Llevar a cabo una reunión de trabajo no es tarea sencilla si no tenemos claros los puntos que trataremos en ella. Programar la agenda es una de las prioridades a tener en cuenta, ya que permite a los participantes saber qué esperar. Las agendas de reuniones, además, mantienen el ritmo de tu reunión y te permiten llevar a cabo lo que necesitas durante el tiempo que tengas programado para la misma.
Pero, ¿cómo diseñar una buena agenda para que la reunión sea todo un éxito? Ten en cuenta estos consejos:
El primer punto, es establecer las metas de la reunión. Identifica cualquier tema que tenga que ser resuelto o tareas que necesiten ser delegadas para llevarse a cabo por fuera de la reunión. Asegúrate de que tu reunión tenga un propósito específico o conjunto de objetivos.
En segundo lugar, establece los participantes. Basándote en la lista de objetivos de la reunión, determina a las personas que tienen que estar presentes. Por otro lado, no te olvides destinar cinco minutos al comienzo de la reunión para hacer una introducción y un panorama general de las metas y objetivos de la reunión.
Tampoco olvides dividir la reunión en temas posibles de abarcar. Esto permite a los participantes estar preparados para el contenido. Si sólo hay un objetivo para la reunión, necesitas un tema. Dale el tiempo necesario a cada item de la agenda e incluye su duración en la agenda. Esto ayudará a la reunión a mantenerse dentro de lo preestablecido.
Otro de los consejos fundamentales que has de tener en cuenta es delegar partes de la reunión a diferentes participantes. Un sólo orador puede tornarse aburrido. Pídele a un experto en en el tema que maneje parte de la reunión, pero asegúrate de que se mantenga dentro del tema y de que no exceda el tiempo asignado.
Por último, destina 10 minutos para concluir la reunión. Haz una especie de resumen de todo lo que se ha ido tocando a lo largo de la reunión y revisa todo aquello que requiera un seguimiento. Identifica al individuo o grupo responsable para tareas resultantes de la reunión.
