Google ofrece por defecto a todos sus usuarios 15 GB de espacio gratuito que pueden emplear para gestionar su correo electrónico con Gmail, almacenar sus archivos en Drive y tener una copia de sus fotos en Google+. 15 GB parece mucho espacio, pero pronto los usuarios intensivos de los productos de Google van a darse cuenta de que se empieza a agotar y que liberar más espacio, empieza a convertirse en una auténtica necesidad.
Para ayudaros, en MuyPymes hemos elaborado una guía que os va a ayudar a recuperar espacio en todos los productos de Google. Siguiendo todos nuestros pasos descubriréis lo fácil que es encontrar esos Gigas de más que tanto nos hacen falta.
Liberando espacio en Gmail
Gmail es una de las aplicaciones de Google que ocupa más espacio. Para empezar tenemos todos esos archivos adjuntos que se acumulan «al fondo» de nuestra bandeja de entrada, en muchas ocasiones sin que seamos conscientes de ello. Pero aunque, no tengamos archivos adjuntos, los miles de mensajes que acumulamos en nuestro buzón, pueden ocupar un espacio considerable.
Y esto sólo en nuestra bandeja de entrada. Una situación similar se produce en nuestra carpeta de mensajes enviados y en nuestra papelera. ¿Existen formas rápidas de eliminar todo aquello que no necesitamos? En primer lugar, contamos con las herramientas que pone a nuestra disposición la propia Google.
Podemos en este sentido hacer una búsqueda de aquellos e-mails que contienen archivos adjuntos y borrar aquellos que no deseemos conservar. Y aunque esto es posible, no deja de ser una tarea muy tediosa en caso de que tengamos centenares o miles de correos que cumplan con este criterio.
Una forma de aligerar el proceso es configurar un cliente de correo electrónico externo, configurándolo como servidor IMAP (una aplicación como Thunderbird permite hacerlo). Desde el cliente, podremos ordenar los adjuntos en función de tu tamaño, guardar los archivos que nos interesa y borrar el mensaje, que a su vez se borrará en nuestro buzón en Google.
Además, existen utilidades desarrolladas por terceros. En MuyPymes os hemos hablado por ejemplo de «Find Big Mail», una aplicación que analiza nuestra bandeja de entrada y nos permite eliminar se forma sencilla esos correos que ocupan más tamaño.
Convierte archivos a Google Docs
En Google Drive podemos encontrar dos tipos de archivos. Aquellos que han sido creados en Google Docs y aquellos que hemos subido a nuestra unidad. Mientras que los primeros apenas ocupan espacio, no podemos decir lo mismo de los segundos.
¿Cómo ahorrar espacio en este terreno? Convirtiendo los archivos creados con Microsoft Office o OpenOffice (y otras suites que trabajan con el formato Open Document) al formato propio de la suite de productividad de Google.
Para ello pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre el documento que queremos convertir. En el menú contextual, seleccionaremos «Abrir con Google Docs». De esta forma, se creará de forma automática una copia de nuestro archivo Word, en el formato propio de Google, y podremos borrar el archivo original.
A la hora de subir nuevos documentos a Google Drive, en el cuadro de diálogo de subida de nuevos documentos, podemos seleccionar la opción «Convertir los archivos que has subido al formato de Google Docs».
Los archivos que más ocupan en Google Drive
A diferencia de Gmail, en Google Drive sí que podemos saber cuáles son los archivos que ocupan más espacio. Todo lo que tenemos que hacer es pulsar sobre el botón «ordenar» y escoger la opción «Espacio utilizado».
Borrar las versiones previas de un documento
Cada vez que trabajamos sobre un documento, Google crea una copia automática, de modo que podamos trabajar con versiones previas en caso de que queramos corregir algo o hayamos cometido un error. Esto que puede ser muy útil, también puede llevar a ocupar mucho espacio si el documento con el que estamos trabajando tiene cierta complejidad.
Si hemos terminado de trabajar con el mismo, una buena idea para ahorrar espacio es borrar las versiones previas de nuestro trabajo. Para hacer esto pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre el documento que nos interesa y seleccionaremos la opción «Manage Revisions». Se nos abrirá un cuadro de diálogo en que el podremos borrar las copias que nos nos interesan.
Fotos que no ocupan espacio
Si somos usuarios de Google+ descubriremos que podemos subir imágenes a nuestros álbumes sin que ocupen espacio. Esto es así mientras que las fotografías ocupen menos de 2048×2048, lo cual si todo lo que queremos es visualizar las imágenes en Internet, es más que suficiente. En caso de que las imágenes sean mayores, podremos seguir subiéndolas, pero ocuparán espacio.
¿Cómo nos aseguramos de que no lo ocupen? Entraremos en las opciones de configuración de nuestra cuenta en Google+. Una vez allí, haremos scroll hasta el apartado fotos. Encontraremos una opción que dice «Subir mis fotos a tamaño completo». Si está marcada, cada imagen que subamos y sea superior a 2048x2048p ocupará espacio. Si nos interesa ahorrar, deberemos dejarla desmarcada.
La misma operación deberemos hacer en nuestro teléfono Android, que por defecto, sube las imágenes a resolución completa. Si no nos interesa, iremos a las opciones de configuración de la aplicación y en el apartado «Almacenamiento de copias de seguridad» iremos a «Tamaño de la foto» y escogeremos «Tamaño estándar».
Invertir dinero
Si contamos con Google Drive como nuestra opción preferida para almacenar nuestros datos en la nube, puede que finalmente nos resulte rentable acabar pagando por obtener espacio adicional. Si nos hemos decidido a dar este paso, tenemos dos buenas formas de hacerlo.
La primera es comprar un ChromeBook. Con la compra de un portátil «made in Google», obtendremos 100 GB de espacio adicional durante dos años. Si no nos seduce la idea, podemos hacernos con el mismo espacio pagando una cuota de cinco euros al mes por los mismos 100 GB adicionales. Evidentemente si necesitamos aún espacio, la tarifa subirá.
