¿Puede un restaurante estar lleno todos los días y, aun así, perder dinero? Aunque parezca contradictorio, es una realidad más habitual de lo que pensamos en un sector en el que controlar la facturación no siempre significa conocer la rentabilidad. El aumento de los costes, las fluctuaciones en el precio de las materias primas y la falta de tiempo para analizar los números hacen que muchos hosteleros sigan gestionando sus negocios casi a ciegas. Y es precisamente aquí donde la inteligencia artificial empieza a demostrar que puede ser mucho más que una tendencia tecnológica: una herramienta capaz de detectar pérdidas de margen, anticipar necesidades y ayudar a tomar mejores decisiones.
De todo ello hablamos con Daniel Fontanet, cofundador de MindChef, la startup ganadora de nuestro I Concurso de Proyectos de IA para pymes. En esta entrevista analizamos por qué algunos de los platos más vendidos pueden ser también los menos rentables, cómo la tecnología puede liberar al hostelero de buena parte de su carga administrativa y qué papel desempeñará la IA en los restaurantes del futuro. Porque, como defienden desde MindChef, el objetivo no es sustituir la experiencia del profesional, sino conseguir que deje de apagar fuegos constantemente y pueda centrarse en lo que realmente importa: hacer que su negocio sea rentable y sostenible.
MuyPymes: Decís que buena parte de la hostelería todavía se gestiona “a ojo”. ¿Dónde detectáis que existe hoy una mayor falta de datos: costes, márgenes, compras, desperdicio, previsión de demanda…?
Daniel Fontanet: Hay algo que vemos constantemente cuando empezamos a hablar con un restaurante: la obsesión por controlar el TPV. ¿Cuánto he facturado hoy? ¿Cuántas mesas he tenido? ¿Qué platos he vendido más? ¿Cuál ha sido mi día de mayor facturación?
Por supuesto, son datos importantes. Pero muchas veces estamos mirando la punta del iceberg mientras debajo existe un problema mucho más profundo. Puedes saber perfectamente cuánto has facturado hoy y no saber cuánto dinero has ganado realmente.
El dato que más falta hace no es necesariamente otro dato más, sino la capacidad de relacionar los datos y convertirlos en decisiones: cuánto me cuesta realmente vender cada plato, qué está pasando con mis márgenes, cómo están evolucionando mis costes, qué proveedores están cambiando condiciones, dónde estoy teniendo mermas o qué está dejando de ser rentable.
Y hay otro problema: muchos restaurantes tienen esa información, pero está dispersa. Está en el TPV, en una factura, en un albarán, en una hoja de cálculo, en la cabeza del propietario o directamente en ningún sitio.
El albarán es un buen ejemplo. En muchos restaurantes se revisa una vez al mes, si existe alguien administrativo que pueda hacerlo. En otros casos, el repartidor lo entrega y acaba en un cajón o incluso en la basura.
Un albarán de hoy puede estar diciéndote que el plato que vas a vender esta noche ya no te deja el mismo margen que ayer. Por eso creemos que el gran reto de la hostelería no es tener más información, sino dejar de gestionar el negocio mirando únicamente el retrovisor.
MuyPymes: Uno de los grandes problemas del sector es saber cuánto cuesta realmente cada plato. ¿Hasta qué punto los restaurantes conocen hoy el margen real de lo que venden y qué errores os encontráis con más frecuencia?
Daniel Fontanet: Hay restaurantes que tienen muy bien controlados sus escandallos, pero también encontramos muchos en los que el coste de un plato es una fotografía de un momento concreto que ya no representa la realidad, normalmente desde que abrieron.
Un proveedor puede cambiar condiciones sin avisar. Un producto puede subir de precio, puede cambiar el formato en el que se suministra o puede aumentar una merma. Y hay un factor especialmente importante: la rotación de personal en cocina. Cambia el cocinero y puede cambiar la manera de preparar una elaboración, las cantidades, el aprovechamiento del producto o incluso el tamaño de una ración. Y cuando eso ocurre, muchas veces no existe un dato que nos diga inmediatamente: «Algo ha cambiado aquí».
