Según estudios publicados, un directivo se pasa de promedio un 70% de su tiempo en reuniones. Del mismo modo, otros estudios aseguran que de esas reuniones, el 50% podrían evitarse o acortarse. Por este motivo, es esencial, a la hora de planificar una reunión, preguntarse en primer lugar si es realmente imprescindible, y, una vez, considerada como tal, organizarla y definirla, con el fin de que sólo dure el tiempo necesario.
Es importante que, a la hora de convocar la reunión, las personas reclamadas tengan claro los temas que se tratarán en ella. Además, es recomendable fijar el tiempo que llevará la reunión. De esta manera, todas las personas asistentes podrán planificar su agenda sin poner excusas. Al comienzo del encuentro es importante definir los objetivos e ir punto por punto cerrando los temas fijados. Del mismo modo, tener el material preparado y aprendido puede ahorrar mucho tiempo a la hora de llevar a cabo la reunión.
secretariaplus.com, comunidad online de los profesionales del secretariado, ha organizado el Máster course online en Secretariado Ejecutivo en el que se podrá aprender a planificar de forma eficaz una reunión, entre otras materias de interés en el trabajo diario del profesional del secretariado, como protocolo, atención al cliente, técnicas de archivo, etc.
