Gestionar facturas, albaranes, contratos, presupuestos, informes o documentos internos puede consumir mucho tiempo en una pequeña o mediana empresa. Cuando la documentación se acumula en carpetas compartidas, correos electrónicos o escritorios personales, encontrar un archivo, comprobar su versión correcta y algo tan básico como compartir documentos con otra persona puede convertirse en una tarea lenta y poco eficiente.
DocuWare ayuda a simplificar este proceso con una solución de gestión documental y flujos de trabajo que permite archivar, organizar y consultar documentos de forma mucho más ágil. Uno de los elementos clave para conseguirlo es la Bandeja, la puerta de entrada al sistema y una de las herramientas que más se utiliza en trabajo diario al revisar y compartir documentos.
La Bandeja de DocuWare: un punto de partida sencillo
La Bandeja funciona como un espacio de trabajo donde se reciben, revisan y preparan los documentos antes de archivarlos. Desde ahí, los equipos pueden visualizar archivos, ordenarlos, compararlos, agruparlos, modificarlos, imprimirlos o compartirlos de forma sencilla. Para una PYME, esto supone una ventaja clara: centralizar la documentación y reducir la dependencia de procesos manuales, carpetas dispersas o búsquedas interminables.
Consultar y comparar documentos con facilidad
Desde la Bandeja puedes abrir cualquier documento con un doble clic para revisarlo al instante. Si necesitas comparar dos documentos, por ejemplo dos versiones de una factura, un contrato revisado o una propuesta actualizada, puedes abrirlos en ventanas separadas del visor. Esto permite detectar diferencias rápidamente y tomar decisiones con más seguridad: conservar ambos documentos, eliminar una versión incompleta o corregir un archivo antes de archivarlo definitivamente.
Agrupar documentos relacionados
En muchas empresas, un mismo proceso genera varios documentos relacionados. Por ejemplo, una factura puede estar vinculada a un albarán, un contrato a sus anexos o un proyecto a las notas de una reunión.
DocuWare permite unir o relacionar estos documentos de forma sencilla. Puedes elegir entre dos opciones:
- Grapar documentos, convirtiendo varios PDF en un único archivo.
- Agrupar documentos, manteniendo cada archivo en su formato original, pero vinculándolos entre sí.
Esta función es especialmente útil cuando los documentos no tienen el mismo formato o proceden de distintas aplicaciones. En lugar de gestionar cada archivo por separado, DocuWare permite mantenerlos conectados dentro de un mismo contexto, facilitando su consulta posterior.
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Modificar documentos cuando sea necesario
La Bandeja también permite realizar cambios en documentos que todavía están en fase de preparación. Con la opción Editar, el archivo se abre en el programa predeterminado del ordenador, lo que permite modificarlo antes de archivarlo. Además, si solo necesitas cambiar el nombre del documento, puedes hacerlo directamente con la opción Cambiar nombre. Esto ayuda a mantener una nomenclatura clara y homogénea, algo fundamental para que todos los equipos trabajen con los mismos criterios.
Imprimir documentos, incluso en entornos digitales
Aunque muchas empresas avanzan hacia modelos de trabajo sin papel, en algunos casos sigue siendo necesario imprimir documentación. DocuWare permite imprimir documentos de forma individual o en grupo. También puedes decidir si quieres incluir o no las anotaciones añadidas desde el visor. Estas anotaciones funcionan como “márgenes digitales”: permiten añadir comentarios, indicaciones o información adicional sin modificar el documento original. De este modo, la empresa conserva el archivo intacto, pero puede añadir contexto útil para su revisión, aprobación o gestión interna.
Compartir documentos dentro y fuera de la empresa
Cuando necesitas trabajar con un documento fuera de DocuWare, puedes descargarlo o enviarlo por correo electrónico directamente desde la Bandeja. Además, puedes elegir si quieres mantener el formato original o convertir el documento a PDF. Esta segunda opción resulta especialmente práctica cuando al compartir documentos con clientes, proveedores o colaboradores externos, ya que reduce el riesgo de cambios no deseados y facilita una presentación más profesional.
Eliminar documentos con seguridad
Si un documento ya no es necesario, puede eliminarse fácilmente desde la Bandeja. Al hacerlo, el archivo se mueve a la papelera de reciclaje, donde permanece durante 30 días antes de eliminarse de forma permanente. Este margen de seguridad ayuda a evitar pérdidas accidentales y ofrece tranquilidad a los equipos cuando trabajan con grandes volúmenes de documentación.
Una herramienta clave para compartir documentos
La Bandeja de DocuWare es mucho más que un espacio temporal para documentos. Es una herramienta central para organizar el trabajo documental de una empresa, especialmente en departamentos que reciben información de clientes, proveedores o equipos internos: administración, compras, ventas, recursos humanos, atención al cliente o dirección.
Incluso en entornos donde ya existen automatizaciones avanzadas y flujos de trabajo, la Bandeja sigue siendo una pieza fundamental. Permite preparar, revisar y gestionar documentos de forma ordenada antes de incorporarlos definitivamente al sistema. Para una PYME, esto se traduce en menos tiempo dedicado a tareas administrativas, menos errores, mayor control de la información y una forma más eficiente de compartir documentos cada día.
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