Según un estudio realizado por PHC Software, fabricante de soluciones de gestión empresarial, a más de 300 empresas en Portugal, hasta un 73% de empresas puntúa entre un 8 y un 10 (escala del 1 al 10) la importancia de contar con un software de gestión para garantizar una mayor capacidad de respuesta y ser más competitivos.
Durante estas fechas la mayoría de las empresas retoman la rutina diaria con la vuelta al trabajo después de haber visto disminuido considerablemente el flujo de actividad habitual durante las vacaciones estivales. En este periodo de relax se han acumulado emails, disminuido la relación con los clientes y proveedores, así como dejado a un lado los hábitos de coordinación dentro de la organización. El software de gestión empresarial se convierte, por tanto, en este punto en aliado estratégico para que las empresas garanticen su capacidad de respuesta y competitividad en su regreso.
En España el software de gestión es actualmente un pilar fundamental para las empresas y es por ello que hasta el 80% dispone de uno, representando el 45% soluciones de CRM, según se desprende del estudio “Estado actual y futuro del software en España 2015”, elaborado por la Asociación de Técnicos de Informática (ATI) y el comparador BuscoelMejor.com. Respecto a la posibilidad de cambiar de software en 2015, el 61% de las compañías reconocen estar satisfechas con las soluciones de las que disponen actualmente, mientras que un 20% planea buscar un nuevo software con más prestaciones (cloud, SaaS) y un 7% instalarán un software nuevo del que carecían hasta ahora.
Por su parte, para volver a comenzar con la actividad habitual y evitar que la empresa sufra síndrome postvacacional, PHC ha lanzado seis claves para que las empresas optimicen al máximo su vuelta de vacaciones:
- Poner al día el trabajo acumulado automáticamente. Tras dos o tres semanas fuera de la oficina, el trabajo se acumula: facturas, presupuestos, etc. Un software de gestión hace posible automatizar procesos que, de otra manera, tendrían que hacerse manualmente.
- Simplificar la revisión de correos electrónicos. No hay nada que desanime más que llegar a la oficina y tener 800.000 emails por leer. El software de gestión permite a la empresa simplificar mucho esta tarea, ya que es posible conectar el email empresarial con el software de gestión de proyectos, de manera que al archivarlos, ya sea automática o manualmente, se puede crear una tarea. Esto ayuda a saber qué es importante y a planificar cuándo ha de hacerse, en lugar de tener emails perdidos en la cuenta.
- Saber qué ha ocurrido en la empresa durante las vacaciones. Es vital ponerse al tanto de las novedades rápidamente para poder priorizar tareas. Gracias al software de gestión, ya sea un CRM, un gestor de proyectos o un sistema de facturación, es posible disponer de un acceso inmediato a toda la información relevante, y todo en un mismo lugar.
- Coordinar las tareas y actividad de los trabajadores. Un software de gestión permite saber rápidamente qué hacen los compañeros y establecer tareas y proyectos conjuntos, gracias a herramientas como un CRM o un software de gestión de equipos y proyectos.
- Disponer de análisis para una toma de decisiones fundamentada. Es indispensable para cualquier empresa saber qué ha funcionado y qué no en la primera parte del año para hacer que el final del ejercicio vaya mejor. El software de gestión ofrece la posibilidad de obtener cientos de análisis en tiempo real que ayudaran a conocer todos los indicadores que necesitas para tomar decisiones fundamentadas que te ayuden a crecer.
- Hacer un seguimiento efectivo de los clientes. Gracias a un CRM, a la vuelta de las vacaciones es mucho más fácil retomar el contacto con clientes y hacer el seguimiento de negocios, ya que permite crear alertas de contacto, llamadas, visitas… con antelación para tenerlo todo planificado a la vuelta. Además, es posible tener una visión global de todas las líneas del negocio, para saber la prioridad de cada uno de ellos.
