El zen, además de una variante del budismo tradicional, es el arte de hacer más con menos. Aplicado al mundo de la empresa representa una serie de prácticas que nos ayudan a ser más productivos, empleando menos recursos.
Como ilustra la fotografía que acompaña este artículo, un espacio de trabajo zen es, entre muchas otras cosas, un espacio despejado, en el que tenemos a nuestra disposición solo lo que necesitamos en cada momento. Sin embargo, hay mucho más. Te mostramos el pequeño «buda» productivo que hay en ti.
Aunque la filosofía zen tiene toda la complejidad y riqueza de cualquier otra religión, la frase que hemos empleado antes (hacer más con menos), la define a la perfección. Podemos aplicar el zen a nuestro espacio y puesto de trabajo de muchas formar diferentes, por ejemplo:
1. Utilizando aplicaciones con las que podamos gestionar más de una tarea. Resulta mucho más productivo aprender y dominar por completo una gran aplicación (incluso una tan sencilla como un navegador de Internet), que pasar el día probando decenas de aplicaciones que se orientan a propósitos muy específicos. Menos aplicaciones pueden producir más resultados.
2. Reducir el tiempo que empleamos en mover archivos: llaves USB, copias en CD ROM, envíos por correo electrónico a nosotros mismos… todo eso implica una «pérdida» de tiempo y una preocupación más. Cuando trabajamos con varios equipos, soluciones como DropBox nos permiten sincronizar nuestros archivos entre todos ellos, por lo que ya no tendremos que emplear nuestro tiempo en copiar y traspasar datos una y otra vez.
3. Oficina sin papel: seamos sinceros. El papel estorba. Ocupa espacio, es difícil de clasificar, apenas lo leemos… En MuyPymes hemos escrito varios artículos en los que mostramos como podemos organizar una oficina sin papel. No te los pierdas.
Organización de ficheros
Aplicado a nuestro espacio virtual de trabajo (el ordenador), dos son las prácticas que debemos de evitar: inundar el escritorio con decenas de documentos y enlaces directos, y apostar por un compejísimo sistema de organización de archivos en decenas de carpetas y subcarpetas que nunca vamos a ser capaces de localizar.
En realidad. lo único que tenemos que hacer es crear una carpeta llamada «Clientes» y algunas subcarpetas con los nombres de nuestros clientes (dividiéndolas a su vez por proyectos). El resto de clasificaciones adicionales que podamos llevar a cabo solo aumentarán nuestra confusión. De esta manera en cambio accederemos a los ficheros que necesitamos de una manera mucho más rápida y eficaz.
E-mails cortos
Como hemos explicado en muchas otras ocasiones la gestión del correo electrónico puede ser un auténtico quebradero de cabeza para muchas personas, además de un devorador de tiempo y productividad. Además de las recomendaciones que ya os hemos ofrecido en otros artículos, hoy os queremos mostrar algunos trucos adicionales.
1. Organiza tu gestor de correo electrónico de la misma forma que organizas tu sistema de archivos: por clientes y proyectos.
2. Si trabajas con varios equipos procura configurar tus cuentas de correo bajo el protocolo IMAP. Es algo más lento que POP3 pero conseguiremos que nuestros buzones estén siempre sincronizados en cada uno de los equipos.
3. Acostúmbrate a responder cada correo electrónico con pocas frases. Si dices lo esencial, no necesitas extenderte en interminables párrafos.
4. Reserva un espacio de tiempo para controlar tu correo. No necesitas vigilar si ha llegado un nuevo mensaje cada cinco minutos.
Menos reuniones, y por supuesto, menos estrés
Según aseguran en Freelance Folder, «el 90% de los clientes que quieren mantener una reunión en persona o que nos tienen al teléfono más de una hora discutiendo sobre un posible proyecto antes de que éste comience, no suelen acabar contratando nuestros servicios». Con esto quieren decir que en realidad muchas de las reuniones que nos obligamos a mantener son en realidad, pérdidas de tiempo.
La experiencia nos muestra cuándo en un posible cliente existe un interés verdadero en lo que hacemos, y cuando en realidad sólo están «mareando la perdiz» por si pueden obtener una oportunidad realmente ventajosa para sus intereses. Es muy contados casos una reunión se justifica por sí misma, y en general, resulta mucho más productivo utilizar el correo electrónico, la mensajería instantánea o la videoconferencia que emplear horas para no decir nada concreto.
Con esto no queremos decir que debemos evitar por sistema cualquier encuentro, pero debemos discernir qué es lo que merece la pena de lo que en realidad, poco puede aportar.
Aislarse del mundo
Todos tenemos momentos en los que realmente necesitamos estar concentrados. Ponemos música de fondo, apagamos el móvil (o restringimos la mayoría de llamadas entrantes), comunicamos que no deseamos ser molestados, cerramos nuestro gestor de correo electrónico e incluso, nos desconectamos de Internet. En más ocasiones de las que pensamos, vamos a necesitar aislarnos del mundo.
Calendarios y listas de tareas
Tanto los calendarios como las listas de tareas son dos buenas herramientas que nos muestran qué es lo que tenemos que hacer en cada momento. Al aprender algunos conceptos básicos de GTD, descubriremos cómo organizar mejor nuestro trabajo, qué tenemos que tener en cuenta a la hora de priorizar tareas, qué espacios de tiempo son los más productivos, etc.
También descubriremos que aunque marcan nuestra forma de actuar, exigen cierta flexibilidad. No podemos convertirnos en «esclavos» de unas herramientas creadas precisamente para lo contrario: servirnos.
Espacio de trabajo Zen
Nuestro espacio de trabajo es un reflejo de nuestra personalidad, que a su vez se refleja (valga la redundancia) en nuestro trabajo. Un espacio limpio, ordenado, libre de distracciones anima a trabajar, favorece la concentración y estimula la creatividad. En cambio, un espacio repleto de montañas de documentos y poco cuidado desanima a cualquiera.
