La gestión de los Recursos Humanos está cobrando cada vez más importancia en las pymes. Pequeñas y medianas empresas están concienciadas con el cumplimiento normativo en este área pero, sobre todo, con la necesidad de atraer y mantener el talento en sus negocios.
Desde MuyPymes hemos hablado con Bárbara Gómez, directora de Operaciones de ADP Iberia, para que nos cuente los principales cambios que están viendo en el mercado, los riesgos que conllevan que una pequeña empresa siga usando procesos manuales para sus RR.HH. o cómo afecta a su competitividad la gestión de personas, entre otros asuntos.
MuyPymes: Las pymes están viviendo una transformación profunda en la gestión de sus empleados. Desde la visión de ADP, ¿cuáles son los principales cambios que están observando en el mercado?
Bárbara Gómez: Estamos viendo un cambio muy claro: las pymes han dejado de entender la gestión de personas como una función puramente administrativa. Hoy necesitan gestionar mejor sus plantillas, cumplir con una normativa cada vez más exigente, ofrecer una buena experiencia al empleado y tomar decisiones basadas en datos.
Al mismo tiempo, la escasez de personal cualificado sigue afectando a las capacidades de los Recursos Humanos, especialmente en la gestión de nóminas, lo que dificulta a muchas organizaciones la contratación de talento cualificado. En respuesta, las pymes están replanteándose sus métodos de trabajo, rediseñando sus equipos y recurriendo cada vez más a la tecnología y la digitalización para gestionar las nóminas y los procesos de recursos humanos de forma más eficiente con recursos limitados.
En ADP vemos que la pyme busca cada vez más el mismo nivel de eficiencia, seguridad y cumplimiento que una gran empresa, pero con soluciones adaptadas a su tamaño y recursos. También observamos que la expansión internacional se está convirtiendo en una importante palanca de crecimiento, con muchas pymes mirando más allá de sus mercados nacionales y comenzando con solo unas pocas personas en el extranjero, lo que genera la necesidad de contar con soluciones de Recursos Humanos y nómina que puedan respaldar el crecimiento en todo el mundo. Por eso este segmento es estratégico para nosotros: trabajamos con miles de pequeñas empresas a nivel global y entendemos muy bien sus necesidades.
MuyPymes: Muchas pequeñas empresas siguen gestionando horarios, ausencias, nóminas o documentación laboral con procesos manuales o herramientas desconectadas. ¿Qué riesgos genera esta forma de trabajar?
Bárbara Gómez: El principal riesgo radica en la falta de control y la escasa visibilidad de los costes reales de la gestión interna de las nóminas. Cuando la información se encuentra dispersa en hojas de cálculo, correos electrónicos o sistemas que no se comunican entre sí, aumentan los errores, se duplican tareas y resulta mucho más difícil garantizar la actualización de los datos.
Otro riesgo común hoy en día está relacionado con la complejidad del cumplimiento normativo, dado que las regulaciones laborales y fiscales siguen evolucionando. En procesos como la gestión de nóminas un error puede tener consecuencias importantes: problemas de cumplimiento normativo, pagos incorrectos, problemas con los empleados e incluso sanciones.
También existe un riesgo relacionado con la seguridad y la protección de datos. Este riesgo incluye ciberamenazas que pueden exponer información laboral y salarial, especialmente sensible. Por eso las pymes necesitan entornos seguros y rastreables preparados para gestionar esta información con garantías.
MuyPymes: ¿En qué momento la gestión de personas deja de ser una función meramente administrativa y se convierte en una palanca de competitividad para la pyme?
Bárbara Gómez: Este cambio se produce cuando una empresa comprende que la gestión eficaz de sus empleados impacta directamente en su productividad, potencial de crecimiento y atractivo como empleador. Para lograrlo, las pymes deben centrarse en tres prioridades: optimización, visibilidad y agilidad.
- La optimización implica eliminar ineficiencias y simplificar procesos. Por ejemplo, la externalización de la nómina puede brindar acceso a conocimientos especializados y ayudar a los equipos internos a liberarse de la carga de mantenerse al día con las normativas y tecnologías en constante evolución.
- La visibilidad es igualmente importante. La gestión de personas aporta valor estratégico cuando los datos de la plantilla son accesibles en toda la organización y se utilizan para respaldar la toma de decisiones. Un enfoque centralizado, respaldado por la experiencia local, ayuda a garantizar el cumplimiento normativo y la obtención de información fiable.
- La agilidad es el tercer pilar clave. Permite a los equipos de RR. HH. adaptarse rápidamente a las normativas cambiantes, las prioridades empresariales y las oportunidades de crecimiento. Esto es especialmente importante para la nómina, que debe evolucionar junto con el negocio, ya sea expandiéndose a nuevos mercados o experimentando una transformación.
Además, en un mercado donde atraer y retener talento es cada vez más difícil, la gestión de la nómina se convierte en una ventaja competitiva. No se trata sólo de pagar los salarios correctamente, sino de construir una relación de confianza con los empleados.
MuyPymes: Si una pyme quiere empezar a digitalizar la gestión de sus empleados, ¿por dónde debería comenzar y qué procesos ofrecen un retorno más rápido?
Bárbara Gómez: Lo mejor es empezar por los procesos más críticos y repetitivos: nómina, gestión del tiempo, ausencias, documentación laboral y datos básicos de los empleados. En estas áreas, la automatización genera un retorno de la inversión muy rápido, ya que reduce errores, ahorra tiempo y mejora el cumplimiento normativo.
