Tu PYME recibe muchos tipos de facturas. Algunas llegan por correo electrónico, otras son recibos en papel que debes escanear con tu smartphone, y algunas más se descargan de Internet. Incluso hay facturas en papel que llegan por correo postal y debes digitalizarlas. Mantener todas estas facturas organizadas puede ser un gran reto. Aquí te explicaremos cómo una empresa puede usar la solución de gestión documental de DocuWare para unificar facturas y gestionarlas de manera sencilla y eficiente.
Para gestionar bien todas las facturas, el primer paso es asegurarse de que todas lleguen a un solo lugar en DocuWare, la bandeja centralizada de facturas del departamento de contabilidad.
Entrada de documentación para unificar facturas
Primero, necesitas una dirección de correo electrónico central solo para las facturas, como facturas@empresa.es. Esta dirección debe ser utilizada por todos, incluyendo clientes y empleados, para enviar todas las facturas. DocuWare tiene una herramienta llamada Connect to Mail que vigila esta bandeja de entrada y automáticamente mueve los correos electrónicos con facturas a la bandeja centralizada de facturas.
Las facturas en papel que llegan al centro de distribución de correo se escanean usando un escáner conectado a la red. Los documentos escaneados se guardan como archivos PDF en una carpeta de la red. DocuWare tiene otro módulo llamado DocuWare Import que supervisa esta carpeta y mueve automáticamente los archivos PDF a la bandeja de facturas central. Si prefieres, también puedes enviar estos archivos escaneados a la dirección de correo electrónico central de facturas.
Si los empleados reciben facturas en papel cuando están fuera de la oficina, pueden usar una aplicación gratuita llamada PaperScan de DocuWare. Con esta app, pueden escanear las facturas y enviarlas directamente al sistema o a la dirección de correo electrónico de facturas. Si reciben un enlace para descargar una factura, pueden descargar el documento y enviarlo de la misma manera.
Para facilitar aún más las cosas, puedes habilitar una bandeja central de facturas en el Windows Explorer Client, una herramienta que muchos empleados usan en sus computadoras. Esto permite que las facturas se arrastren y suelten fácilmente en la bandeja central desde cualquier ubicación, simplificando mucho el proceso de unificar facturas.
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Indexación y archivado
Una vez que los documentos de facturación están en la bandeja central de DocuWare, el siguiente paso es organizarlas y archivarlas para poder unificar facturas. DocuWare tiene un servicio llamado Intelligent Indexing que asigna automáticamente palabras clave a las facturas en la bandeja. Estas palabras clave ayudan a buscar y organizar los documentos. Una vez que las facturas tienen estas palabras clave, pueden moverse al archivador correspondiente.
Si has definido criterios específicos para organizar las facturas, el módulo Connect to Mail puede indexar automáticamente los correos electrónicos y sus anexos. Esto permite que se archiven directamente sin necesidad de intervención manual y simplificar así el proceso de unificar facturas. Además, puedes configurar el sistema para que el anexo del correo electrónico se trate como el documento principal, asegurando que la factura sea lo primero que se vea, seguida del mensaje de correo electrónico.
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Consideraciones adicionales para unificar facturas
Hay unos aspectos que es importante tener en cuenta a la hora de dar el salto desde el papel a un sistema completamente digital de gestión de documentos para poder unificar factur. Estos son los más destacados:
- Seguridad y cumplimiento normativo: Es importante que todo el proceso de manejo de facturas cumpla con las normativas de seguridad y privacidad. DocuWare ofrece herramientas para asegurarse de que los datos se gestionen de manera segura, incluyendo cifrado y controles de acceso.
- Escalabilidad y flexibilidad: La solución debe poder crecer junto con la empresa y ser flexible para integrar nuevas fuentes de facturas o cambios en los flujos de trabajo. La modularidad de DocuWare permite añadir funcionalidades adicionales según las necesidades de la empresa.
- Seguimiento y auditoría: Para asegurar la eficiencia y el cumplimiento de las normativas, es recomendable implementar un sistema de monitoreo y auditoría. DocuWare ofrece capacidades de registro y seguimiento que permiten revisar el flujo de documentos y la actividad de los usuarios, proporcionando una capa adicional de control y seguridad.
Integrar y gestionar eficientemente facturas de diversas fuentes en DocuWare requiere centralización, automatización y flexibilidad. Configurar una dirección de correo central, utilizar módulos como Connect to Mail y DocuWare Import, y aprovechar aplicaciones como PaperScan, todo ello hará que se defina un flujo de trabajo cohesivo y eficiente para unificar facturas. La indexación automática y el archivado estructurado aseguran que las facturas sean fácilmente accesibles y estén organizadas, mientras que las consideraciones de seguridad y cumplimiento normativo protegen la integridad de los datos. Con estas prácticas, las empresas pueden optimizar la gestión de sus facturas y mejorar significativamente la eficiencia operativa.
En resumen, la solución de gestión documental de DocuWare ayuda a mantener todas las facturas organizadas en un solo lugar, sin importar de dónde provengan. Esto hace que sea mucho más fácil para las empresas gestionar sus documentos, asegurarse de que todo esté en orden y unificar facturas. ¿Quieres saber más?
