Decálogo para reducir los costes de impresión en las empresas

Internet crece a una velocidad de vértigo dando como resultado un entorno profesional cada vez más digitalizado. Es por ello, que en los últimos años las empresas están imprimiendo más de lo que sería estrictamente necesario, con el consiguiente aumento de los costes que esto conlleva. Según estimaciones de la consultora Gartner, si las empresas llevasen a cabo una óptima gestión de su parque de impresoras, podrían reducir sus costes de impresión entre un 10 y un 30 por ciento.

Encontrar la forma de controlar los costes y establecer unas pautas de impresión adecuadas se convierte en una cuestión fundamental para muchas empresas. Lexmark, se ha encargado de elaborar un listado con las 10 medidas que las compañías deberían adoptar para reducir sus costes de impresión de manera significativa:

1. Diferenciar los documentos para uso interno y externo. Establecer hábitos para la impresión de los documentos que se van a usar internamente favorece considerablemente el ahorro. Algunas pautas ejemplares son usar papel reciclado, configurar una menor definición o ajustar los márgenes. Además, se puede imprimir únicamente la página que se necesita en lugar del documento entero, utilizar la impresión duplex -a doble página- de manera predeterminada, usar la función de impresión múltiple siempre que sea posible -imprimir varias páginas por hoja- o imprimir en modo borrador para ahorrar tóner.

Bien sea para uso interno o externo, es fundamental utilizar siempre la vista previa de impresión para evitar desperdiciar papel por errores en las impresiones.

2. Evitar imprimir correos electrónicos y borradores, así como archivar las copias de forma electrónica. Aquí entra en juego el criterio del empleado y su capacidad de discernir entre las copias físicas de las que puede prescindir y las que no.

3. Optar por cartuchos originales de alto rendimiento para evitar envíos y desperdicios innecesarios.

4. Reciclar separando los residuos de papel y de cartuchos. Distinguir entre los distintos tipos de residuos contribuye a minimizar el impacto ambiental.

5. Devolver los cartuchos vacíos al fabricante para su reciclaje responsable o para una nueva utilización.

6. No desactivar el modo de ahorro de energía. De esta forma, la empresa consigue una notable reducción en el consumo eléctrico.

7. Invertir en nuevos equipos. Los empleados pueden evitar la impresión de aquellos documentos que deseen consultar mediante su visualización en dos pantallas o con pantallas de mayor tamaño.

8. Utilizar impresoras que permitan la liberación segura de impresión. Esto permite que las órdenes de impresión se guarden en la memoria y se lancen posteriormente todas a la vez, cuando el empleado lo decida, evitando así calentar el tóner varias veces y ahorrando energía.

9. Implantar soluciones de seguridad estableciendo cuotas de impresión. Esto se puede lograr de diversas maneras, por ejemplo, con claves o tarjetas que controlan el número de impresiones.

10. Sustituir impresoras locales por impresoras de red. Utilizar impresoras para grupos de trabajo en lugar de impresoras de escritorio individuales puede incidir en un menor gasto en impresión. El hecho de tener que levantarse o, incluso, la pérdida de privacidad hace que muchos empleados se lo piensen dos veces antes de imprimir documentos innecesarios. Asimismo, en el caso de contar con impresoras individuales, es conveniente desconectarlas cuando no se utilicen.