Muchas veces comentamos como nuestra famosa lista de tareas es fundamental para incrementar nuestra productividad, organizar nuestra jornada laboral y gestionar de una forma más eficientes nuestros proyectos.
Hoy sin embargo os queremos hablar de otro tipo de lista. Una que refleja los malos hábitos de los que casi todos somos víctimas. Contestar todos los e-mails que recibimos, o intentar cumplir con todo el mundo son sólo algunos de los hábitos que a partir de ahora aprenderemos a evitar.
1. Intentar hacer todo
Uno de los principales errores que solemos cometer cuando elaboramos nuestra lista de tareas es que intentamos abarcar mucho más de lo que somos capaces. Planificamos días interminables repletos de pequeñas tareas que probablemente no seremos capaces de llevar a cabo y cuando no lo conseguimos, nos sentimos frustrados, nos rompemos la cabeza pensando en qué hemos podido fallar y llegamos a la conclusión de que, después de todo, aplicar ese artículo sobre productividad que hemos leído en MuyPymes no nos ha ayudado demasiado.
El problema suele ser que no valoramos correctamente la importancia y la prioridad de nuestras tareas. La famosa regla del 80/20 se aplica también a nuestra lista de tareas. Es decir, el 20% de las tareas que planificamos representan el 80% de lo que realmente importa a lo largo de un día de trabajo. Focalizándonos primero en esas tareas descubriremos cómo probablemente sigamos teniendo cosas por hacer, pero ya no serán tan importantes.
2. Responder a todos los e-mails que recibimos (o devolver todas las llamadas)
No todos los correos electrónicos que recibimos a lo largo del día son importantes. Es más, probablemente la mayoría no lo sean. Por otro lado, una gran parte de los e-mails que recibimos seguramente pueden ser respondidos con una frase o un par de líneas.
Con esto queremos decir que no debemos emplear más tiempo del necesario. Aunque es importante expresarse correctamente, ¿realmente necesitas escribir cinco párrafos para confirmar tu asistencia a una reunión?
La regla a emplear es la siguiente: si podemos responder a un e-mail en menos de un minuto, escribiendo una o dos líneas, hagámoslo de inmediato. Si no es así, antes de ponernos a escribir valoremos seriamente si realmente es necesario que respondamos a ese e-mail. Si pensamos que realmente tenemos que contestar, reservemos un espacio en nuestra agenda para hacerlo.
3. Pensar que tienes que hacer todo inmediatamente
Una buena lista de tareas no nos salva de los imprevistos, las interrupciones y los favores que se presentan casi sin preguntar sobre nuestro escritorio. La tendencia natural es dejar lo que estamos haciendo para ponernos a trabajar en el nuevo encargo que acabamos de recibir. Esto nos expulsa inmediatamente de nuestra «zona productiva» y para cuando volvemos a trabajar sobre nuestro proyecto, hemos perdido lo mejor de nosotros.
Cuando se presenten este tipo de imprevistos debemos valorar seriamente si realmente es necesario dejar todo lo que estamos haciendo para empezar a hacer otra cosa o si no podemos aplazarlo para otro momento del día.
4.Procrastinar
«No me apetece empezar», «Creo que voy a volver a revisar mi correo electrónico», «Esto no puedo hacerlo yo solo» ¿Os suenan algunas de estas frases? Básicamente lo que hacemos cuando nos las planteamos es procrastinar.
Abandonar un proyecto para realizar una tarea mucho más divertida, para después decirnos mentalmente «ya volveré a ponerme con este tema otro día» es seguramente el principal enemigo de la productividad, porque seguramente ese día nunca llegará, y seguiremos retrasando indefinidamente tareas que son realmente importantes.
Esto no quiere decir que la procrastinación sea un pecado mortal (todos necesitamos desconectar de vez en cuando), pero es importante descubrir si se está convirtiendo en un problema que afecta a nuestro rendimiento diario.
5. Perfeccionismo innecesario
Todos aspiramos a presentar un informe excelente, escribir un gran artículo o realizar un gran proyecto pero…¿podemos hacerlo a la primera? Muchas personas caen en el error de apostar por un perfeccionismo innecesario, en el que miden cada una de sus palabras antes de escribir o llenan de detalles la primera diapositiva de su PowerPoint antes de haber trazado el esquema general de todas ellas.
Debemos acostumbrarnos a trabajar con borradores, a cometer errores, a revisar el trabajo realizado, a corregir sólo cuando hayamos terminado la versión completa de un documento. Es decir, a tener una visión de conjunto y no es ir corrigiendo detalles sobre la marcha.
6. Obsesionarse con los pequeños detalles
Está muy bien ser detallista, e incluso en algunas ocasiones puede que también está bien tener cierta tendencia hacia el preciosisimo. Sin embargo, obsesionarnos con los pequeños detalles nos puede robar mucho tiempo, y salvo en ciertas ocasiones donde realmente marcan la diferencia, la mayoría de ocasiones no suele merecer la pena.
7.No tener claros tus objetivos
El principal hábito que debemos evitar es el de trabajar por el simple hecho de tener que hacerlo. Aunque no está ligado directamente con la productividad, el no tener claro por qué hacemos lo que hacemos influye directa y negativamente sobre el resultado final.
Dejando a un lado elementos ciertamente subjetivos como son la motivación o nuestro grado de compromiso con un proyecto determinado, sí que deberíamos tener un objetivo claramente definido cuando llegamos a nuestro puesto de trabajo cada mañana. ¿Qué queremos conseguir a lo largo del día? ¿Y de la semana? ¿del mes, del año?
8. No descansar
Cuando terminamos una tarea importante o que nos lleva tiempo, es importante desconectar mentalmente durante unos minutos. Podemos tomar un café, relajarnos navegando por Internet o sencillamente, dar una vuelta a la manzana y volver a nuestro puesto con renovadas energías. No produce más el que más tiempo permanece anclado a su silla, sino el que mejor emplea ese tiempo.
9. Querer complacer a todo el mundo
O lo que es lo mismo, no saber decir NO cuando es necesario hacerlo. Cuanto antes asumamos que lo que hacemos nunca será del agrado de todo o el mundo y que no podemos decir sí a todo el mundo, ni hacer todos los favores que nos pidan, mejor nos irá. Esto no quiere decir que debamos decir NO a todo, sino como en otras áreas, debemos aprender a priorizar a discernir lo realmente importante de lo que únicamente nos va a ayudar a perder el tiempo.
10. Tu hábito
Hasta aquí hemos analizado algunos de los hábitos negativos que se dan con más frecuencia. Sin embargo, estamos seguro que si has leído hasta aquí y haces un examen meticuloso de tu jornada laboral, fácilmente descubrirás prácticas y rutinas que van en contra de tu productividad. Apúntalas en esta lista y ¡Despídete de ellas!
