La Agencia Tributaria aclara a pymes y autónomos que cambiar de programa de facturación para cumplir con el nuevo reglamento de sistemas informáticos de facturación, conocido como VeriFactu, no obliga necesariamente a eliminar el software anterior, aunque contenga el histórico de facturas. La clave, según el criterio publicado por la AEAT y recogido por TeamSystem, es que ese programa antiguo ya no pueda utilizarse para emitir nuevas facturas.
La aclaración afecta de lleno a miles de negocios que prevén migrar a un nuevo sistema de facturación y temen tener que borrar años de información o incurrir en una infracción por conservar el programa anterior. La respuesta oficial de la AEAT es que la mera conservación del histórico no vulneraría la norma si el antiguo software se usa exclusivamente para guardar o consultar facturas ya emitidas y ha dejado de tener funcionalidad de facturación.
La Ley General Tributaria establece una multa fija de 50.000 euros por ejercicio por la tenencia de sistemas o programas informáticos no debidamente certificados cuando deban estarlo. Pero la propia Agencia Tributaria precisa ahora que esa “tenencia” debe entenderse vinculada a la funcionalidad de facturación. Es decir, el riesgo no está en conservar la base de datos histórica, sino en mantener operativo un sistema antiguo no adaptado con capacidad de seguir emitiendo facturas.
Desde TeamSystem se subraya que no se trata de borrar el pasado, sino de asegurarse de que el programa antiguo ya no puede seguir facturando. El histórico puede conservarse, pero lo que no cabe es convivir en 2027 con un software no adaptado todavía capaz de emitir nuevas facturas.
La AEAT añade que, si tras la entrada en vigor de la obligación detecta la tenencia de un sistema no adaptado al reglamento y con capacidad de emitir facturas, su mera posesión podría constituir infracción y dar lugar a la correspondiente sanción, previa valoración del comportamiento del obligado y su responsabilidad. En cambio, si se acredita que ese programa ya no sirve para facturar, podría mantenerse sin infringir la normativa.
Consejos de Hacienda
Para evitar cualquier riesgo, Hacienda recuerda además que la opción más aconsejable suele ser exportar los registros generados con el programa antiguo, de modo que no sea necesario conservar el propio sistema. También recomienda consultar al fabricante si dispone de una versión adaptada al reglamento, valorar la migración a otro software compatible o, si encaja con las necesidades del negocio, utilizar la aplicación gratuita de facturación de la propia AEAT.
Finalmente, TeamSystem recuerda que la obligación de adaptar los sistemas informáticos de facturación será exigible desde el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados tributarios incluidos en el reglamento, entre ellos muchos autónomos que desarrollan actividades económicas.
