Ya sean trabajadores autónomos (incluyendo los freelance) como las pequeñas y medianas empresas, es poco probable que subsistan sin una correcta gestión financiera a partir de sus registros más importantes: las facturas. Gracias a la tecnología existen aplicaciones que nos permiten gestionarlas de una manera fácil y rápida, sin importar que te encuentres delante de tu ordenador o navegando por Internet.
Invoicera
Nos permite hacer la factura de forma automática personalizando una de las principales tareas al hacer un negocio: la posibilidad de facturar los productos y servicios que se compran o se venden.
Para que se adapte perfectamente a las necesidades de nuestra empresa, Invoicera cuenta con varios modelos de factura para que elijamos el que mejor nos venga. Además, estas facturas pueden personalizarse, lo que les confiere un aspecto de lo más profesional. Eso sí, debemos saber que el servicio gratuito limita esta elección de facturas a unos pocos modelos, mientras que si queremos el abanico completo tendremos que recurrir a uno de pago.
Otra herramienta muy práctica que nos ofrece Invoicera es un servicio de seguimiento de facturas. Esto nos permitirá llevar un control perfecto de nuestra contabilidad y saber en todo momento qué clientes nos han pagado y a cuáles hemos abonado ya los servicios que hemos contratado, de forma que nos evitemos malentendidos en un futuro. Esta quizá sea una de las aplicaciones más laureadas del servicio, puesto que puede ahorrar mucho trabajo.
Y es que para lo que es la creación de las facturas siempre podemos recurrir a una tabla de Excel (que es lo que hacen la mayoría de autónomos y pymes), pero tener una herramienta que nos ayude a manejar la contabilidad puede llegar a resultar muy práctico y útil.
FreshBooks
Freshbooks tiene varias utilidades, por un lado el usuario puede emitir facturas online o por correo ordinario configurándolas con los colores y el logo de la empresa. Por otro, se puede descargar una aplicación en iPhone para emitir las facturas sobre la marcha y enviárselas a los clientes, que pueden realizar el pago de manera automática. Adicionalmente permite aceptar pagos en el momento a través de tarjeta de Crédito u otras plataformas de pago. Si el cliente no paga, se emiten recordatorios automáticos por correo electrónico. Finalmente, permite contabilizar el tiempo real destinado a cada proyecto y facturar con más exactitud el servicio desempeñado, que puede ser consultado de manera online por el contratista.
Freshbooks está especialmente dirigido a profesionales liberales y autónomos que no tienen un sistema integrado de contabilidad. Puede ser una herramienta útil para gestionar tu propio negocio o servir de inspiración para nuevos negocios enfocados a tu mercado local.
CurdBee
Curdbee es una aplicación online que nos permite llevar un control en la facturación que hagamos a nuestros clientes, así como proveedores. La interfaz es bastante sencilla y amigable, y pese a estar en ingles no requiere un gran conocimiento del idioma. Curdbee es una muy buena opción para pequeños negocios, por ejemplo Freelances, cuyas necesidades no son grandes y les basta con disponer de un control de clientes y facturas emitidas.
Además, como ya comentamos, el paso progresivo que hacia la nube se está realizando convierte este tipo de servicio en aplicaciones útiles y versátiles al poder ser consultadas desde cualquier dispositivo y lugar con el único requisito de conexión a Internet.
Curdbee es totalmente gratuita y con licencia GPL. Requiere registro para empezar a usarlo pero dispone de una demo con la que visionar las posibilidades.
SageOne
Sage One permite la gestión de ventas, gestión de productos y servicios, gestión bancaria, listados e informes, presupuestos, gestión de compras, entrada rápida de movimientos, modelos de Hacienda; para un gran número de empresarios con necesidades básicas de contabilidad, puede remplazar su software de contabilidad existente o registros manuales.
También puede remplazar las hojas de cálculo y el papel usado a menudo para organizar proyectos y tareas (casi un 47% de las empresas muy pequeñas utiliza papel u hojas de cálculo para administrar su negocio). Muchos propietarios de negocios también crean y envían manualmente facturas, por lo que Sage One ofrece una alternativa más fácil, más profesional.
En definitiva: control y gestión de presupuestos y facturas para clientes y proveedores en cuestión de segundos y sin necesidad de tener conocimientos contables.
