Uno de los servicios más atractivos de la Web 2.0 son los editores o procesadores de textos on-line como Buzzword, Zoho Writter o el que se incluye junto a Google Docs. Muchos internautas aún contemplan con cierto escepticismo estos servicios porque si tenemos Ms Office, ¿por qué cambiar?
El principal objetivo de este artículo es explicar precisamente eso: exponer algunos motivos por los que una pyme o un autónomo debería apostar por soluciones on-line para manejar sus documentos de texto.
Convencer a una pyme para que abandone años de uso de Microsoft Word, Open Office o cualquier otra suite ofimática por un procesador de textos on-line como Google Docs o Zoho Writer se nos antoja como una tarea no exenta de grandes dificultades. En primer lugar porque el usuario percibe que las grandes suites ofimáticas disponen de muchísimas más opciones y posibilidades que un procesador de textos on-line y, en segundo lugar, porque desconocen cuáles son las ventajas reales de la alternativa.
Además, convencer de las ventajas de una solución on-line para albergar «documentos sensibles» siempre plantea algunas incógnitas que son en un primer momento difíciles de despejar. ¿Están seguros mis documentos? ¿Pueden ser susceptibles de un ataque informático? ¿Y si pierdo la conexión a Internet justo cuando necesito ése documento tan importante? En MuyPymes, aunque somos unos grandes convencidos de este tipo de servicios reconocemos que tienen, como todo, sus limitaciones. Y sin embargo, como este es un reportaje en el que exponemos sus ventajas, comentaremos a continuación que:
Disponibilidad
Sin duda, la principal ventaja de estos servicios que tendremos nuestros documentos siempre disponibles, independientemente del ordenador al que nos conectemos. Si en nuestro horario de trabajo hemos de trabajar en varios ordenadores, o si acostumbramos a»llevarnos el trabajo a casa» podremos olvidarnos de tener que trasladar nuestros documentos de un sitio para otro o de tener que enviárnelos por e-mail.
Además, ya no tendremos que preocuparnos por el sistema operativo o el software que se encuentra en el ordenador en el que vamos a trabajar. Basta que con que cuente con un navegador de Internet para disfrutar de la misma experiencia de usuario.
Copias de seguridad permanentes
Todos los documentos que creemos con un servicio como Google Docs, se encuentran alojados en servidores externos, que a su vez disponen automáticamente de una o más copias de seguridad alojadas en otros servidores independientes. Con esto queremos decir que la posibilidad de perder nuestros documentos es mínima, por no decir prácticamente inexistente.
La seguridad de estos servicios es, por lo tanto, muy superior a almacenar nuestros documentos en nuestro propio ordenador que está mucho más expuesto a ataques informáticos, virus, fallos de hardware… o en soportes de almacenamiento externo que podemos perder, resultar robados, etc. Incluso si creamos un documento con una «aplicación tradicional» podemos subirlo a uno de estos servicios como forma de tener una copia de seguridad.
Compartir y colaborar
Otra de sus características más atractivas. Si establecemos un entorno en el que todos los trabajadores trabajan con sus documentos on-line, las posibilidades de colaboración se multiplican. En la mayoría de estos servicios podemos establecer distintos permisos para determinar quién puede leer o editar nuestros documentos, de modo que nos ahorramos la necesidad de reenviar los documentos por e-mail una y otra vez.
Además los cambios introducidos por otros usuarios se resaltan automáticamente, de forma que los cambios se gestionan de una forma mucho más eficaz que con Microoft Word, cuya gestión de cambios deja muchísimo que desear.
Interfaz de usuario
Dependiendo de nuestras necesidades, hay interfaces de usuario que van desde la sencillez minimalista de Google Docs, al extremo e impresionante cuidado que se ofrece en Buzzword. Si lo que necesitamos es escribir «documentos estándar» como cartas, informes y demás documentos de oficina, la mayoría de estos servicios no tienen nada que envidiar a soluciones offline como Ms Office o Open Office.
Si es verdad que si necesitamos un uso mucho más intensivo de nuestro procesador de textos, las soluciones on-line todavía no ofrecen las opciones y funcionalidades más avanzadas.
Finalmente, y como no podía ser de otra forma, confesaremos que en Muypymes utilizamos para la redacción de buena parte de nuestros reportajes y para la recopilación de documentación Google Docs, y estamos francamente satisfechos con el servicio que proporciona.
