La firma digital ha entrado con fuerza en el área de Recursos Humanos, un departamento clave en el éxito de los procesos de transformación digital de las empresas, ya que es el encargado de incorporar la digitalización en la cultura empresarial.
Según SERES, en España, cerca del 60% de las empresas han iniciado la transformación del departamento de RRHH, un porcentaje bastante alto si se compara con otras áreas de actividad de las empresas, y en esta hoja de ruta la firma digital es un factor de aceleración de estos procesos.
Firma digital y RRHH
Con la introducción de la e-firma, el departamento de RRHH simplifica y agiliza multitud de procesos, además de reducir significativamente los costes. Se calcula que, a las empresas, el coste medio de gestión por empleado les supone cerca de 217 euros (firma de contrato, altas y bajas médicas, fin de contrato, etc.). Solamente con la introducción de la firma digital en esta actividad se reduciría el coste por empleado a 147 euros, con un ahorro del 30%.
La firma digital reduce costes en todas sus áreas de aplicación dentro del departamento de RRHH como los contratos laborales, la entrega de nóminas, los acuerdos de confidencialidad, las altas y bajas médicas, la prevención de riesgos laborales, etc.
Contralia: firma digital como servicio
Contralia es un servicio SaaS (Software as a Service) desarrollado por SERES que ofrece a los RRHH un entorno online para el envío, aceptación y firma de documentos contractuales, incluidos los documentos justificativos, que requieran de un consentimiento de forma manifiesta.
Contralia automatiza todo el proceso de notificación y seguimiento y acumula pruebas fehacientes de todas las acciones que se realizan en él. El servicio agiliza los procesos de contratación, ofrece trazabilidad (total o parcial) del estado de la documentación, integra los datos con los sistemas internos de las empresas, ofrece validez legal y garantía jurídica en la Unión Europea. Además, cumple con la Ley Orgánica de Protección de Datos, el Reglamento General de Protección de Datos y el Reglamento eIDAS.
