Gmail no es sólo uno de los servicios de correo electrónico más populares del mundo, sino que dispone de un gran número de opciones y características poco utilizadas por el gran público que pueden convertirlo en un completo centro de productividad personal.
En Makeusof enumeran siete consejos que nos ayudarán exprimir al máximo nuestro servicio de correo electrónico favorito y de paso, tendremos la oportunidad de recopilar toda la información que nos interesa en único punto.
1. Utiliza los «Enlaces rápidos»
«Enlaces rápidos» es una pequeña caja que se encuentra en la columna lateral de nuestra bandeja de entrada, y que puede ser de gran utilidad y sabemos qué hacer exactamente con ella. Básicamente, lo que hace es recopilar links. ¿Cuál es por tanto su función? Imaginemos que en muchos de los mensajes que escribimos a diario debemos incluir enlaces que más o menos se repiten. Lo único que tenemos que hacer es incluirlos en esta caja, y arrastrarlos sobre el cuerpo del mensaje cuando los necesitemos.
Otra posibilidad es almacenar los enlaces que consideramos que son imprescindibles o básicos para nuestro trabajo/actividad. En este caso, si solemos con cambiar frecuentemente de equipo, resulta mucho más interesante y práctico almacenar estos enlaces en Gmail que no es nuestro menú de favoritos.
2. Haz uso de las tareas
No todo el mundo necesita disponer de un gestor de tareas tan completo y «complicado» como Omnifocus o similares. A veces sólo necesitamos un espacio en que el recordar las tareas que hemos de ir haciendo sobre la marcha. El panel de tareas de Gmail es perfecto para este propósito.
Es muy ligero, y realmente sencillo de utilizar. Lo único que tenemos que hacer es incluir las tareas que necesitamos completar y cuándo preveemos llevarlas a cabo. A partir de ahora, cada vez que abramos nuestro correo electrónico, también sabremos lo que tenemos que hacer.
3. Integra tu gestor de tareas
A algunas personas, la sencillez del gestor de tareas que se incluye en Gmail puede parecerles excesiva. De hecho, son muchos los que apuestan en cambio por sistemas de gestión de tareas on-line mucho más potentes, como Remeber the Milk o Todoist.
En este sentido, la buena noticia es que la popularidad de Gmail ha provocado que los desarrolladores de estas aplicaciones se hayan preocupado por integrar sus servicios con el cliente de correo electrónico de Google y, por lo tanto, la mayoría de los mismos disponen de sus propias extensiones en Firefox que se integran de forma natural en Gmail.
4. Better Gmail
Better Gmail es sin lugar a dudas una de nuestras extensiones favoritas de Firefox. Esta extensión añade un montón de funcionalidades extra a nuestra cuenta de correo, transformándolo en un servicio en el que prima la usabilidad, y la gestión eficaz de nuestros mensajes recibidos.
Si eres de los que piensan que Gmail sigue siendo un producto a mejorar, Better Gmail integra todas las mejoras necesarias para convertir a esete servicio en tu mejor aliado.
5. Cierra el correo
Siendo sinceros, una de las tareas en las que empleamos gran parte de nuestro tiempo «no productivo» es revisar el correo una y otra vez con «la esperanza» de que haya un nuevo mensaje que nos ayude a desconectar. Esto en el caso de Gmail puede ser un servicio un tanto tedioso ya que no se trata precisamente de la página más rápida del mundo en cargar.
Para ahorrarnos tiempo de más, nada mejor que instalar en nuestro equipo un plugin que se encargue de avisarnos cada vez que recibimos un nuevo mensaje. Uno de los más populares, Gmail Notifier (disponible para Windows, Mac, y como extensión para Firefox).
6. Integra Docs y Calendar
Dentro de las preferencias de Gmail, podemos indicarle que nos habilite la posibilidad de integrar los documentos que albergamos tanto Google Docs, como nuestras citas y reuniones programadas en Google Calendar. De esta forma, cada vez que abramos Gmail, tendremos una perspectiva global de todo lo que hemos almacenado en nuestros servicios de Google.
Esto también lo podemos hacer si somos usuarios de iGoogle, habilitando los gadgets necesarios, pero si como hemos dicho anteriormente solemos cambiar de equipo con frecuencia, Gmail es la mejor opción.
7. Usar GTalk de forma productiva
Google Talk, utilizado de forma inteligente, puede ser una gran herramienta de productividad, y no únicamente una excusa para chatear. Para ello necesitamos añadirle un par de plugins, como IMified y Ping.fm. Con el primero podremos añadir eventos a nuestro calendarios, mandar Tweets, añadir tareas, etc. desde nuestra ventana de Gtalk. Con el segundo, podremos actualizar nuestro estado en cualquiera de las redes sociales que podamos imaginar.