También hay un error muy habitual: pensar que vender mucho equivale a ganar mucho. Nos encontramos con restaurantes obsesionados con saber cuáles son sus platos más vendidos, cuando la pregunta realmente importante es: ¿cuáles son los platos que más contribuyen a la rentabilidad del negocio?
Porque puedes tener un plato que se vende constantemente y que, después de descontar todos sus costes, apenas te deja margen. Y entonces aparece una pregunta incómoda, pero necesaria: ¿Cuántas horas estamos trabajando para vender cosas que apenas nos hacen ganar dinero?
MuyPymes: Los precios de las materias primas pueden cambiar constantemente. ¿Cómo puede ayudar la IA a detectar rápidamente esas variaciones y evitar que un restaurante siga vendiendo un plato que ha dejado de ser rentable?
Daniel Fontanet: Aquí es donde la tecnología empieza a tener un valor muy práctico. No hace falta esperar a cerrar el mes para descubrir que algo ha ido mal. El problema es que tradicionalmente muchos procesos de gestión están diseñados precisamente así: recopilas información, alguien la revisa cuando puede y, cuando tienes tiempo de analizarla, el problema ya ha ocurrido. La IA puede ayudarnos a acelerar enormemente ese proceso, detectando cambios y relacionándolos con el negocio.
Si un proveedor cambia sus condiciones sin avisar, si determinados ingredientes aumentan de precio o si cambia el coste real de una elaboración, el sistema puede detectar que ese cambio afecta a determinados platos y alertar al responsable para que pueda actuar cuanto antes.
Y eso cambia la pregunta. Ya no es solamente: «¿Cuánto he vendido hoy?», es «¿qué ha cambiado hoy en mi negocio y qué debería hacer al respecto?». Además, ya existen modelos predictivos capaces de anticipar determinadas necesidades de compra utilizando históricos y patrones de consumo. El siguiente paso será cruzar mucha más información: demanda, meteorología, calendario, eventos, comportamiento histórico y evolución de precios.
Incluso factores externos pueden acabar teniendo un impacto en la gestión. Una situación geopolítica puede afectar a una materia prima semanas o meses después. La tecnología puede ayudarnos a anticiparlo. Pero no se trata de que una IA decida automáticamente subir un plato. Se trata de que el restaurante tenga información suficiente y con suficiente antelación para poder decidir. La ventaja competitiva no estará solamente en saber lo que está pasando. Estará en enterarse antes que los demás de lo que puede pasar.
MuyPymes: MindChef utiliza IA para automatizar tareas como escandallos, actualización de costes o análisis del negocio. ¿Dónde está el límite entre automatizar la gestión y mantener el criterio y la experiencia del chef o del propietario?
Daniel Fontanet: Para nosotros, el límite está muy claro: la tecnología no tiene que sustituir al hostelero;
tiene que darle mejores herramientas para decidir. Pero antes de hablar de IA, hay un paso previo del que se habla muy poco: poner orden en el negocio. Vemos muchos restaurantes que quieren incorporar un software, automatizar procesos o empezar a utilizar inteligencia artificial, pero que todavía tienen dificultades para ordenar su propia información y sus procesos internos.
En hostelería parece que nunca puedes parar. Siempre hay algo urgente, un problema que resolver, un proveedor al que llamar o un fuego que apagar. Se vive muchas veces en una dinámica de estrés constante, como si ir todo el día de un lado a otro, como pollo sin cabeza, fuese parte inevitable del oficio. Si no tienes orden, la tecnología puede ayudarte a hacer más rápido las cosas, pero no necesariamente a hacerlas mejor.
Primero necesitas entender qué ocurre en tu negocio, tener unos procesos mínimamente organizados y saber qué información necesitas para tomar decisiones. A partir de ahí, la automatización y la IA pueden multiplicar tu capacidad de gestión.
Y aquí haría otra puntualización: nos gusta hablar de IA porque es una tecnología extraordinariamente potente y estamos viviendo un momento de enorme innovación, pero no todo tiene que ser IA. A veces, lo que necesitamos es conectar información, automatizar un proceso o acelerar una tarea que antes llevaba horas.
Porque hay algo que una IA, por sí sola, no conoce: el contexto. El chef conoce su cocina. El propietario conoce a sus clientes, su barrio, su equipo, sus proveedores y la identidad que quiere construir. Tiene una experiencia acumulada que difícilmente puede entender un sistema si no le damos ese contexto.
