La aplicación de una regulación que obliga a las empresas españolas de más de 50 trabajadores a diseñar e impulsar un canal interno de denuncias efectivo está más cerca. Esta normativa obligaría a las organizaciones enfrentarse a multas de hasta un millón de euros en caso de no hacerlo, según la publicación del proyecto de ley de protección del informante en el Boletín Oficial de las Cortes Generales.
De este modo, la primera fase para evitar pérdidas económicas por sanciones de este tipo o incluso caer en daños reputacionales, es poner en marcha un canal de denuncias efectivo como los modernos canales digitales. Una vez que la compañía haya instalado un sistema de estas características, los empleados y los departamentos implicados deben prepararse para realizar y recibir las denuncias dentro de la organización.
Es en este punto, donde crear procesos que permitan recibir y gestionar las denuncias con eficacia se convierte en un aspecto fundamental para garantizar la protección del informante. Para facilitar esta tarea, EQS Group España, proveedor especializado en servicios de regtech, desvela una serie de puntos clave que las empresas deben seguir para diseñar estos procesos y lograr que la organización cumpla la ley y logre una cultura de denuncias totalmente eficaz:
1. Visibilizar los canales de información para los empleados
Una vez que haya implementado el canal de denuncias, es fundamental hacerlos visibles y accesibles para todos los empleados. Esto supone no solo cambios en la estructura de las web, sino también campañas de comunicación interna potentes que ayuden al personal de cada compañía a entender qué es y cómo funciona.
En este sentido, es fundamental explicar al empleado la importancia de las denuncias, que el sistema garantiza totalmente el anonimato y que la empresa no va a tomar represalias, si no que la denuncia tiene un efecto positivo dentro de la organización. Así, el canal y sus comunicaciones deben estar adaptados a todos los idiomas y lenguajes que se utilicen en la empresa, y deben contar con el apoyo público de los altos directivos de cada departamento.
2. Fomentar el diálogo en la denuncia
En las primeras fases de implementación, es habitual que el informante tenga algún tipo de duda a la hora de aportar su denuncia. La posibilidad de poder ponerse en contacto con el informante (de forma confidencial), de buscar el diálogo con él y de hacerle preguntas de seguimiento, aporta un valor añadido.
En este sentido, al empleado se le debería explicar que cuantas más pruebas e informaciones aporte, será mucho mejor para evaluar adecuadamente los hechos del caso. Así, es posible que el alertador pueda tener fotografías, grabaciones de audio o documentos que le gustaría proporcionar posteriormente.
3. Definir una persona o equipo que gestione las denuncias
En toda compañía debe quedar claro la referencia a la que acudir cuando se tenga dudas del proceso o incluso de denunciar previamente. Designar a un encargado que vele por este objetivo marcará la diferencia entre una empresa que apueste por la cultura de la denuncia y la transparencia, y otra que no.
De esta manera, el empleado verá a una persona o varias que realmente creen este concepto y será más fácil de convencerles a la hora de implementar canales y soluciones, así como de animarles a alertar. Además, si se cuenta con una persona de referencia o de confianza dentro de su departamento que promueva la accesibilidad a estos canales, el efecto convincente será doble dentro de la organización.
4. Abrir los canales de denuncia a las partes interesadas
El proyecto de ley anuncia que la ley se aplicará a los informantes que trabajan en el sector privado o público y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, comprendiendo en todo caso: las personas que tengan la condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena, autónomos, los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos, y cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
5. Supervisar periódicamente la actualización de los canales de denuncia
Debido al vertiginoso ritmo de la tecnología y de los constantes cambios legislativos, elegir el canal adecuado para la empresa y, sobre todo, que cumpla con la normativa vigente del país puede convertirse en una tarea complicada.
Por ello, desde hace unos años, la opción de contar con un canal de denuncias digital se ha posicionado como la mejor alternativa para despreocuparse tanto de las modificaciones legislativas que se puedan suceder como de contar con las especificaciones más eficaces en el sistema de denuncias. Los canales de denuncia digitales son la única vía que permite garantizar el anonimato, incluso durante el diálogo posterior.
