El libro registro de provisiones de fondos y suplidos es un documento contable que deberán llevarlo los profesionales que reciban provisiones de fondos y paguen suplidos de sus clientes. En él deberán registrar el número de anotación, el tipo de operación (provisión o suplido), la fecha, el importe, el nombre y apellidos o razón social del pagador de la provisión o perceptor del suplido y el número de factura o documento equivalente en que se refleje la operación.
Como provisiones de fondos se registrarán los importes de las facturas que corresponden a entregas a cuenta por parte de clientes y como suplidos se registrarán los importes de las facturas que corresponden a facturas pagadas en nombre de clientes.
¿Qué son los suplidos?
Los suplidos son, tal y como asegura Ramajo Asesores, las sumas que un profesional, actuando como un mero intermediario, satisface en nombre y por cuenta de un cliente, y por mandato expreso del mismo. No estamos, por lo tanto, ante un gasto para el profesional, sino que es un gasto de su cliente.
Un claro ejemplo, según explica Anfix, se da cuando un abogado presenta una demanda en el juzgado en nombre de la persona a la que representa. Para ello tiene que pagar una tasa. Esa tasa se emite al nombre del que demanda, no del abogado. Le corresponde a él. Pero la paga el profesional que realiza el trámite. Son gastos, en definitiva, que los hace un profesional representando a su cliente.
Los gastos suplidos, además, se justifican con una factura a nombre de la persona a quién corresponden (no a nombre del que los paga).
Siguiendo el ejemplo anterior, el abogado deberá disponer de una factura a nombre de su cliente por el importe que ha pagado.
Cuando cobre al cliente sus servicios, pondrá el gasto suplido en su factura de forma separada al resto de conceptos. Debe identificarlo como suplido. Ese gasto se incluye por el total. No forma parte de la base imponible a efectos de impuestos. Es el caso de que un abogado cobre a su cliente 1.000 euros por sus servicios e incluya una tasa de 300 euros (total, con impuestos). Los 1.000 euros son la base imponible sujeta a IVA y retención. Los 300 euros van aparte. Se suman al final de todo para calcular la
cuantía final a cobrar.
¿En qué consisten las provisiones de fondos?
Existe la posibilidad de que un profesional cargue con los gastos de los suplidos y posteriormente solicite a su cliente el reembolso de los mismos. La situación más habitual, no obstante, es aquella en la que el profesional recibe del cliente previamente, una cantidad suficiente para poder aprobar todos esos gastos a realizar por cuenta y en nombre del cliente. Esta acción se conoce en contabilidad como provisión de fondos.
Normalmente, la provisión de fondos (la variante pago a cuenta de honorarios), va asociada a la tendencia actual de establecer en el presupuesto de la hoja de encargo un calendario de pagos en el que se especifican los importes a cuenta, los impuestos aplicables (normalmente el IVA) y la fecha o fase procesal en la que deberá acometerse el pago. Según Óscar León, cada solicitud de dichos pagos constituye técnicamente una provisión de fondos. Actualmente, a la hora de solicitar la provisión de fondos inicial la viene establecida en la solicitud de una suma equivalente a un 40 % ó 50 % del importe total del presupuesto.
La provisión de fondos a la que nos estamos refiriendo no puede confundirse con la provisión de fondos establecida en el artículo 26.2º.7º de la LEC que establece la obligación del procurador de pagar todos los gastos que se causen a su instancia, excepto los honorarios de los abogados y los correspondientes a los peritos salvo que el poderdante le haya entregado fondos necesarios para su abono.
¿Cuál es la cantidad apropiada a solicitar de la provisión de fondos?
Una costumbre que se ha ido extendiendo hasta generalizarse, especialmente en algos sectores, lo que suele suceder en el pago de la provisión de fondos, es que deben ser coincidente, con la cantidad que se cobrará de los honorarios totales que se destinó para la realización de esa gestión o trabajo, de esta manera, una vez recibido el porcentaje destinado a la provisión de fondos, al término de dicho trabajo, se deberá proporcionar la factura que corresponda con dicho porcentaje y así no se necesite efectuar más pagos.
De esta manera, tal y como explica economiafinanzas.com, en vez de recibir en un inicio el pago del servicio, que se hará bajo un precio ya cerrado, que no se podrá alterar, siempre hay una opción de que si se ha puesto un mayor esfuerzo y dedicación al que se tenía destinado, se tendrá la opción de complementar la previsión de fondos del inicio con un porcentaje adicional que se sumará al final y así poder completar el pago de los servicios.
Por otro lado, esta posibilidad, nos supone una garantida de manera relevante que se cobrará como un pago a nuestro trabajo, puesto que al tener ya el primer pago del servicio que se hará, antes de iniciar el trabajo, ya se ha recibido esa cantidad, así que no existe riesgo de morosidad de ningún tipo.
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