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Jueves, 21 Octubre 2021

Recursos

Pymes «viajeras»: 7 formas de ahorrar costes

Una de las áreas en que las pymes se ven obligadas a ahorrar costes en una crisis económica es en la partida presupuestaria que destinan a viajes, desplazamientos, organización de eventos y reuniones, etc.

Sin embargo hay formas y formas de ahorrar. Empezando por evitar realizar desplazamientos y viajes innecesarios, gracias a las nuevas tecnologías, de la mano de American Express nos llegan 7 buenas prácticas que podemos seguir para ahorrar costes sin renunciar a esos viajes ineludibles.

American Express es una de las empresas que realmente cuentan con un buen blog corporativo, de obligada lectura para pymes y emprendedores y un ejemplo sobre lo que tendría que ser un blog profesional. Hoy nos ofrecen los siguiente 7 consejos para no gastar «más de la cuenta».

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1. Conocer las necesidades reales de «nuestros viajeros»

Toda buena planificación comienza precisamente en una buena conversación. Muchas veces gastamos más de lo necesario porque precisamente damos muchas cosas por obvias o evidentes, cuando realmente no tendrían que ser necesariamente así. Realizar una planificación de viaje es sobre todo mantener una charla para informarnos de cuáles son las necesidades reales de nuestros empleados.

En este sentido descubriremos por ejemplo, que a muchos no les resulta ninguna molestia viajar en «clase turista» en vez de la habitual «Business» y que tampoco es necesario ir siempre a hoteles de 4 estrellas. Una buena práctica en este área es preparar en el momento en que se incorpora una nueva persona a nuestra empresa un formulario en el que pueda especificar los requisitos mínimos por los que está dispuesto a viajar. Siempre los podremos mejorar si nuestra situación económica nos lo permite, pero es bueno saber dónde podemos situar «el suelo».

 

 

2. ¿Realmente necesitamos realizar «ese» viaje?

Una de las bondades que nos aportan las nuevas tecnologías es darnos cuenta que podemos evitar realizar muchos de los «molestos» desplazamientos y viajes que eran absolutamente ineludibles en un pasado. Las soluciones de videoconferencia como Skype o Google Talk por ejemplo nos permiten mantener una reunión virtual sin tener que salir de la oficina.

Es cierto que seguirá habiendo viajes realmente ineludibles y que el contacto físico con otra persona, el firmar un contrato antes o después de comer, etc, sigue siendo un valor que nunca pasará de moda, pero siendo sinceros, muchas visitas y desplazamientos pueden ser totalmente innecesarios.

3. Comunicación

Una de las cosas que peor llevan los empleados es que sin saber cómo han llegado a una determinada situación, de repente vean recortados sus «derechos». Y por «derechos» nos referimos a los elementos que incluimos en el primer punto como Business Class, buenos hoteles, buenas dietas, etc. En este sentido la peor política empresarial que podemos llevar a cabo es la de la imposición de órdenes sin una explicación.

Nuestro equipo tiene que seguir teniendo muy presente que nos preocupamos por su situación, pero que cada recorte que hacemos del presupuesto atiende a una buena razón, y no a una arbitrariedad o a una muestra de «tacañería» incomprensible por nuestra parte. Nunca nos cansaremos de repetir que una buena política de comunicación interna es la base de la satisfacción laboral de los empleados.

 


4. Ofertas para empresas

Una sencilla búsqueda en Internet nos ofrecerá como resultado que el cliente corporativo es uno de los más «golosos» para agencias de viajes, hoteles, centros de convenciones, etc. Y especialmente en un contexto de crisis, cada vez son más las empresas que compiten para ofrecer los mejores descuentos para pymes, viajes en grupo, etc.

Las ofertas para empresas suelen ir normalmente desde descuento de entre el 5-10% por reservas anticipadas a otras como noches de hotel gratis, o alquiler de vehículos sin coste.

5. Programas de fidelización

Muchas entidades bancarias ofrecen entre las ventajas de sus tarjetas de crédito programas de fidelización por puntos, descuentos en combustible etc. También existen aerolíneas en las que podemos sumar «millas de vuelo» y obtener viajes gratis o un precio menor, y son bastantes las cadenas hoteleras que poseen un tipo de programa de fidelización para sus clientes más habituales.

Antes de planear nuestra política de viajes podemos considerar comparar todos los programas existentes y elegir los que más nos convienen. Otra posible política que podemos seguir esque dado que hemos realizado recortes de presupuesto en nuestra política de viajes, premiar a nuestros empleados con regalos cuando podemos «canjear los puntos» que hemos obtenido gracias a estos programas.

 

6. Planificación

Cancelar un vuelo en el último momento no sólo es inconveniente sino que además puede resultarnos tremendamente caro. Sonh muchas las aerolíneas que nos pueden poner multas de hasta 150 euros por una cancelación no prevista (sobre todo si no disponemos de seguro de viaje) y la mayoría de los hoteles nos cobrarán las primeras 24 horas de nuestra no estancia.

Por lo tanto, si comprobamos que con cierta frecuencia nos vemos obligados a cancelar viajes, vuelos etc. ha llegado el momento de preguntarnos dónde se encuentran las causas, y si podemos combatirlas.

7. Calcular bien el tiempo

Puede que la frase «el tiempo es dinero» sea un cliché, pero no deja de ser una verdad como un templo. Podemos perder mucho dinero por sobreestimar el tiempo que necesitan nuestros empleados para viajar, cerrar una negociación o mantener una reunión en otra ciudad. Antes de realizar una reserva hemos de determinar el tiempo exacto que podemos permitirnos seguir sin contar con nuestro empleado.

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