El indexado inteligente de DocuWare revoluciona la forma en que las organizaciones gestionan sus documentos. Esta tecnología innovadora clasifica automáticamente los documentos en diferentes tipos y detecta palabras clave relevantes, sugiriéndolas al usuario para su confirmación o ajuste. A través de la retroalimentación del usuario, el sistema aprende continuamente y se perfecciona con cada interacción.
Este aprendizaje es tanto individual como colectivo dentro de la organización, lo que permite que las palabras clave adecuadas se asignen automáticamente a grandes volúmenes de documentos sin requerir un aprendizaje personalizado por usuario. Así, la gestión documental electrónica se agiliza notablemente, superando en rapidez al archivado en papel tradicional.
Arquitectura del sistema de indexado inteligente
El sistema de indexado inteligente funciona en un entorno de centro de datos, compuesto por múltiples servidores encargados del servicio de indexación y una base de datos SQL Azure. En esta base de datos se almacenan extracciones de texto completo, información de índice, retroalimentación de los usuarios y datos generales como el idioma del documento y el formato de las fechas.
Descubre lo sencillo que es usar DocuWare
Alojado en la nube de Microsoft Azure, el sistema ofrece alta escalabilidad y seguridad ante fallos. La arquitectura basada en servicios en la nube evita los tiempos de inactividad, incluso durante las actualizaciones. Además, el acceso a la información está altamente protegido mediante una gestión de usuarios y roles, asegurando que solo las personas autorizadas puedan acceder a los datos almacenados.
Los centros de datos de DocuWare están localizados en Ámsterdam, Virginia, Tokio y Nueva Gales del Sur, lo que permite atender eficientemente a clientes de EMEA, América, Japón y el Pacífico asiático.
Integración del indexado inteligente con DocuWare
Para los clientes que tienen DocuWare en instalaciones locales, es necesario registrarse por separado para el servicio de indexado inteligente. Tras el registro, se recibe un archivo de configuración XML que debe importarse al gestor de configuración de DocuWare. En el caso de los clientes de DocuWare en la nube, el sistema de indexado inteligente ya está preconfigurado de fábrica.
Las bandejas de documentos en DocuWare deben configurarse específicamente para beneficiarse del indexado inteligente. Mediante un diálogo de almacenamiento adecuado, se define qué categorías deben recibir sugerencias automáticas, como por ejemplo tipo de documento, fecha, contacto o importe.
Flujo de trabajo con indexado inteligente
Al enviar un documento a una bandeja configurada, el sistema genera automáticamente extracciones de texto completo y analiza la información para sugerir palabras clave. Utilizando un sistema de semáforo, el sistema marca cada sugerencia según su nivel de confianza y probabilidad de ser correcta.
Durante el almacenamiento, las sugerencias de palabras clave aparecen en los campos de índice del diálogo, acompañadas de etiquetas de color que ayudan a verificar su precisión. El documento puede visualizarse en el visor de DocuWare.
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El papel del usuario es fundamental: al aceptar o modificar las palabras clave sugeridas, proporciona un feedback esencial para mejorar la precisión del sistema. Gracias a algoritmos de autoaprendizaje, el sistema será capaz de indexar documentos similares con mayor precisión en el futuro. Para maximizar este proceso de aprendizaje, se recomienda utilizar la función de indexado con un solo clic, que transfiere información directamente desde el documento visualizado al campo de índice, en lugar de escribir manualmente las palabras clave.
El indexado inteligente en DocuWare representa un avance significativo en la eficiencia y exactitud de la gestión documental. Automatizar el proceso de indexado y fomentar el aprendizaje continuo permite a las organizaciones optimizar sus flujos documentales, logrando una integración ágil y eficiente en sus tareas diarias y mejorando la productividad de toda la empresa casi sin darse cuenta.
