El 86% de las pequeñas y medianas empresas de nuestro país prevé implantar una solución de digitalización certificada de documentos en los próximos 12 meses, según un análisis realizado por Toshiba Tec. La razón principal esgrimida para su adopción por el 52% de las empresas es garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de sus documentos digitales. Según Toshiba, esto responde a la cada vez mayor importancia que las organizaciones dan al certificado digital, tanto para cumplir las normativas en materia de seguridad como para prevenir el fraude documental.
Cabe recordar que la tecnología de digitalización certificada protege el contenido de los documentos digitales de modo que garantiza su confidencialidad, certifica el origen de su entidad emisora, ya sea persona física o jurídica, y detecta e invalida cualquier modificación posterior a su firma.
Además de aumentar la seguridad de su gestión documental, las pymes señalan la mejora de su eficiencia, gracias a la agilización de la tramitación de sus operaciones (28%), y el hecho de favorecer el trabajo remoto (11%), entre otros motivos para implantar la certificación de documentos con firma digital.
Por último, señalan el ahorro de costes (9%), en comparación con los métodos tradicionales de manejo de documentos físicos, tanto en términos de consumo de papel y consumibles de impresión como de espacio de almacenamiento de los originales.
Para facilitar la implementación de este tipo de soluciones, Toshiba ha incorporado la tecnología que permite generar documentos con certificado digital directamente desde sus equipos multifunción de última generación e-BRIDGE Next 20.
Desde el panel táctil del equipo, el usuario puede firmar electrónicamente los documentos digitalizados en formato PDF/A. Además, gracias la tecnología de procesamiento OCR, dicho PDF puede ser localizado posteriormente en la base documental de la empresa, en base a multitud de parámetros de búsqueda.