¿Llegaremos algún día a sistemas capaces de comprender y gestionar cada vez más aspectos del negocio? Seguramente. Pero nuestro objetivo no es sustituir el criterio del hostelero, sino ayudarle a utilizar mejor su tiempo y su experiencia.
Primero, poner orden. Después, automatizar. Y siempre, decidir con información. Ese es nuestro enfoque: que el hostelero pueda seguir siendo hostelero, con su experiencia y su criterio, pero sin tener que vivir permanentemente apagando fuegos ni tomar decisiones importantes a ciegas.
MuyPymes: Uno de los grandes argumentos de la digitalización es recuperar tiempo. ¿Qué tareas administrativas deberían desaparecer o reducirse drásticamente en un restaurante gracias a la IA durante los próximos años?
Daniel Fontanet: Aquí tenemos que entender primero cómo vive muchos días el propietario de un restaurante. Es una persona que está prácticamente 24 horas pendiente del negocio. Está apagando fuegos constantemente: un empleado que falta, un proveedor que no llega, un cliente, una avería, una incidencia en cocina, una factura, una compra…
El problema es que acaba apagando también fuegos que no debería estar apagando. Pequeñas tareas administrativas que parecen insignificantes, pero que, acumuladas, pueden consumir horas cada semana: revisar información, comparar costes, comprobar facturas, actualizar datos, analizar por qué ha cambiado un margen o buscar dónde está una desviación. Ese tiempo tiene un coste enorme. Por eso, para nosotros, el objetivo no es que el propietario pase más tiempo delante de un ordenador. Es exactamente lo contrario.
Nos gustaría que pudiera dedicar entre 10 y 20 minutos al día a revisar la información realmente importante y tomar decisiones rápidas. Algo como: «Esto ha cambiado». «Esto no es rentable». «Este proveedor ha modificado sus condiciones». «Aquí estás perdiendo margen». «Esto merece tu atención». La tecnología debería conseguir que el propietario apague los fuegos que realmente necesita apagar y deje de perder tiempo en los pequeños incendios administrativos que una máquina puede detectar, analizar y preparar mucho mejor.
MuyPymes: Habéis trabajado con restaurantes que han descubierto que algunos de sus platos más vendidos no tenían el margen que pensaban. ¿Hasta qué punto disponer de mejores datos puede cambiar una carta, una política de precios o incluso el modelo de negocio de un restaurante?
Daniel Fontanet: Puede cambiar una carta, una política de precios y, en algunos casos, puede cambiar la decisión más importante de todas: si merece la pena seguir con ese negocio. Cuando empiezas a ver los números de verdad, a veces descubres que el problema no es solo cómo se gestiona el restaurante, sino que el propio modelo de negocio no es viable con
sus costes, precios y estructura actuales.
Puedes tener una carta demasiado compleja, unos costes estructurales demasiado altos, determinados platos que requieren demasiado trabajo para el margen que generan o una política de precios que ya no tiene sentido con los costes actuales Y eso puede obligarte a replantearlo todo. Nos ha ocurrido con negocios que, después de analizar su situación, han tomado la decisión de cerrar porque el modelo no era viable.
Y aunque pueda parecer paradójico, para nosotros también es un resultado positivo. Porque nuestro objetivo no es que un restaurante siga siendo cliente de MindChef a cualquier precio. Nuestro objetivo es que tenga información para tomar la mejor decisión posible.
Ese restaurante dejó de ser cliente nuestro, pero nos recomendó a compañeros de profesión que estaban pasando por problemas similares. Para mí, eso dice mucho más de una herramienta que cualquier cifra de ventas. Porque la rentabilidad no consiste en vender más. Consiste en construir un negocio que tenga sentido desde el punto de vista económico y financiero.
MuyPymes: Existe la percepción de que este tipo de herramientas están pensadas sobre todo para grandes cadenas. ¿Cómo se puede hacer que la IA sea realmente útil, sencilla y rentable también para el restaurante independiente?
