La cuenta atrás sigue en marcha para uno de los cambios más importantes en materia de facturación digital en España. Verifactu es la nueva normativa que transformará cómo pymes y autónomos emiten y registran sus facturas, con el objetivo de garantizar la integridad de los datos y prevenir el fraude. Aunque inicialmente estaba prevista para 2026, el Gobierno ha decidido retrasar un año su obligatoriedad, dando más margen para la adaptación.
Verifactu: el cambio de facturación que llega en 2027
A muchos les ha surgido ya la duda de qué es Verifactu y cómo adaptarse. Pues bien, Verifactu es el nombre con el que se conoce al Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF). En la práctica, significa que los programas con los que se emiten facturas tendrán que cumplir normas muy estrictas para garantizar que los datos son íntegros, trazables y no se pueden manipular sin dejar rastro.
La Agencia Tributaria quiere poner fin a prácticas como borrar ventas, “arreglar” ingresos a posteriori o llevar contabilidades paralelas. Por eso exige que el software genere registros encadenados, firmados, con marca de tiempo y que permita verificar cada factura, incluso desde un código QR. Es un cambio distinto, aunque complementario, a la futura factura electrónica obligatoria entre empresas. Aquí el foco está en cómo se genera y se guarda la factura dentro del programa.
Cuenta atrás: plazos clave para empresas y autónomos
El calendario de entrada en vigor no es igual para todo el mundo. Hay fechas clave distintas para sociedades y para personas físicas.
1 – Pymes y sociedades: sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027
Las empresas que tributan por Impuesto de Sociedades deben usar software compatible a partir del 1 de enero de 2027. Este nuevo plazo se ha aprobado vía Real Decreto-ley y ampliado oficialmente al calendario original. Eso implica que durante 2026 deben actualizar su programa o escoger uno nuevo si el actual no se adapta. Llegar sin un sistema conforme puede generar problemas de validez de facturas y sanciones por uso de software no permitido.
2 – Autónomos: 2027 como año clave de adaptación
En el caso de Verifactu para autónomos que tributan como personas físicas, el calendario da un poco más de margen. El plazo de adaptación se ha extendido hasta el 1 de julio de 2027. El objetivo del Gobierno con esta prórroga es que puedan planificar con calma la transición sin tensiones de última hora.
3 – Quién está realmente obligado y quién puede quedar fuera
La mayoría de negocios que usan software está obligada. Quedan fuera quienes emiten todas sus facturas manualmente, quienes ya están en el SII, que entrega información casi en tiempo real a la AEAT, y quienes tributan en las Haciendas Forales del País Vasco y Navarra, donde rigen sistemas propios como TicketBAI. Para el resto, Verifactu será obligatorio sin excepciones prácticas.
Qué cambia en tu día a día con Verifactu
Adiós a los programas “caseros” y excels sin control
A partir de 2027 ya no valen plantillas de Word, excels o programas antiguos que permiten modificar facturas sin registro. La facturación tendrá que pasar por programas que garanticen integridad y trazabilidad. Puede suponer un cambio de hábitos, pero también ayuda a evitar fallos, mejorar la numeración y profesionalizar la facturación.
Registros inalterables, QR y comunicación con la AEAT
Cada factura genera un registro encadenado con las anteriores, de forma que cualquier manipulación deja rastro. Además, el sistema añade firma electrónica y marca de tiempo, reforzando la autenticidad.
Las facturas incluyen un código QR y una leyenda que indican que el documento es verificable en la Sede Electrónica de la AEAT. Y según el modo de trabajo, el software puede enviar cada factura a Hacienda en el momento de emitirla.
El gesto de facturar será parecido, pero con más control y menos margen para “arreglos” improvisados.
Modo Verifactu vs. modo no Verifactu
Verifactu permite dos formas de funcionamiento. En modo Verifactu, cada factura se envía automáticamente a la AEAT en el momento de emisión. Aporta mucha seguridad jurídica, pero exige conexión a internet en el momento de facturar. En modo no Verifactu, el programa cumple todos los requisitos internos, pero no envía las facturas de inmediato. Los registros se guardan y se entregan si la Agencia Tributaria los pide.
Los dos modos son válidos. Muchos negocios elegirán el primero por tranquilidad y simplicidad; el segundo tiene sentido en casos con problemas de conexión o necesidades muy específicas.
Verifactu para pymes: retos y oportunidades
Impacto en la organización y en los equipos
Implantar Verifactu implica formar al equipo en nuevos procedimientos… cómo emitir rectificativas, cómo trabajar con QR, cómo gestionar posibles fallos de comunicación. También habrá que revisar quién factura y desde qué dispositivos, y coordinarse con quien gestione la parte técnica.
Oportunidad para ordenar procesos y ganar control
La obligación legal se convierte en una oportunidad para poner orden. Verifactu ayuda a mejorar numeraciones, reducir errores, eliminar tareas duplicadas y tener información fiable y centralizada. Muchas pymes aprovechan este momento para reorganizar su flujo de facturación y automatizar procesos que antes eran manuales.
