Uno de los objetivos críticos de cualquier empresa es lograr la integración óptima de sus proveedores como parte de una estrategia para obtener un buen posicionamiento en la industria y el mercado.
Procesos con tiempos de ciclo más cortos, reducción de costes de operación y administración, eliminación de excesos de inventario, aprovechamiento del espacio con inventarios reducidos, entrega de materia prima «just in time», o el control de material en tránsito son el objetivo del e-Procurement.
En definitiva, entendemos el e-Procurement como la automatización de procesos internos y externos relacionados con la petición, compra, suministro, pago y control de productos utilizando Internet como medio principal en la comunicación cliente-proveedor.
Es, en este sentido, una tecnología relacionada con la administración de la cadena de suministros (Supply Chain Management) que permite analizar el flujo de información en tiempo real, por lo que podemos tomar decisiones instantáneas en caso de producirse una cambio en las variables.
El e-Procurement, que se integra en lo que en otras ocasiones hemos definido como e-Business es uno de los complementos que muchas empresas toman en cuenta a la hora de desarrollar su estrategia de comercio electrónico. De hecho, si conseguimos automatizar de forma eficaz nuestra cadena de suministros (uno de los aspectos clave en todas las empresas) rentabilizaremos al máximo nuestros procesos internos, y mejoraremos nuestra estructura de costes gracias a la optimización de nuestra cadena de suministro.
Claves para la optimización de un sistema de e-Procurement:
- No deben entenderse las aplicaciones de e-Procurement como una estrategia en sí mismas, sino que debe integrarse dentro de la estrategia global de compras de la compañía y funcionar como un soporte a ésta.
- Es necesario un estudio preliminar de los costes de suministro en los que cada compañía incurre: cuánto dinero se gasta, en qué se gasta y con qué proveedores. Este análisis ayudará a localizar las oportunidades para mejorar el suministro y racionalizar la cadena de aprovisionamiento.
- Igualmente, antes de iniciar las aplicaciones de e-Procurement, la empresa debe diseñar un plan para su implantación, así como establecer una serie de metas y objetivos para la mejora de los resultados.
- Es necesario también identificar las prioridades entre los procesos internos de la cadena de suministros de la empresa. De esta forma se consigue identificar los procesos más improductivos que deben ser suprimidos o reestructurados, al tiempo que se evita invertir dinero en la automatización de procesos que resultan caros o ineficientes y se identifican aquellos aspectos que pueden generar mayores ahorros de costes, recursos y tiempo.
- Es fundamental el compromiso del personal de la empresa con el proyecto de e-Procurement, incluyendo para ello cursos de formación para los nuevos métodos y responsables para el seguimiento y cumplimiento de objetivo.
Razones que frenan la adopción de soluciones e-Procurement
- La empresa o sus proveedores no están Internet o no están preparados para gestionar una solución de comercio electrónico.
- Existencia de acuerdos a largo plazo ya establecidos con los proveedores.
- Resistencia al cambio de prácticas dentro de las organizaciones.
- Dificultad de integrar las soluciones de e-Procurement dentro de las estrategias de ERP de las empresas.
- Ausencia de estándares aceptados por vendedores y compradores.
- Falta de conocimiento sobre cuáles son las soluciones que mejor pueden servir a cada empresa.
El e-Procurement es una tecnología que facilita la integración al comunicar de manera rápida y confiable la información necesaria para anticipar problemas, establecer acciones correctivas y alternativas que permitan el buen funcionamiento de ambas organizaciones. La integración requiere de intercambio de información y apoyo mutuo para el logro de objetivos comunes.
Las aplicaciones y servicios de e-Procurement permiten la integración de la empresa con sus proveedores, facilitan la administración de un segmento importante de la cadena de suministros y colaboran a la automatización de procesos de adquisición de materiales y los procesos de intercambio de información interna y externa mediante el uso de tecnologías de información. Los beneficios económicos se presentan poco tiempo después de su implementación, adecuándose a una cultura de producción justo a tiempo y de aprovechamiento de espacio para fines productivos y no de almacenamiento.
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- e-Business: introducción conceptual
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