Cuando muchos de nosotros llegamos a las nueve de la mañana llegamos a nuestra oficina, sabemos de antemano que probablemente tendremos que permanecer en ella hasta las seis de la tarde, tengamos mucho o poco trabajo. No importa si los proyectos se acumulan en nuestra bandeja de entrada o si por el contrario tenemos una semana relativamente tranquila. Es el horario establecido y está ahí para cumplirlo. Es así como hemos venido trabajando a lo largo de las últimas décadas pero… ¿Es la mejor forma de gestionar nuestro tiempo?
En Entrepreneur creen que el horario de oficina (que en Estados Unidos es de 9 de la mañana a 5 de la tarde) es un concepto desfasado. Y que a menos que nuestro trabajo sea una repetición de tareas (manuales, administrativas) no hay nada que nos impide apostar por una herramienta de productividad como el Time Blocking. ¿En qué consiste exactamente?
Trabajando con bloques de tiempo
Según nos cuenta Gary Keller, todo lo que necesitamos para poner en marcha esta técnica es aprender a utilizar cuatro grandes bloques de tiempo, que son los que nos van a permitir a alcanzar nuestros objetivos de la mejor forma posible. Son los siguientes:
Lo más importante, primero
Al llegar a nuestro puesto de trabajo, sólo tenemos que responder a una pregunta. ¿Qué tarea/proyecto es el prioritario en estos momentos? Para acto seguido bloquear el tiempo necesario para llevarlo a cabo. Y cuando decimos «bloquear», queremos decir que durante este tiempo no se consulta el correo electrónico, no se reciben llamadas de teléfono, ni se atienden visitas o se acude a reuniones.
Puede que nuestra prioridad número uno no podamos resolverla en unas horas, sino que tengamos que emplear varios días, semanas o meses (desde realizar un plan de marketing a escribir un libro, por ejemplo). En ese caso determinaremos cuántas horas podemos bloquear al principio de nuestro día para cumplir con nuestro objetivo. ¿Y cuántas horas deberíamos bloquear? Aunque podemos ser flexibles, si queremos trabajar al máximo nivel, destinar las primeras cuatro horas a este fin, debería de ser lo ideal.
Nuestro lema en este punto debería ser el siguiente: «Hasta que hemos cumplido con nuestra primera prioridad, todo el resto sobra, es pura distracción».
Olvidar la dictadura del reloj
La mayoría de las personas, bien por obligación bien por costumbre, trabajan con el reloj pegado a su escritorio. Se van a casa a las seis o a las seis y media porque es su horario y entran a trabajar a las nueve, por el mismo motivo.
Sin embargo resulta más productivo pasar de una concepción basada en tiempo, a otra basada en proyectos, en eventos. Más allá de la prioridad principal en la que teóricamente hemos trabajado durante las primeras cuatro horas del día, podemos emplear el resto de nuestra jornada laboral en los otros dos o tres eventos que nos hemos marcado para cumplir con nuestros objetivos.
Alrededor de estos «eventos» situaremos el resto de «tareas menores del día»: llamadas telefónicas, correos electrónicos, reuniones, etc. sin que nos roben tiempo de nuestro objetivo principal.
Planificando los bloques de tiempo
Además de identificar nuestras prioridades y cambiar la forma en la que trabajamos, también es importante tomarnos de vez en cuando un tiempo para reflexionar sobre dónde estamos, qué estamos haciendo y qué queremos conseguir.
Es un tiempo que podemos reservar para nosotros todos los meses, que nos permita comprobar si hemos cumplido con nuestros objetivos y en un sentido más amplio, para determinar si estamos en la posición en la que queremos estar.
Bloqueando el tiempo de desconexión
Tan importante es planificar el tiempo que vamos a emplear en cumplir con nuestros objetivos, como el tiempo que vamos a reservar para nosotros mismos, para desconectar completamente de nuestra vida laboral.
Si nuestro trabajo nos lo permite, podemos utilizar las primeras semanas del año para planificar con cierto nivel de detalle cómo queremos que sea el resto del año: cuáles serán esos fines de semana largos, esos puentes que nos vamos a escapar, esas vacaciones en familia, etc. Tener claros estos conceptos desde el principio (sin dejar de ser flexibles) nos va a ayudar a cumplir con nuestros objetivos, sin tener por ello que tener que renunciar a nuestro merecido descanso.