Mientras Sage One es ideal para las pymes y autónomos de menos de 5 empleados, hemos encontrado que su idoneidad tiene más que ver con la complejidad de los procesos de una empresa que con el número de empleados. Si un negocio necesita organizar y automatizar los procesos administrativos como la contabilidad, facturación, control de ingresos y gastos, presupuestos, servicios, etc. y no dispone de conocimientos avanzados, Sage One es probable la solución ideal, aunque tengan 10 o 15 empleados.
Siwapp
Bajo el lema de “nos gusta libre”, esta aplicación de código abierto se abre camino con un fin: ayudarnos con nuestras facturas. Siwapp se puede descargar desde la página web y nos ayuda a gestionar nuestras facturas tanto crearlas, corregirlas como administrarlas.
Esta aplicación te va a permitir además trabajar con suma facilidad con otras aplicaciones de gestión empresarial que tengas, ya que se puede conectar a nuestro API. Al ser un software de código abierto, permite cualquier colaboración al margen de su desarrollo inicial. Siwapp ha hecho de la simpleza la funcionalidad adecuada para ser controlada por cualquier persona sin altos conocimientos requeridos en el manejo de la aplicación.
FACTURAgem
La aplicación se comercializa bajo el modelo de software como servicio. Esta circunstancia, junto con el enfoque del programa, la hacen particularmente interesante para las empresas de pequeño tamaño, cuyas necesidades de facturación sean básicas, pero que busquen establecer algún tipo de control en el proceso.
Al registrarte tienes que dar los datos de tu empresa y los de contacto. El registro es gratuito y no es hasta la emisión de la décima factura cuando tienes que empezar a pagar si decides continuar utilizándolo. Eliges una dirección personalizada para tu página de acceso y ya puedes empezar a trabajar. Entre sus principales características se encuentran:
- Gestión de facturas: se pueden naturalmente emitir, modificar, exportar a PDF, borrar, cambiar y cambiar. Permite copiar facturas ya elaboradas para evitar tener que reintroducir datos. Se puede llevar un control de las facturas cobradas y no cobradas de forma muy sencilla, y podemos pasarlas de un estado a otro sin ningún tipo de problema. Cuando se marca o desmarca una factura como pagada, el saldo de facturas pendientes de cobro se actualiza automáticamente.
- Gestión de clientes: la gestión de clientes también es muy simple, pero un sistema de estas características no requiere más. Los datos para dar de alta un cliente son los mínimos necesarios para que la factura sea válida. Podemos obtener un histórico de facturación, datos de facturas pendientes de pago, listados, etc.
- Compartir las facturas: si así lo consideras oportuno, el programa permite compartir las facturas con los clientes y gestores. Cada cliente puede tener un acceso seguro a sus facturas, y únicamente a ellas. Si tienes un gestor que trabaje con tus facturas, en lugar de enviárselas puedes darle acceso a la aplicación para que sea él el que se las descargue, pudiendo ver las facturas de todos tus clientes. En ambos casos podrán ver, descargar y exportar facturas, pero no modificarlas.
- Personalización: Es posible también elegir entre distintas plantillas de factura disponibles y personalizarlas con los logos de tu negocio.
Zoho Invoice
Esta aplicación permite administrar y elaborar facturas y presupuestos de una manera sencilla. Para comenzar a utilizarlo debemos configurar previamente una serie de cosas que nos permitirán adaptar la aplicación a nuestra empresa concreta respecto a temas como impuestos según nuestro territorio, personalización del logo en las facturas, cómo queremos que sean éstas, plazos de pago, incrementos por retrasos, etc.
Con Zoho Invoice podemos crear y enviar a nuestros clientes nuevos presupuestos y facturas, y mantener un control de la lista de productos ofertados así como de clientes. Además, también podemos acceder multitud de informes con datos referentes a ventas, impuestos, actividades y demás.
Greenerbilling
La aplicación permite pagos con PayPal, facturación automatizada, gestión de clientes, usuarios ilimitados con seguimiento de sus actividades, templates para las facturas, copias rápidas para trabajar con valores de facturas previas, exportación a PDF, estimaciones y gestión de productos y servicios.
