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Viernes, 17 Septiembre 2021

Digitalización

7 claves para una reunion on-line sin problemas

videocurriculumLa videoconferencia gracias programas como Skype ha demostrado ser una buena alternativa para las empresas que quieren reducir costes en desplazamientos, viajes y reuniones de todo tipo.

Sin embargo no hay que olvidar que las reuniones on-line dependen casi exclusivamente de la tecnología, por lo que si nos preparamos con la suficiente anticipación y ponemos los medios necesarios, podremos superar la mayoría de problemas técnicos que pueden surgir en una reunión. Te mostramos cómo hacerlo. 

1. Reinicia tu ordenador antes del evento

Puede que en el transcurso de tu jornada laboral te veas obligado a reiniciar tu ordenador porque una aplicación se ha colgado o porque el funcionamiento general del sistema operativo se ha ralentizado hasta tal punto que no te quede otra opción. (normalmente esto suele pasar cuando nuestro equipo tiene unos cuantos añitos).

Si este es tu caso asegúrate de reiniciar el ordenador unos minutos antes de la videoconferencia. A nadie le hace gracia tener que estar esperando al otro lado de la línea mientras tu te peleas con tu equipo.

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2. Conéctate 10 minutos antes

En determinadas ocasiones la saturación de la red puede dificultarte enormemente la conexión a tu servicio de videoconferencia o a la sala de reuniones on-line que ya estaba programada. Para evitar esperas innecesarias, intenta conectarte al servicio diez o quince minutos antes del inicio previsto de la reunión.

Si a pesar de tus esfuerzos no consigues conectarte, tendrás la oportunidad de avisar con la suficiente anticipación para aplazas la reunión unos minutos/horas.

videoconference

3. Asegúrate de que dispones de otra forma de conexión

Muchos servicios de reuniones on-line y videoconferencias permiten, además de hablar a través del micrófono integrado en el ordenador, hacer uso de un teléfono con capacidad para VoIP.

Si durante la conferencia el audio no se recibe, siempre puedes hacer uso de este tipo de teléfonos. Aunque no es la mejor de las soluciones, es mucho mejor que no poder comunicarte en absoluto con los asistentes a la reunión.

4. Asegúrate de que la red de tu oficina no está saturada

Mantener una videoconferencia puede ser una experiencia realmente desagradable si al mismo tiempo uno de tus compañeros se está descargando archivos PDF de gran tamaño, otro está escuchando su emisora on-line favorita y un tercero está colgando un álbum de fotos en la página de Facebook de la empresa.

En este sentido, el mismo día de la conferencia conviene avisar de que se va a celebrar a una determinada hora, rogando a los compañeros que se abstengan de llevar a cabo tareas que exijan un gran tráfico de datos.

5. Contrata una conexión adicional

En determinados casos (sobre todo si realizamos videoconferencias con cierta regularidad) puede resultar conveniente contar con una segunda línea de acceso a Internet. De esta forma, si tenemos problemas durante la conexión con una de las líneas, siempre podremos cambiar a la segunda. 

Esto no sólo es una buena solución para este propósito en concreto, sino que es una buena recomendación para cualquier empresa, sobre todo cuando para su actividad depende en buena medida de Internet.

6. Cierra el resto de aplicaciones

La mayoría de programas de este campo suelen ser enormes devoradores de recursos. En este sentido no es una práctica convenientes mantener otras aplicaciones abiertas cuando mantenemos una videoconferencia, especialmente si nuestro equipo no es precisamente potente. Aplicaciones como Photoshop por ejemplo, pueden limitar seriamente la calidad de nuestra reunión en la Red.

7. Utiliza un SAI

Un SAI (Sistema de Alimentación Ininterrumpida) es una batería externa que permite mantener activados nuestros aparatos eléctricos durante unos minutos cuando se produce un apagón.

Si contamos con este tipo de aparatos, una buena idea consiste en conectarlo a nuestro router, ya que cuando se produce un apagón si bien nuestro portátil puede seguir funcionando con su batería interna, perderemos igualmente la conexión, ya que nuestro router dejará de funcionar. Con un SAI dispondremos normalmente de hasta media hora para solucionar el problema o para informar a nuestro interlocutor del percance.

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