguir distintos objetivos:
- Realizar cálculos automáticos: como sumas de valores, diferencias de fechas, u otras operaciones aritméticas que agilizan el manejo de números.
- Manipular texto fácilmente: puedes concatenar textos, buscar y reemplazar palabras, o cambiar mayúsculas por minúsculas.
- Validar datos: el sistema puede comprobar si un dato cumple cierta condición, por ejemplo, que no esté vacío o que sea mayor que un valor específico.
- Decisiones automáticas: según ciertas condiciones, la herramienta puede cambiar el camino que sigue un documento o proceso, haciendo que todo sea más inteligente y eficiente.
¿Quién usa el Workflow Expression Parser?
Principalmente, es una herramienta pensada para administradores y usuarios avanzados dentro de las empresas que usan DocuWare y quieren automatizar más sus procesos. Estos usuarios configurarán las reglas y fórmulas necesarias para que la plataforma funcione adaptada a las necesidades específicas de la organización.
Vamos a verlo con un ejemplo sencillo. Imagina que tienes un proceso para aprobar facturas. Con Workflow Expression Parser puedes poner una regla que verifique que la suma de los productos en la factura sea igual al total. Si detecta que no coincide, el sistema puede enviar la factura a revisión automáticamente, evitando errores o pagos incorrectos. Y esto se realizará con cada una de las facturas que entren al sistema, eliminando (o reduciendo en gran medida) los errores que podrían producirse por este motivo. Con unas pocas reglas bien definidas para cada tipo de documento, pueden minimizarse los errores que podrían deberse a ese motivo.
Workflow Expression Parser es una poderosa herramienta para que las empresas puedan personalizar y automatizar sus procesos documentales y de datos minimizando los errores en la entrada de datos. Aunque la base es técnica, DocuWare facilita su uso con ejemplos y soporte, ayudando a que empresas como la tuya puedan optimizar su trabajo diario y asegurar que los datos sean siempre correctos y confiables.
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