Si gestionas una PYME, seguro que reconoces esta escena: facturas que se quedan «pendientes de aprobar» durante días, alguien que se va de vacaciones y nadie sabe quién debe firmar en su lugar, o documentos importantes que se pierden entre correos y carpetas compartidas. Workflow Manager, la herramienta de automatización de DocuWare, está pensada precisamente para resolver este tipo de cuellos de botella sin que tengas que ampliar plantilla ni convertirte en experto en tecnología.
¿Qué hace exactamente por tu negocio?
En lugar de que cada documento dependa de que alguien se acuerde de moverlo al siguiente paso, Workflow Manager establece un camino automático: cuando llega una factura, una solicitud de vacaciones o un contrato nuevo, el sistema ya sabe quién tiene que revisarlo, cuánto tiempo tiene para hacerlo y qué pasa si no lo hace a tiempo.
Las piezas clave, una a una
Estos son los componentes básicos de Workflow Manager y qué función desarrolla cada uno de ellos en tu negocio:
- Algo que pone el proceso en marcha: puede ser tan sencillo como que llegue un documento nuevo o que se modifique uno existente. También puedes programarlo para que se lance automáticamente cada día o cada semana, incluso para lotes de hasta 100 documentos a la vez.
- Quién hace qué: cada tarea se asigna a una persona, a un puesto (por ejemplo, «responsable de administración») o a una regla de sustitución, de forma que si esa persona está de baja o de vacaciones, la tarea pasa automáticamente a otra persona disponible. Nada se queda parado por una ausencia.
- Decisiones simples: la persona responsable puede aprobar o rechazar con un par de clics, sin necesidad de imprimir, firmar a mano o reenviar correos.
- Avisos automáticos: si alguien se olvida de una tarea, el sistema le manda un recordatorio o, si pasa demasiado tiempo, la reasigna a otra persona para que no se quede bloqueada.
- Conexión con tus otras herramientas: por ejemplo, puede consultar automáticamente el importe de una factura en tu programa de contabilidad, sin que nadie tenga que ir a buscarlo a mano.
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¿Quién controla todo esto?
No necesitas un departamento de informática para gestionarlo. Solo hay que asignar dos roles muy claros. Uno, el de la persona que diseña los flujos (normalmente alguien de administración o gerencia) decide cómo deben funcionar los procesos. Dos, la persona que supervisa tiene una vista general de todo lo que está pendiente y puede intervenir si algo se atasca. Configurar estos flujos es una tarea puntual. Una vez montado el proceso, por ejemplo, «así se aprueban las facturas de proveedores», éste funciona solo, día tras día, sin que tengas que estar encima.
Qué gana realmente tu empresa
Estos son los principales beneficios que tiene contar con Workflow Manager de DocuWare:
- Menos tiempo perdido en tareas repetitivas: tu equipo deja de hacer de «mensajero» de documentos y se centra en trabajo que realmente aporta valor.
- Nada se queda parado por una ausencia: vacaciones, bajas o cambios de personal ya no son excusa para que un proceso se frene.
- Menos errores y olvidos: al automatizar quién hace qué y cuándo, se reducen los despistes típicos de gestionar todo «a mano» o por correo.
- Más control sin más esfuerzo: sabes en todo momento qué está pendiente, quién lo tiene y desde cuándo, sin tener que preguntar uno por uno.
- Crece contigo: a medida que tu empresa cambia, puedes ajustar los flujos de trabajo sin rehacer todo el sistema desde cero.
En definitiva, Workflow Manager no es una herramienta pensada solo para grandes corporaciones con departamentos de TI: es un asistente que se encarga de que el papeleo avance solo, para que tú y tu equipo podáis dedicar el tiempo a hacer crecer el negocio.
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