La compra de una impresora representa una gran responsabilidad. Elegir bien es clave, ya que determinará no solo nuestra capacidad de trabajo, sino también otros aspectos importantes, como la seguridad de nuestro entorno de impresión y los costes que deberemos asumir.

No todas las pymes tienen las mismas necesidades cuando hablamos de impresión, pero hay una serie de claves fundamentales que son comunes a la hora de acertar en la elección de una impresora, y por ello hemos decidido compartirlas con vosotros en este artículo.

El objetivo de esta guía es resumir, en esas cinco claves, todo lo que debe tener una buena impresora para pymes. Tened en cuenta que es importante que todas ellas concurran en el modelo que vamos a elegir, ya que de lo contrario puede que no estemos haciendo una buena compra.

1.-La impresora debe tener una buena capacidad de impresión

Es una de las claves más básicas y más importantes a la hora de elegir. Debemos tener claro qué ciclo de trabajo sacamos mensualmente, y adquirir una impresora que no solo sea capaz de cumplirlo de forma óptima, sino que además lo supere.

Hemos dicho que es recomendable que lo supere un poco porque así tendremos un margen considerable que nos permitirá seguir aprovechando la impresora en caso de que nuestras necesidades de impresión cambien con el paso del tiempo.

Por ejemplo, si tenemos un ciclo de trabajo mensual de 1.000 páginas sería recomendable comprar una HP OfficeJet Pro 9010, un modelo que está diseñado para trabajar de forma óptima con hasta 1.500 páginas al mes. Esta impresora cubrirá sin problemas nuestras necesidades de impresión y nos dejará margen más que suficiente con el que poder afrontar cambios importantes.

2.-Velocidad de impresión y de escaneado elevada

La velocidad de impresión es importante, ya que determina la rapidez con la que puede trabajar una impresora. Sin embargo hay que tener en cuenta que es un valor que debe ir ajustado a la capacidad óptima de impresión de cada impresora, es decir, al máximo de páginas mensuales para el que está diseñada.

Es una idea bastante fácil de entender. Una impresora que sea capaz de imprimir de forma óptima 1.500 páginas al mes deberá tener una velocidad de impresión mayor que otra que está construida para trabajar con un volumen de impresión mensual de 800 páginas.

Con el ejemplo anterior hemos entendido a la perfección la idea del equilibrio entre capacidad y velocidad de impresión, y lo mismo ocurre con la velocidad de escaneado, ¿pero por qué es tan importante la velocidad de impresión? Es muy sencillo, porque puede afectar al ritmo de trabajo de una empresa y en los casos de impresoras compartidas por varios empleados es crucial, ya que una impresora lenta puede generar esperas y reducir la productividad de los trabajadores.

3-Impresora con conexión inalámbrica e impresión móvil

Además de las clásicas características de escáner, copia y fax una buena impresora profesional debe estar adaptada a los nuevos tiempos, y para ello es fundamental que cuente conectividad inalámbrica y soporte de impresión móvil, dos especificaciones que nos ayudarán a ser más productivos.

La presencia de conectividad WiFi representa un gran valor, ya que permite simplificar la instalación, configuración y gestión de una impresora. También será más fácil adaptarla a cualquier cambio que se produzca en la misma, ya que es más sencillo modificar su posición en la empresa gracias a su menor dependencia del cableado.

Por otro lado la impresión móvil permite trabajar directamente con la impresora desde un smartphone o tablet. En el caso de las impresoras HP la aplicación HP Smart nos permite disfrutar de un completo abanico de funciones de impresión móvil, y también de las HP Smart Tasks, que reducen el impacto de las tareas repetitivas.

4.-El coste por página es fundamental en una impresora

Es uno de los gastos más importantes que están asociados al coste de propiedad de una impresora, y será el que determinará en gran medida la carga que deberemos asumir por el mero hecho de utilizar nuestra impresora.

Muchos fabricantes ofrecen cartuchos de alta capacidad como opción para reducir el coste por página, pero HP ha querido ir más allá con HP Instant Ink, un servicio de reposición de tinta automatizado y a domicilio que nos permitirá reducir hasta en un 70% nuestros costes de impresión.

Con este servicio una página en color y calidad máxima cuesta lo mismo que una en blanco y negro y modo borrador. Esto representa un valor muy importante, y lo mejor es que ofrece un funcionamiento automático (no tenemos que pedir cartuchos, la impresora se ocupa de ello), recibimos la tinta que necesitamos a domicilio y no deberemos asumir ningún tipo de compromiso.

5.-Funciones de seguridad y gestión

En un modo cada vez más conectado la seguridad juega un papel fundamental, y esto aplica a cualquier empresa. Las crecientes amenazas de seguridad ya no se limitan a PCs y dispositivos móviles, sino que se extienden a los dispositivos de impresión.

La idea es muy simple, por una impresora profesional pasan datos e información sensible que podrían quedar expuestos si se produce un ataque, así que es necesario que la misma esté debidamente protegida y que ofrezca unas garantías mínimas que nos permitan trabajar con tranquilidad.

Por su parte las herramientas de gestión son de gran ayuda para hacer un seguimiento del uso que se hace de la impresora y facilitan el establecimiento de políticas de fiscalización y control, especialmente útiles en impresoras compartidas.