Tradicionalmente, España ha sido un país con tendencia a publicar un elevado número de cambios normativos, así como un ejemplo de digitalización de las administraciones y de las relaciones electrónicas con y entre ellas. Esta tendencia ha ido al alza durante estos últimos años, llegando a afectar prácticamente a todas las áreas de gestión de la empresa.
Hace unos años, esta casuística se relacionaba con el área fiscal-contable y laboral, que siguen siendo las que tienen más recurrencia de estos cambios; sin embargo, aquellas que podríamos pensar menos afectadas normativamente, como la de facturación o las relacionadas con los cobros y pagos, son las que concentran ahora los mayores impactos ya que suelen afectar a toda la organización, al contemplar de procesos clave del negocio.
El origen de estos cambios normativos ha sido la búsqueda de mayor control en estas operaciones por parte de las administraciones, así como el tener conocimiento de las mismas, a través de la comunicación por vía electrónica. El Suministro Inmediato de Información, TicketBai y Batuz en el País Vasco o la futura reglamentación del software de facturación son los últimos ejemplos. Este control y la automatización que permite la comunicación electrónica facilitan un mejor cruce de información por parte de las administraciones.
El cumplimiento normativo por parte de la empresa no se reduce a poder aplicar unos determinados tipos impositivos, confeccionar determinados modelos o que la factura tenga un contenido mínimo. Por todo esto es imprescindible disponer de una buena herramienta de gestión que, en primer lugar, ayude a la organización en la confección de los documentos y modelos necesarios, permitiendo su comunicación electrónica. En segundo lugar, debe contemplar más allá de la información fiscal relacionada con la factura y su información contable vinculada, de manera que ayude a la cumplimentación del impuesto de Sociedades y de las Cuentas Anuales, llegando a cruzar información para detectar posibles incongruencias, todo esto en un ambiente de constante cambio y que, por lo tanto, demandante de una actualización continua.
Además, las herramientas que utilice la organización deben ayudar también a la correcta identificación de los terceros con los que se relaciona y de las operaciones que con ellos se realizan. También es importante que faciliten establecer los parámetros fiscales para que los documentos (albaranes, facturas, vencimientos) se generen con la información legal necesaria para los procesos en los que intervengan y su correcta comunicación a la administración tributaria. Deben facilitar la relación con las personas que asesoran a la empresa para que la parametrización de la información se produzca en el momento en que se introduce, o lo más tempranamente posible. Implica, por tanto, que estas herramientas deben ser capaces de ayudar a la empresa a adaptarse a estos cambios y cumplir los requerimientos que se derivan de los mismos, así como proporcionar información a los profesionales que orientan a la organización.
En conclusión, aquellas aplicaciones que se limitan a ser prácticamente una plantilla de entrada de facturas y su contabilización, aún el caso que sean capaces de cumplimentar algún modelo, no cubren, siquiera, las necesidades básicas que las empresas requieren actualmente en un contexto de cambio normativo continuo en un entorno digitalizado en el que la coherencia de la información juega un papel vital, quedando, por tanto, obsoletas ya no sólo tecnológicamente, sino funcionalmente.
Nuestras soluciones de Sage (Sage 200, Sage 50 y Sage Despachos Connected ) se desarrollan con esta filosofía por diseño, estar plenamente preparadas y optimizadas para responder a las necesidades de un entorno normativo cambiante y digital, que requiere actualización legal constante y estar conectado con la administración y otros servicios que ayuden a este cumplimiento normativo.
Ronald Lozano, Product Manager Legal de Sage para la Guía Easy&Smart 2023.
