El Club Atlético Osasuna tiene más de 100 años de historia futbolística y ha llevado a cabo varios proyectos de mejora en los últimos años: Renovó el estadio «El Sadar», que posteriormente fue declarado el mejor estadio del mundo, e invirtió en tecnología y aplicaciones informáticas para apoyar los procesos internos. En el ámbito de la gestión documental, el club de primera división migró a DocuWare Cloud en 2023, convirtiéndose en el cliente cloud número 1.000 de la empresa en España.
Retos y objetivos
Osasuna solía tener varios archivos: los documentos físicos se guardaban tanto en la ciudad deportiva de Tajonar como en las oficinas del estadio, mientras que los archivos electrónicos se almacenaban en estructuras de carpetas en los servidores. Los mayores problemas estaban en la tramitación de las facturas recibidas. Lo que llegaba en formato digital se imprimía y se distribuía a los distintos departamentos para su aprobación, junto con las facturas en papel. Este proceso funcionaba bien mientras el volumen de documentos era manejable.
En los últimos años, sin embargo, Osasuna ha crecido mucho, y el número de facturas y solicitudes relacionadas ha aumentado en consecuencia. Por ejemplo, los departamentos suelen solicitar facturas específicas para documentar el uso de fondos de subvenciones para actividades deportivas. Esto suponía un considerable trabajo extra para el personal de contabilidad: tenían que buscar estas facturas en los archivos, digitalizarlas y enviarlas por correo electrónico. Cuando quedó claro que ya no era posible continuar sin contratar a personal adicional, se tomó la decisión de digitalizar todo el proceso. DocuWare ya se utilizaba en el club desde 2012 como solución de archivado para determinados documentos. Junto con el partner de DocuWare, se planificó la migración a la moderna plataforma en la nube a principios de 2023.
Más eficiencia gracias a la digitalización del proceso
Actualmente, las aproximadamente 100 facturas semanales se suben a la nube desde ambas ubicaciones de Osasuna: Los recibos en papel se escanean y las facturas digitales se transfieren a DocuWare mediante la integración con Outlook. A continuación, DocuWare captura automáticamente todos los datos de índice y archiva los documentos. En el flujo de trabajo posterior, el departamento de contabilidad distribuye las facturas digitalizadas a un total de siete departamentos, que las consultan en sus listas electrónicas de tareas pendientes y las aprueban con un sello digital.
El sistema también envía notificaciones a los usuarios para que puedan iniciar la aprobación directamente desde el correo electrónico. En el último paso, el departamento de contabilidad consulta las facturas aprobadas en la pantalla y las contabiliza. Un total de 12 empleados trabajan con DocuWare Cloud. Además de la aprobación de facturas, el club de fútbol también utiliza la solución para la facturación de suscripciones y la venta de entradas en taquilla.
La transformación digital aumenta la seguridad
La digitalización no sólo ha hecho más eficiente el proceso de aprobación. Como ahora la información está disponible de forma centralizada, los departamentos autorizados pueden ver las facturas de forma independiente y ya no tienen que preguntar al departamento de contabilidad.
La trazabilidad también es más fácil: DocuWare registra quién aprobó qué factura y cuándo, y archiva los documentos relacionados, como actas de reuniones o planes presupuestarios. Al mismo tiempo, Osasuna pudo aumentar considerablemente la seguridad documental. En un club de primera división hay mucha información sensible, desde contratos de jugadores hasta honorarios de agentes. Con el sofisticado sistema de derechos de DocuWare Cloud, se pueden definir con precisión los derechos de acceso individuales.
Basándose en la experiencia positiva, el club quiere ampliar el uso del sistema en los próximos años: En el futuro, no solo se integrará toda la gestión de contratos y personal, sino también la Fundación Osasuna, que participa en diversas actividades sociales. Todo ello con el apoyo de «LaLiga», que desde hace tiempo apuesta por la transformación digital y anima a sus socios a modernizar los procesos internos y externos.
