Seguro que esta situación os resulta familiar: después de las vacaciones llegamos a la oficina y tenemos decenas (o centenares) de correos electrónicos en la bandeja de entrada luchando por captar nuestra atención.
Si en vez de borrarlos todos (un método que en ocasiones resulta más que aconsejable) nos armamos de paciencia y comenazamos a revisarlos no está de más si también aprovechamos este momento para plantearnos cómo organizamos nuestro correo electrónico. ¿Estamos seguros de que no lo podemos hacer mejor?
La gestión eficaz del correo electrónico es uno de los temas centrales de muchos manuales sobre empresa, productividad, gestión del tiempo, etc. Existen decenas de trucos, guías específicasn y decálogos sobre hábitos saludables… Sin embargo, por mucho que se escriba sobre este tema, por más soluciones rocambolescas que se ofrezcan, al final todo pasa por unos pocos principios básicos, de fácil aplicación y que nos pueden servir para ahorrarnos mucho tiempo en un futuro.
No revises el correo electrónico cada cinco minutos
Como ya hemos comentado en otras ocasiones, el correo electrónico puede convertirse en uno de los mayores ladrones de tiempo si no lo utilizamos de forma adecuada. Debemos acostumbrarnos a controlar el uso que hacemos de nuestro correo. Por ejemplo, podemos establecer un control rutinario cada dos horas, o incluso controlarlo únicamente a media mañana y al final de la jornada o como mejor encaje en nuestro ritmo de trabajo.
El caso es que controlar contiuamente si nos han llegado nuevos mensajes, no sólo es una tarea que nos resta tiempo para otras tareas más interesantes sino que en determinados casos puede ser una fuente de ansiedad, cuando esperamos ese e-mail importante que no acaba de «aterrizar» en nuestra bandeja de entrada.
Destaca los mensajes importantes que necesitan de una atención posterior
Es verdad que muchos mensajes de correo pueden ser contestados casi de forma instantánea en unas pocas líneas. Sin embargo, muchos otros necesitarán de un estudio detenido, y de una respuesta extensa que no podemos ofrecer en un primer momento. Hay personas que abandonan el proyecto en el que se encuentran en ese mismo instante para dedicar un renovado esfuerzo para responder el mail que acaban de recibir.
Sin embargo, lo más útil es marcar ese mensaje como importante (casi todos los clientes de correo ofrecen esta opción) para estudiarlos con detenimiento más adelante cuando no nos encontremos presionados por la urgencia de otras tareas.
Utilizar carpetas/etiquetas
Casi todos los clientes de correo electrónico ofrecen la posibilidad de crear carpetas y subcarpetas. Otros, como Gmail se basan en cambio en un sistema de etiquetas y palabras clave. En cualquier caso son dos métodos de organización que hemos de tener muy en cuenta si queremos evitar que nuestra bandeja de entrada se convierta en un caos en el que perdamos horas intentando localizar el e-mail que necesitamos.
Define reglas
Aunque podemos realizar una clasificación de nuestro correo electrónico de una forma manual, lo más eficaz si a lo largo del día recibimos un buen número de mensajes, es definir reglas que automáticamente clasifiquen el correo electrónico que recibimos.
Por ejemplo, podemos especificar que los correos que recibimos de determinados clientes se almacenen en una carpeta creada a tal efecto, o que todos los correos en cuyo encabezado incluya la pabra «Viagra» vayan a parar directamente a la papelera o la carpeta de «Correo no deseado».
Utiliza respuestas predefinidas
En ciertos puestos de trabajo debemos lidiar con mensajes que son muy similares entre sí y que, por lo tanto, la respuesta que ofreceremos no variará en lo sustancial. Antes que escribir una y otra vez la misma respuesta, es mucho más práctico y rápido contar con una serie de respuestas tipo que podamos utilizar cuando nos llegan mensajes similares, cambiando únicamente algunos detalles.
Esto es especialmente útil para aquéllas personas que trabajen en un servicio de soporte técnico o de atención al cliente, puestos en que los problemas que plantean los usuarios suelen tener una base común.
Uso de firmas
De la misma forma que disponemos de algunas plantillas para responder problemas comunes, tampoco está de más disponer de varias firmas predefinidas con las que concluir nuestros mensajes. Se trata como también explicamos en el punto anterior, de automatizar lo máximo posible aquellas tareas que más se repiten.
Borra sin miedo todo lo que no necesites
No dejes que el correo se acumule en tu bandeja de entrada. En un primer vistazo debes determinar cuáles son los mensajes que no merecen tu atención. No te tomes la molestia de abrirlos. Bórralos directamente, como si nunca los hubieses recibido. Lo importante es mantener tu bandeja de entrada lo más despejada posible, mantiendo únicamente los mensajes que necesiten ser procesados.
Exprime tu cliente de correo electrónico
La mayoría de las personas sólo conocen un 20% de las posibilidades de su programa de correo electrrónico. De hecho, podrían ahorrar mucho tiempo y dedicasen de vez en cuando tiempo a comprender cómo funcionan sus características más avanzadas, qué función tienen esos botones que nunca se «han atrevido» a pulsar, o cuál es la función de archivar el correo electrónico.
