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Jueves, 17 Junio 2021

Digitalización

Aprende a proteger documentos de Word y Excel

Siempre es necesario tener una nociones de seguridad para proteger nuestro documentos, especialmente en el entorno laboral y es que además de proteger el acceso a nuestro ordenador personal, también deberíamos saber cómo proteger nuestros archivos más importantes.

Hoy os mostraremos cómo proteger con contraseña los documentos Word y Excel de Office, así como bloquear el contenido de los archivos Excel para que nadie pueda modificarlos sin permiso.

Antes de proteger cualquier documento, se hace necesario recordar bien la clave que vamos a introducir, en caso contrario, no podremos volver a acceder al documento protegido.

Para proteger los archivos Microsoft Word o Microsoft Excel y evitar que cualquier persona pueda abrirlos para ver su contenido, debemos realizar lo siguiente:

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  • 1. El primer paso es abrir el documento con Microsoft Word o con Microsoft Excel.
  • 2. Depués deberemos hacer click en el menú «Archivo» y seleccionar «Guardar como» para mostrar la pantalla para guardar el archivo.
  • 3. En la parte superior de la ventana «Guardar como«, veremos una opción llamada «Herramientas«, hacemos click en ella.
  • 4. De las opciones desplegadas, seleccionaremos “Opciones de Seguridad”.
  • 5. En la pantalla mostrada «Seguridad«, tendremos dos campos de texto para introducir la contraseña de apertura y la contraseña de escritura. El primer campo, establecerá una clave para poder abrir el documento, además con el botón «Avanzadas…» podremos seleccionar el sistema de encriptación específico, al clickar sobre el mismo. El segundo, simplemente, protegerá el documento contra escritura.

Protección de contenido en Microsoft Excel:

Los documentos Microft Excel son ampliamente utilizados en las pequeñas y medianas empresas por los trabajadores, para operar sobre ellos, o incluso para mandarlos a otras empresas o clientes, como medio de intercambio y conviene saber proteger la información contenida. El documento Excel, se compone de varias hojas de cálculo que a su contiene celdas con valores numéricos o con fórmulas para calcular datos.

Normalmente una vez construida la hoja de cálculo, son pocas las celdas las que se modifican y si no se protege adecuadamente las hojas de los libros y las celdas del documento, un usuario podría desconfigurar o inutilizar totalmente el documento.

Cómo proteger determinadas celdas de un documento Excel:

  • 1. En primer lugar, abriremos el documento con Microsfot Excel. 
  • 2. Ahora, seleccionaremos con el ratón todas las celdas que deseamos mantener desprotegidas, tras el bloqueo que haremos al documento. Para ellos, haremos click en el boton derecho y seleccionamos «Formato de celdas«.
  • 3. Seleccionamos la pestaña «Proteger» y deseleccionamos la opción «Bloqueadas«.
  • 4. Una vez indicadas las celdas que queremos mantener libres tras el bloqueo, procederemos a bloquear el documento. Para ello, haremos click en el menú «Herramientas«, seleccionaremos la opcíon «Proteger» y haremos click en «Proteger Hoja…«.
  • 5. Veremos el siguiente la venta.
  • 6. En la ventana podremos ver el campo de texto donde irá nuestra contraseña, y abajo las opciones de protección. Para proteger la hoja completa, introduciremos nuestra palabra clave.
  • 4. Una vez hecho esto, nuestra hoja estará protegida, así como todas sus celdas, salvo las que seleccionamos previamente.
  • 5. Ya sólo queda guardar el documento.

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