Organizar una reunión no es una tarea fácil. A veces son tan improductivas que se tienen que realizarse varias sesiones en una misma semana. ¿Cómo evitar esto? Linkedin puede ayudarte, si eres el líder de alguna empresa.
En un reciente artículo, el CEO de la compañía, Jeff Weiner, reveló su secreto para tener reuniones eficaces y dejar atrás las sesiones inútiles: cada reunión debe tener un propósito y sólo deben durar el tiempo que se necesite para lograrlo.
“Pregunte a su equipo para identificar su mayor asesino de productividad y, inevitablemente, dos cuestiones se elevarán a la parte superior de la lista: la gestión de sus bandejas de entrada y sus calendarios de reuniones”, indicó Weiner.
Según palabras del CEO, para Linkedin es importante el tiempo, pero más valioso es cuánto se hace y logra en cada lapso que se dedica a una actividad. ¿Es necesario organizar varias sesiones? Si todas son eficaces, sí.
Por ejemplo, Weiner revela que en las reuniones de Linkedin se han eliminado las presentaciones. Esto toma mucho tiempo y hasta podría llegar a aburrir al auditorio, por lo que aconseja que las presentaciones se envíen 24 horas antes a cada participante para que se familiarice con el tema.
“Empezamos cada reunión proporcionando a los asistentes unos 5-10 minutos para leer las presentaciones. Si las personas que ya lo han leído, esto les da una oportunidad para refrescar su memoria, identificar las áreas que les gustaría profundizar más adelante”, agrega.
De esta forma, los participantes de la reunión pueden centrarse exclusivamente en la discusión y en la generación de ideas. Además de ello, hay algunos otros puntos que se debe tomar en cuenta.
- Definir el objetivo de la reunión.
- Identificar quién está conduciendo.
- Tomarse el tiempo para definir la semántica (Que todos entiendan cada detalle).
- Asignar a alguien para tomar notas.
- Resumir los elementos clave de acción, resultados y puntos de rendición de cuentas.
- Pedir a cada uno de los integrantes que evalúe la reunión.
