La implementación obligatoria de la factura electrónica en España durante los próximos dos años va a suponer un cambio radical en la forma de operar para autónomos y empresas. Por este motivo, Declarando, el software de asesoramiento fiscal para los autónomos, ha elaborado un decálogo que recoge diez novedades que se presentarán con el nuevo sistema de facturación.
Tomar consciencia cuanto antes
“La factura electrónica obligatoria para los autónomos llegará el próximo año 2026 tras la aprobación, en este 2024, de la normativa correspondiente”, explica Marta Zaragozá. “Pese parecer un plazo largo, es importante que los autónomos comiencen a tomar conciencia de lo que supondrá para ellos este cambio y adopten sus negocios a las soluciones pertinentes, para lo que disponen de ayudas como el Kit Digital”, recuerda.
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Por su parte, desde Declarando nos resumen las principales novedades:
- La factura electrónica sólo irá dirigida a empresas y otros autónomos. La nueva normativa recoge la obligatoriedad de presentar factura electrónica únicamente en el que caso de que estas vayan dirigidas a clientes que sean autónomos o empresas. De esta forma, quedan excluidos de la facturación electrónica los clientes particulares, que podrán seguir recibiendo su factura de manera física. En el caso de las facturas dirigidas a la administración, es importante recordar que la factura electrónica es obligatoria desde el año 2015, aunque los autónomos están exentos de presentarla por esta vía.
- Las operaciones intracomunitarias y extracomunitarias quedan exentas. La factura electrónica sólo será obligatoria cuando los clientes (autónomos o empresas) y las operaciones se produzcan en España. La nueva legislación no afecta, por tanto, a las operaciones intracomunitarias, es decir, con clientes y proveedores de otros países de la Unión Europea. Lo mismo sucede con las operaciones de importación y exportación de bienes y servicios con países que no pertenecen a la UE.
- Los autónomos deberán disponer de un software de facturación electrónica. La factura electrónica que presenten los autónomos no será válida en formatos de entornos de trabajo como Excel, Word o PDF, sino que deberán emitirlas en un formato estructurado como el XML o Facturae, modelo para las facturas electrónicas a la Administración, y a través de un software de facturación.
- Los programas de facturación electrónica estarán interconectados. Otra de las novedades de la nueva propuesta legislativa es que debe existir una interconexión entre los programas de facturación electrónica privados y el público (así como de los privados entre ellos). Se trata de uno de los requisitos técnicos y es parte de la columna vertebral de la factura electrónica para que ésta funcione como tal. Esta interconexión dará lugar al Sistema Español de Factura Electrónica, que será gestionado por una plataforma pública de facturación electrónica y controlado por la Agencia Tributaria.
- Habrá una solución pública de facturación electrónica gratuita. La regulación de la factura electrónica distingue entre los softwares privados y una solución pública de facturación electrónica que estará disponible para todos los autónomos que así lo deseen. Esta última será gratuita y será gestionada por la Agencia Tributaria.
- Será obligatorio remitir una copia de la factura electrónica a Hacienda. Aquellos autónomos que emitan una factura electrónica a un cliente desde un software privado deberán remitir, además, una copia a Hacienda a través de la solución pública de facturación electrónica.
- Los autónomos deberán hacer público el punto de entrada de las facturas. A la hora recibir facturas, los autónomos deberán comunicar a sus proveedores cuál es el punto de entrada de las mismas. Es decir, el software privado de facturación electrónica con el que trabajen. Esta información tendrá que ser pública en todas las comunicaciones con los proveedores y en la página web del negocio (en caso de disponer de ella). De no hacerlo así, se entenderá que el punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica.
- Será obligatorio informar de los pagos. La nueva legislación obliga a los autónomos (y a sus clientes) a informar sobre los estados de la factura y sobre el momento en el que se realiza el pago. No obstante, esta obligación se retrasará para los empresarios (tres años desde la entrada en vigor de la ley) y profesionales(cuatro años) con una facturación anual por debajo de los 6 millones de euros.
- La morosidad será sancionada. Medidas como la anterior buscan una reducción de la morosidad, ya que los autónomos son los que más sufren el impago de facturas. Por este motivo, el retraso en los pagos traerá consecuencias para el cliente que no pague en el plazo máximo de 60 días, a contar a partir de la prestación del servicio o la entrega del producto. Las sanciones que contempla la ley pasan por denegar el acceso a cualquier subvención pública que supere los 30.000 euros y, si tienen contratos públicos con cualquier Administración, se castigará con sanciones por valor de entre el 5% y el 50% del precio del contrato.
- La firma digital será obligatoria. Todas las facturas electrónicas deberán ser firmadas con una firma electrónica avanzada, por lo que será obligatorio disponer de certificado digital o DNI electrónico que irá integrado en el software de facturación electrónica.
