Viernes , 9 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • ¿Estresado en el trabajo? La culpa es del email

    ¿Estresado en el trabajo? La culpa es del email

    Un nuevo término empieza a sonar con fuerza tras la realización de un reciente estudio: “telepressure“, acuñado por la creadora del mismo, Larissa K. Barber, profesora asistente de psicología en la Universidad de Illinois, quien asegura que el correo electrónico es el causante de que muchos trabajadores padezcan de estrés. Telepressure viene a ser como la obligación de responder a todos los correos electrónicos relacionados con el trabajo en el momento de recibirlos, no importa a qué hora del día. Al hacer esto, Barber dice, que nos estamos exponiendo a los factores de estrés del lugar de trabajo cuando estamos en casa.

    El estudio recogió los datos de 303 personas que informaron de la frecuencia con que responden al correo electrónico durante los días laborables, fines de semana, días de vacaciones y días de baja por enfermedad. Los investigadores también hicieron que los participantes comunicaran los dos mensajes más recientes que habían enviado en respuesta a correos electrónicos entrantes. Como resultado, el estudio reveló, que los empleados que respondían a los correos electrónicos tenían una peor calidad del sueño y eran más propensos a faltar al trabajo por motivos de salud.

    Barber afirma, que una obsesión por responder al correo electrónico también puede afectar a la productividad de los empleados. En lugar de zambullirse en las tareas de trabajo más grandes, acaban distraídos y poco centrados.

    Establecer políticas de la empresa o de equipo puede ayudar, dijo Barber. Los jefes deben determinar los tiempos a la hora de contestar al correo electrónico. Por ejemplo, que los empleados respondan sólo a un mensaje recibido durante la jornada laboral o a las 48 horas de recibirlo en fin de semana. En lugar de solicitar información “lo antes posible”, los gerentes deben indicar un plazo preciso en sus consultas. Y si un gerente manda un correo electrónico no urgente a la 1 de la madrugada, debe explicar que no espera que el destinatario responda de inmediato.

    Pero el de Barber no es el único estudio que relaciona el nivel de estrés con el uso del correo electrónico, también lo hace un estudio realizado en la Universidad de Loughborough, Reino Unido. El estudio realizado a 30 funcionarios encontró que los síntomas de estrés aumentaron un 83% durante el uso habitual de correo electrónico, llegando incluso al 92% cuando se habla por teléfono y se utiliza el correo electrónico al mismo tiempo.

    Según el profesor Tom Jackson, autor del estudio, la clave está en que “el cerebro sólo puede ocuparse de ocho a doce tareas a la vez y si usted no puede cerrar esas tareas, la persona comienza a sobrecargarse y a fatigarse”.

    Jackson también recalca la importancia de los smartphones como uno de los factores de aumento de estrés pues “los dispositivos multifuncionales como Blackberrys y iPhones permiten que los trabajadores sean accesibles las 24 horas del día, como nunca antes lo habían sido, debido a esto, es probable que haya un aumento en los niveles de estrés”.

    Teniendo esto en cuenta, dejamos algunas ideas para ayudar a hacer un uso más eficiente del correo electrónico, automatizar algunas tareas, liberar algo de tiempo y, en definitiva, reducir un poco el estrés que el email produce.

    Hacer uso de plantillas

    Teniendo en cuenta que para muchas tareas solemos escribir el mismo tipo de mensaje, podemos ahorrar mucho tiempo si en lugar de escribir todo desde cero aprovechamos la opción de armar una plantilla del mensaje. Por ejemplo, se pueden hacer plantillas para:

    • emails que envías para presentarte como profesional y dar a conocer lo que haces
    • emails para presentar a tu empresa
    • Cuando tengas que hacer seguimiento de cobros
    • Cuando tengas que enviar algún presupuesto o propuesta sobre tus servicios
    • Para cualquier otra tarea que implique siempre mandar el mismo tipo de mensaje

    Insertar la firma de manera automática

    Para ahorrarte tiempo, puedes configurar una firma que se insertará automáticamente al final de cada correo que redactes. Es recomendable que la firma sea breve, por ejemplo los datos que presenta son los siguientes: nombre y apellido, puesto dentro de la empresa, y la dirección web de la empresa. Puedes agregar algún otro dato más, pero en lo posible trata de que también la firma se vea agradable y tenga información de valor o de utilidad para la persona que recibe tus correos.

    Usar filtros

    Es común que con el paso del tiempo, recibas correos de Newsletters a los que te hayas suscrito, notificaciones de Facebook, de Twitter o de cualquier otro servicio en el que tengas una cuenta. Esto hace que en cierta forma tu bandeja de entrada se salga de control.

    Para solucionar esto, es recomendable usar algunos filtros, etiquetas o hacer uso de la “desuscripción de los boletines que no lees”, para que estos mensajes no lleguen directamente a la bandeja de entrada, pero sí se archiven. También puedes desactivar las notificaciones de las redes sociales, así no se te avisa cada vez que sucede un evento.

    Tratar de procesar todos los correos

    Hay una técnica conocida como “Inbox 0” y la idea que propone es la de procesar todos los emails para que tu bandeja de entrada quede limpia. De este modo, con cada email que recibas, puedes aplicar una acción a seguir: se elimina, se archiva para responder más tarde, se responde en el momento, se marca como spam, se aplica un filtro, se pasa a la lista de tareas, lo que quieras hacer.

    Con este hábito siempre mantendrás cierto orden sobre tu bandeja de entrada. Si por ejemplo tratas de aplicar la idea de revisar el correo unas pocas veces al día, cada vez que ingreses, puedes intentar aplicar la técnica del Inbox 0 para ver como te sientes.

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