Daniel Fontanet: Precisamente el restaurante independiente es probablemente quien más puede beneficiarse de esta tecnología. Una gran cadena puede tener departamentos financieros, analistas, responsables de compras o personas dedicadas a estudiar los datos. En el restaurante independiente, muchas veces es el propio propietario quien tiene que asumir todas esas funciones, y no tiene tiempo para aprender sobre tecnología.
Quiere gestionar su negocio con tranquilidad. Quiere saber que sus números están controlados, que si algo cambia se va a enterar y que puede tomar decisiones con información fiable.
La tecnología tiene que adaptarse a su forma de trabajar y desaparecer de su día a día todo lo posible. No queremos que el hostelero tenga que aprender cómo funciona un algoritmo. Queremos que pueda recibir una respuesta clara a una pregunta sencilla.
Y aquí creo que está una de las grandes oportunidades de la IA: democratizar capacidades que hasta ahora estaban reservadas a empresas con equipos y recursos mucho mayores. La mejor tecnología para un restaurante independiente no será la que tenga más funcionalidades. Será la que consiga que el propietario piense: «Por fin sé qué está pasando en mi negocio sin tener que dedicarle media vida a averiguarlo».
MuyPymes: Si miramos cinco años hacia adelante, ¿cómo imagináis la gestión de un restaurante? ¿Llegaremos a sistemas capaces de anticipar compras, demanda, costes, desperdicio y rentabilidad y recomendar al hostelero qué decisiones tomar cada día?
Daniel Fontanet: Creo que vamos a llegar mucho más lejos de lo que hoy estamos imaginando. De hecho, algunas de esas capacidades predictivas ya existen. Podemos utilizar históricos de ventas y patrones de consumo para anticipar determinadas compras y necesidades. Pero creo que eso es solamente el principio.
El verdadero salto llegará cuando podamos predecir con mayor precisión qué demanda va a tener un restaurante y qué factores pueden influir en ella. Qué tiempo va a hacer. Si va a llover. Si hay un evento cerca. Cómo se ha comportado históricamente la demanda en situaciones similares. Qué productos van a necesitarse en mayor cantidad y cómo están evolucionando sus precios.
Toda esa información puede ayudar al hostelero a anticiparse: comprar mejor, ajustar sus necesidades, reducir mermas y evitar tanto el exceso de producto como quedarse corto en un momento de mucha demanda. En definitiva, adaptar los costes a lo que realmente va a necesitar el negocio, en lugar de reaccionar cuando el problema ya se ha producido.
Se habla mucho de los precios dinámicos, como ocurre en la aviación o en los hoteles. Personalmente, no creo que trasladar ese modelo directamente a la restauración sea la solución. El cliente de un restaurante es especialmente sensible a los cambios de precio, y modificarlo constantemente puede generar desconfianza y perjudicar la fidelización.
Creo que la tecnología tiene una oportunidad mucho más interesante: ayudar al hostelero a conocer mejor a sus clientes, fidelizarlos y generar más volumen, sin perder de vista el control de los costes y los márgenes. Saber qué demandan, cuándo vuelven, qué productos funcionan mejor y cómo adaptar la oferta puede ayudar a vender más, pero también a hacerlo de una forma económicamente sostenible.
Me gustaría que el software se convirtiera de verdad en el back office del restaurante. No otro programa que el propietario tenga que abrir y consultar, sino un sistema en el que todo el negocio esté conectado y que sea capaz de anticipar lo que puede ocurrir y explicar qué conviene revisar. Un sistema al que puedas preguntarle: «¿Cómo estamos?». Y que te responda: «La demanda prevista para este fin de semana es superior a la habitual. Estas son las compras que deberías revisar»; «Este producto está subiendo de precio y estas son las recetas de tu carta que pueden verse afectadas»; «Estás comprando más de lo que necesitas de este ingrediente»; «Este plato está vendiendo bien, pero su margen se está reduciendo»; «Si mantienes esta tendencia, dentro de unas semanas podrías tener un problema de rentabilidad». Y, más adelante, que también sea capaz de recomendarte acciones concretas para anticiparte a esos problemas.
No imagino un restaurante gestionado por robots, ni un negocio en el que los precios cambien constantemente en función de un algoritmo. Imagino algo mucho más interesante: un hostelero que conoce mejor su demanda, controla sus costes y tiene detrás un sistema capaz de anticipar lo que viene y ayudarle a decidir.
