Para que un documento sea firmado mediante el servicio de firmas electrónicas de DocuWare (por ejemplo, un contrato), debe primero almacenarse en un archivo estructurado. El proceso para usar firmas electrónicas tiene lugar dentro de una tarea del flujo de trabajo establecido. Una vez activado, tienen lugar varios pasos entre la persona 1, que es la que inicia la solicitud de firma a través de un flujo de trabajo en DocuWare, y la persona 2, que será la que firme el documento. Cabe señalar que ambos roles pueden ser desempeñados por el mismo individuo dentro de las PYMEs.
Proceso de firma electrónica en DocuWare
Estas son las fases que implica un proceso de firma electrónica dentro del sistema de gestión documental DocuWare:
- Envío inicial: El flujo de trabajo envía la información del documento y la solicitud de firma al servicio de firmas.
- Carga del documento: El servicio de firmas de DocuWare carga el documento y lo transfiere al proveedor del servicio de firma.
- Notificación al firmante: El proveedor notifica a la persona que va a firmar a través de un correo electrónico.
- Inicio del proceso de firma: El firmante abre el enlace proporcionado y comienza el proceso de firma.
- Autenticación: El proveedor del servicio verifica la identidad del firmante.
- Vinculación de la firma: La firma se conecta al documento.
- Confirmación del documento firmado: El proveedor informa al servicio sobre el documento firmado.
- Almacenamiento final: El servicio de firmas de DocuWare carga el documento desde el proveedor y lo vuelve a almacenar en la PYME.
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Cada documento puede requerir la firma de una o varias personas. Para cada firmante, el procedimiento de firma se mantiene constante, pues la firma electrónica siempre está relacionada directamente con la persona que ejecuta la acción.
Tipos de firmas electrónicas
La selección del tipo de firma, ya sea una firma electrónica avanzada (AES) o una firma electrónica cualificada (QES), depende del tipo de documento, de los requisitos legales, de si uno o más individuos deben firmarlo, y del nivel de seguridad necesario.
Opciones de firmado
Las opciones de firma difieren principalmente en el método de autenticación. Consideremos el siguiente escenario, en el que la Persona 1 (P1) es un empleado de una PYME que emplea DocuWare. La Persona 2 (P2) podría ser un colega interno o un socio comercial externo, quien no necesariamente es usuario de DocuWare. Siempre es P1 quien inicia la solicitud de firma, y es P2 quien firma.
Validaciones y autenticación de firmas electrónicas
DocuWare ofrece varios tipos de validaciones y métodos de autenticación para garantizar la identidad de los firmantes. Las opciones más comunes incluyen:
- Remota (AES): P2 proporciona a P1 su nombre, correo electrónico y número de teléfono para recibir un SMS. P1 solicita la firma, y P2 recibe un enlace y un TAN (Número de Autenticación de Transacción) por SMS para completar la firma.
- Biométrica (AES): P2 se somete a una verificación visual y firma en una tablet para capturar datos biométricos.
- Centralizada (AES y QES): Este es un sistema para usuarios verificados y registrados con Validated ID, ofreciendo varios niveles de seguridad.
- DocuSign (AES): Este servicio proporciona múltiples métodos de autenticación, como SMS, llamadas telefónicas o códigos de acceso, sin la necesidad de que el usuario se registre en DocuSign.
Comprender estos procesos es importante para optimizar la integración de la firma electrónica en flujos de trabajo automatizados dentro de DocuWare. Esto no solo asegura el cumplimiento legal, sino que también aumenta la eficiencia operativa en la gestión documental de las PYMEs. Al implementar firmas electrónicas, estas organizaciones pueden beneficiarse de flujos de trabajo más ágiles y seguros, mejorando la gestión y accesibilidad de documentos importantes.
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