Una reunión de trabajo puede resultar muy fructífera, pero siempre si se organiza de manera correcta, si no corremos el riesgo de que acabe siendo una conversación grupal inconexa donde no se acabará sacando nada en claro. De nada sirve dedicar tres horas diarias a reunirse para avanzar en los objetivos empresariales si no se hace correctamente y siguiendo unas pautas.
Tal y como explica Maite Gómez Checa, directora del curso superior de ‘coaching’ ejecutivo de la UAM y socia de ICE Coaching: «Definir el objetivo de la reunión, elegir adecuadamente a los participantes o una buena hora para reunirse puede suponer casi el 40% del éxito del proyecto empresarial».
Elegir la fecha correcta para la reunión, por tanto, es vital para su éxito. Muchos estudios realizados por las empresas de ‘coaching’ afirman que fijar una reunión en lunes o en viernes es contraproducente, mientras que ponerla un martes o miércoles antes del almuerzo es lo perfecto.
Además de ello, algo tan simple como decidir quién acude y quién no a la reunión puede suponer el éxito o el fracaso de la misma. Según señala la catedrática de dirección de personas del IESE, Nuria Chinchilla, «no todo el mundo tiene que estar en las reuniones, solo aquellos que puedan solucionar o aportar algo al tema que se trata».
Lo que no debe faltar en la reunión, según los expertos, es la figura de un líder.Un directivo que sepa cuántos puntos se van a tratar y se haga responsable de ir pasando de unos a otros, evitando, a la vez, conversaciones alternativas.
Otro factor importante para que la reunión sea un éxito es establecer roles para optimizar objetivos. Maite Gómez asegura que la teoría de los «seis sombreros para pensar» es muy efectiva.
