A partir del próximo lunes, 5 de octubre, las empresas españolas tendrán que ser mucho más transparentes con sus trabajadores sobre cuestiones tan cotidianas como los horarios, los turnos, las horas extraordinarias o los cambios en la jornada. El Real Decreto 723/2026 amplía la información laboral que debe proporcionarse por escrito y pone también el foco sobre una realidad cada vez más habitual: el uso de algoritmos para organizar el trabajo.
Un cambio de turno comunicado de palabra, unas horas extraordinarias cuyas condiciones no están suficientemente claras o una aplicación que decide automáticamente qué trabajador cubre cada franja horaria. Situaciones habituales en muchas empresas deberán contemplarse ahora desde una perspectiva diferente.
El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, publicado en el BOE el pasado 15 de septiembre, transpone al ordenamiento español la Directiva europea 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles. La norma entra en vigor el 5 de octubre de 2026 y amplía las obligaciones de información que tienen las empresas respecto a sus trabajadores.
No significa necesariamente que todas estas condiciones tengan que incorporarse a un nuevo contrato de trabajo. La información podrá facilitarse mediante uno o varios documentos escritos y entregarse en papel o formato electrónico, siempre que el trabajador pueda acceder a ella, almacenarla e imprimirla y que la empresa conserve una prueba de su transmisión o recepción.
Para las pymes, especialmente aquellas que trabajan con turnos, horarios variables o plantillas sujetas a cambios frecuentes, la entrada en vigor de la norma supone una razón más para revisar cómo están documentando la organización del trabajo.
Más claridad sobre jornada, turnos y horas extraordinarias
Uno de los puntos con mayor impacto práctico está relacionado con la jornada laboral. La empresa deberá proporcionar información más detallada sobre aspectos como la duración y distribución de la jornada ordinaria y las condiciones relacionadas con las horas extraordinarias o complementarias.
Cuando exista un patrón de trabajo total o mayoritariamente previsible, el trabajador deberá conocer cuestiones como la duración de su jornada ordinaria, su distribución y, cuando proceda, las condiciones para realizar horas extraordinarias y complementarias y su correspondiente compensación.
Esto cobra especial importancia en sectores como hostelería, comercio, logística, servicios, industria o atención al cliente, donde los cuadrantes y los cambios de turno forman parte del funcionamiento cotidiano del negocio.
La nueva regulación busca que el trabajador conozca de antemano las reglas bajo las que se organiza su tiempo de trabajo y que estas no dependan únicamente de comunicaciones informales entre responsables y empleados.
¿Y si el horario cambia constantemente?
La cuestión adquiere todavía más importancia cuando el patrón de trabajo es total o mayoritariamente imprevisible. En estos casos, la información deberá recoger el principio de que el horario es variable, indicar las horas garantizadas remuneradas y especificar las horas y días de referencia en los que se puede requerir al trabajador que preste sus servicios.
También deberán quedar claras las reglas sobre el preaviso mínimo antes del comienzo de una tarea y, cuando corresponda, el plazo existente para cancelar una asignación.
Para una pyme esto puede tener una consecuencia muy práctica: gestionar correctamente los cuadrantes deja de ser solamente una cuestión de organización interna. La empresa debe poder explicar bajo qué criterios se producen determinados cambios y qué reglas aplica para comunicar esos horarios.
El software de RRHH gana protagonismo
El cambio normativo pone sobre la mesa otro reto: gestionar toda esta información mediante hojas de cálculo, documentos independientes, correos electrónicos y comunicaciones verbales puede convertirse en una fuente de errores.
Aquí el software de recursos humanos y gestión de turnos puede adquirir un papel especialmente relevante.
Una plataforma que centralice contratos, jornadas, cuadrantes, modificaciones de horarios, comunicaciones y registro de cambios permite construir una trazabilidad mucho más clara de la relación laboral.
Pero la tecnología por sí sola no resuelve el problema. De hecho, la nueva obligación relativa a los algoritmos introduce una paradoja interesante: cuanto más automatizada esté la gestión de los trabajadores, mayor será también la necesidad de conocer y documentar cómo funciona esa automatización.
No bastará con argumentar que «lo ha decidido el programa».
Si un sistema automatizado participa en determinadas decisiones laborales, la empresa tendrá que estar en condiciones de informar sobre su existencia y los criterios y reglas con los que opera cuando afecten a las materias contempladas por la norma.
Otro aspecto importante para las empresas es diferenciar entre la obligación de informar por escrito y la necesidad de modificar cada contrato laboral.
El Real Decreto permite que determinados elementos puedan comunicarse mediante documentos diferentes al propio contrato. Además, en algunos supuestos la información puede proporcionarse mediante una referencia precisa a la normativa o al convenio colectivo aplicable.
Cuando cambien las condiciones que deben ser comunicadas, la empresa tendrá asimismo que informar por escrito al trabajador de esas modificaciones, salvo determinados casos en los que el cambio proceda directamente de modificaciones legales, reglamentarias o del convenio colectivo correspondiente.
Por tanto, el reto para muchas pymes no estará tanto en rehacer toda su documentación laboral como en comprobar qué información proporcionan actualmente, cómo la comunican y si pueden acreditar que el trabajador la ha recibido.
Qué deberían revisar las pymes antes del 5 de octubre
Con la entrada en vigor a la vuelta de la esquina, las empresas deberían revisar especialmente sus contratos y documentación laboral, la forma en la que comunican los cuadrantes y cambios de horario, las condiciones aplicables a las horas extraordinarias y complementarias y los sistemas digitales utilizados para organizar a la plantilla.
También será importante identificar si alguna herramienta de recursos humanos, planificación, logística o gestión empresarial utiliza algoritmos para tomar decisiones que afecten a las condiciones de trabajo.
No es una cuestión que afecte exclusivamente a grandes compañías con complejos sistemas de inteligencia artificial. Un pequeño negocio puede utilizar una aplicación en la nube que genera automáticamente los turnos de sus trabajadores sin haber considerado hasta ahora que detrás de esa planificación existe un sistema automatizado de decisión.
El Real Decreto establece además que la información deberá ser accesible y comprensible y que la empresa tendrá que conservar prueba de su transmisión o recepción cuando se facilite electrónicamente.
El calendario, además, deja poco margen. La norma fue publicada el 15 de septiembre y entra en vigor el 5 de octubre de 2026.
Para las pymes, el cambio supone una nueva obligación administrativa, pero también pone el foco sobre un problema que va más allá del cumplimiento normativo. Un cuadrante mal organizado tiene costes en horas extra, productividad, absentismo y clima laboral. A partir de octubre, además, la empresa tendrá que ser mucho más transparente sobre las reglas que utiliza para organizarlo.