Integración con contabilidad, bancos y otros sistemas
La elección del software puede servir para dar un salto mayor. Integrar facturación con contabilidad evita teclear dos veces; conectarse con bancos facilita marcar cobros automáticamente; sincronizarse con TPVs y e-commerce reduce trabajo manual y cuadra ventas en tiempo real. Verifactu también puede ser un catalizador de mejoras internas.
Verifactu para autónomos: qué tener en cuenta
Casos típicos: freelance, comercio pequeño, profesionales de servicios
Un freelance necesita rapidez y simplicidad; un comercio depende de actualizar su TPV; un profesional que trabaja fuera de la oficina probablemente requiera una app móvil que permita facturar desde cualquier lugar. En todos los casos, lo fundamental es que el sistema facilite la vida y no añada más carga administrativa.
¿Tiene sentido adelantarse a 2027?
Sí, por varias razones. La primera es que permite aprender sin prisa, disfrutar desde antes de las ventajas del nuevo software y evitar el colapso de soporte y formaciones típico de los meses límite. También puede ser útil si clientes grandes empiezan a pedir facturas verificables antes de la fecha obligatoria.
Errores frecuentes al adaptarse
Los fallos más habituales son confiar en que “ya se arreglará”, usar sistemas no conformes hasta el último momento, no pedir confirmación por escrito al proveedor, olvidar adaptar plantillas o no probar rectificativas antes de la fecha clave. La formación tardía es otro problema típico que es mejor evitar.
Cómo elegir software compatible con Verifactu
Requisitos mínimos legales que debe cumplir
La herramienta elegida debe contar con declaración responsable del proveedor, generar registros inalterables con encadenado, incluir QR y leyenda legal, poder conectarse con la AEAT y permitir exportar los libros en formatos estándar. Sin esto, simplemente no sirve.
Características prácticas para pymes
Las pymes suelen necesitar multiusuario con permisos distintos, informes, integraciones con contabilidad y bancos y un soporte técnico ágil. También puede ser útil contar con módulos de gastos, inventario o CRM si la empresa los necesita.
Características prácticas para autónomos
Un autónomo valora sobre todo la sencillez, plantillas rápidas, paneles claros, uso en la nube, app móvil y un precio razonable. Importa también que la herramienta permita compartir datos fácilmente con la asesoría.
Comparativa de los mejores programas para adaptarse a Verifactu
El mercado ya ofrece varias soluciones adaptadas. Esta comparativa de los mejores programas para Verifactu ayuda a ver qué ofrece cada una, qué orientaciones tienen (pyme, autónomo, ERP), cómo funciona su soporte y qué relación calidad-precio ofrece cada alternativa.
Pasos concretos para llegar a tiempo
1 – Auditoría rápida de tu sistema actual
Es importante revisar si el software actual se va a actualizar, si el proveedor lo ha comunicado oficialmente, si hay que migrar a otro y qué necesidades propias tiene el negocio (integraciones, movilidad, multiusuario…). Hablar con la gestoría desde el principio evita sorpresas posteriores.
2 – Plan de migración en 3–4 pasos
Lo habitual es escoger el programa, configurarlo, migrar datos básicos como clientes y productos y hacer pruebas antes de la puesta en marcha definitiva.
3 – Hablar con la gestoría
La asesoría debe saber qué herramienta usarás, cómo recibirá los datos y si necesita acceso directo o exportaciones periódicas. Coordinar el primer cierre con el nuevo sistema garantiza que todo quede correctamente registrado.
FAQ express sobre Verifactu
- ¿Voy a tener que enviar todas las facturas a Hacienda en tiempo real sí o sí? No, se puede cumplir sin envío inmediato si el software guarda los registros de forma segura.
- ¿Qué pasa si todavía facturo poco o no uso software? Quien factura sin software queda fuera de esta obligación concreta, aunque no es la opción más eficiente.
- ¿Puedo seguir usando mi programa actual si se actualiza a Verifactu? Sí. Si el proveedor garantiza el cumplimiento y entrega la actualización, basta con aplicarla.
- ¿Qué riesgos concretos tiene no adaptarse? Sanciones importantes y problemas serios en inspecciones.
Checklist de última hora para diciembre
- ¿Sé si mi empresa/autónomo entra en Verifactu?
- ¿Mi software actual está adaptado o tiene fecha de actualización?
- ¿Tengo confirmación por escrito de mi proveedor?
- ¿He valorado alternativas de software para Verifactu si necesito cambiar?
- ¿La gestoría está alineada?
- ¿Tengo un pequeño plan con fechas y responsables?
Si esta lista se cumple, la transición hacia la facturación Verifactu la afrontarás con tranquilidad y sin sorpresas.