Muchas empresas están inmersas en procesos de transformación, y los líderes empresariales se centran en las actividades principales y en la mejora de los sistemas de RR. HH. Sin embargo, la gestión de nóminas suele pasarse por alto, a pesar de su importancia para la toma de decisiones. Transformar una empresa sin abordar la gestión de nóminas es como descuidar la infraestructura que dirige el flujo de datos. Una base de nóminas deficiente puede generar problemas costosos y soluciones provisionales ineficientes.
A partir de ahí, las pymes pueden avanzar hacia una gestión de RR. HH. más integrada, incorporando funcionalidades para la gestión del tiempo, la formación, el talento y la selección de personal. La clave está en elegir soluciones escalables. Una pyme no necesita implementar todo a la vez; necesita una plataforma con la que crecer y acceso a soporte externo especializado, recordando siempre que el cumplimiento normativo y la seguridad tienen prioridad sobre la tecnología.
MuyPymes: La nómina sigue siendo uno de los procesos más críticos de cualquier empresa. ¿Qué ventajas aporta su automatización en términos de eficiencia, reducción de errores y cumplimiento normativo?
Bárbara Gómez: La gestión de nóminas es probablemente uno de los procesos más delicados de cualquier empresa ya que afecta directamente a los empleados y está sujeta a constantes cambios legislativos. En este contexto, la Inteligencia Artificial tiene el potencial de revolucionar el mundo laboral al optimizar los procesos, garantizar una mayor coherencia en toda la información y minimizar las tareas repetitivas.
Al mismo tiempo, facilita la adaptación a las actualizaciones normativas y proporciona una mayor seguridad de los datos. Además de las mejoras operativas, la IA puede empoderar a las personas con una tecnología sencilla, inteligente y humana que potencia las capacidades de los empresarios y jefes, permitiéndoles ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.
Sin embargo, la IA no puede operar de forma independiente cuando las decisiones conllevan implicaciones legales, financieras o para los empleados, ya que la experiencia humana es esencial para gestionar excepciones, interpretar requisitos de cumplimiento complejos y garantizar la supervisión ética. Por ello, ADP combina la eficiencia de la IA con el criterio de los profesionales de RR. HH. y nóminas, ayudando a las organizaciones a aprovechar la innovación manteniendo la precisión, el cumplimiento y la confianza.
MuyPymes: Más allá del pago mensual, ¿puede la nómina convertirse en una fuente estratégica de información para tomar mejores decisiones sobre costes laborales, retribución o planificación de plantilla?
Bárbara Gómez: Sin duda, los datos de recursos humanos suelen ser los más fiables que posee una organización, especialmente los de nómina. La nómina contiene información esencial sobre costes laborales, estructura salarial, jornada laboral, remuneración variable, prestaciones, ausencias y tendencias de la plantilla. Por lo tanto, es fundamental que las compañías confíen en esta información y proporcionen a sus equipos las herramientas necesarias para utilizarla, analizarla y compartirla eficazmente.
La mayoría de las empresas reconocen ahora su valor, lo que nos permite ayudarlas a aprovechar al máximo el potencial de sus datos de plantilla y convertirlos en información útil y práctica. También necesitamos estos datos para apoyar a los empleados, anticipando su desarrollo profesional, planificando la sucesión e identificando a aquellos con riesgo de marcharse. Esto requiere tiempo, incluido el tiempo del personal, para analizar los datos eficazmente. En ADP, nuestra función principal es proporcionar a los clientes las herramientas necesarias para ahorrar tiempo y permitirles centrarse en actividades de mayor valor.
Para una pyme, disponer de informes y datos fiables le permite responder a preguntas clave: cuánto cuesta realmente cada área; cómo evolucionan los costes salariales; qué impacto tendría una nueva contratación; y dónde podrían existir desequilibrios salariales. La tecnología ayuda a transformar la nómina en información útil. No se trata solo de procesar pagos, sino de proporcionar visibilidad, control y capacidad de planificación.
MuyPymes: La futura Directiva Europea de Transparencia Salarial obligará a muchas empresas a revisar sus políticas retributivas. ¿Están preparadas las pymes españolas para este nuevo escenario?
Bárbara Gómez: Muchas pymes aún se encuentran en las etapas iniciales de preparación. La transparencia salarial requiere mucho más que simplemente publicar rangos salariales: implicará revisar las políticas de compensación, justificar las diferencias salariales, organizar los datos, definir criterios objetivos y preparar información agregada sobre la igualdad salarial. El mayor desafío para las pymes es contar con datos fiables y estructurados. Si la información salarial está dispersa o no existe una trazabilidad clara de los componentes de la compensación, será muy difícil responder con rapidez a los nuevos requisitos.
Pero también representa una oportunidad. La transparencia salarial puede contribuir a fortalecer la confianza de los empleados, mejorar la equidad interna y profesionalizar la gestión de recursos humanos. Las empresas que se anticipen a esto estarán mejor preparadas, no solo para cumplir con la normativa, sino también para construir una cultura de compensación más clara, objetiva y sostenible.
En ADP ayudamos a las empresas a organizar sus datos salariales, automatizar los cálculos, mejorar la trazabilidad y preparar la documentación necesaria para afrontar este nuevo entorno con mayor seguridad. Por ejemplo, recientemente hemos firmado un acuerdo con la compañía CEINSA para apoyar a nuestros clientes con la nueva ley de transparencia salarial y ayudarles a avanzar con rigor, criterio y seguridad en un ámbito que será cada vez más relevante para la gestión de personas.
