Domingo , 4 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Zoho: la revolución de la ofimática en la red

    Zoho se ha convertido por derecho propio en la suite de ofimática y productividad on-line más importante del momento. No solo incluye herramientas ofimáticas sino que también otras para gestionar nuestras facturas, crear páginas web o incluso herramientas de marketing como un CRM.

    Al ser la mayoría de las aplicaciones gratuitas, podemos gestionar una pequeña oficina sin necesidad de gastarnos un euro en licencias y suites ofimáticas que en realidad no son mejores que lo que Zoho ofrece.

    Zoho Writer, Sheet y Show

    Cuando hablamos de editores de texto on-line, muchos tenemos en mente Google Docs: un editor simple y funcional, útil para muchos usuarios pero que evidentemente tiene muchas áreas en las que cualquier procesador de textos tradicional le supera. Sin embargo, esta sensación desaparece completamente con el potentísimo Zoho Writer, un completo procesador de textos que recuerda a Office en casi todos sus aspectos.

    Presentado en forma de pestañas, tenemos a disposición todas las funciones clásicas de un procesador de textos, y otras avanzadas, de tal forma que podemos afirmar que este procesador se comporta on-line de la misma forma que otras suites tradicionales como OpenOffice o Lotus Symphony del que ya hablamos hace unas semanas.

    Lo mejor sin duda, son sin dudas sus opciones de colaboración on-line, así como la posibilidad de compartir documentos, enviarlos por e-mail desde la misma aplicación, descargárnolos en múltiples formatos, atribuirles tags, crear plantillas, etc. Además, si tenemos instalado Google Gears podremos trabajar con Zoho de forma local, de forma que se sincronizarán nuestros cambios cada vez que nos conectemos a Internet.Además de procesador de textos, tenemos a uestra disposición una hoja de cálculo (Zoho Sheets) y una herramienta para realizar presentaciones (Zoho Show). Ambas son muy similares a Writer en su concepción y técnicamente nos han gustado más que sus correspondientes en Google Docs.

     

     

    Zoho Projects

    Zoho Projects es lo que en realidad debería ser Google Sites si el gigantes de Silicon Valley se hubiese tomado su aplicación en serio. Nada más entrar en Projects, nos asigna Zoho nos asigna una URL con la que podemos empezar a trabajar de forma virtual. Pero ¿qué es lo que podemos hacer? Muchas cosas:

    Definir las tareas de un proyecto y actualizar cada tarea con comentarios a medida que se progresamos. Dichas tareas podemos agruparlas en distintas “listas relevantes” e incluso establecer dependencias entre las mismas.

    Podemos dividir nuestro proyectos en distintos objetivos, planificando además “fechas de entrega” gracias a la vista calendario que nos proporciona la plaicación. Además, podemos cargar desde la web de nuestro proyecto, todos los documentos que hemos elaborado y que están relacionados con el mismo (textos, pdf, hojas de cálculo etc). Una vez cargados podemos gestionarlos desde un único punto centralizado.

     

     

    Ofrece distintas herramientas gráficas para informarnos sobre el estado de un determinado proyecto. En este sentido, podemos por ejemplo programar reuniones virtuales entre los participantes, realizar un seguimiento del tiempo empleado en cada tarea, seguir el trabajo que han realizado los distintos integrantes del trabajo, etc.

    También tenemos la posibilidad integrar elementos multimedia como vídeos de Youtube, así como foros de discusión y otras herramientas de colaboración. Además, tiene soporte de correo electrónico de forma que se informa a cada integrante de un equipo por e-mail sobre cuando empieza una nueva tarea en la que tiene que participar o si se encuentra próximo a la fecha límite de entrega.

    Zoho Planner

    Una de las herramientas más útlies para autónomos y profesionales. Planner es una herramienta que integra varias de las bondades de los servicios Web 2.0. Como su nombre indica, se trata de un planificador personal, que potencia la capacidad de una agenda tradicional.

    En este sentido, podemos definir un pequeño objetivo o proyecto, a partir del cual podemos asignar tareas relacionadas con el mismo, documentos asociados, establecer reuniones y citas relacionadas con algunas de las tareas, añadir notas o incluso compartir nuestro planning. En cierta forma recuerda mucho a Google Calendar, aunque mientras que el primero nos parece que es apto para cualquier tipo de usuario, Planner tiene una vocación marcadamente empresarial.

     

     
    Otras herramientas
     
    Además de las descritas hasta ahora, Zoho tiene muchas otras herramientas que, organizadas de forma centralizada suponen en la práctica que podemos llevar toda la gestión de nuestro negocio desde un único punto. Algunas como Zoho CRM (Customer Relationship Manager) son de pago.
     
    Nos han gustado sin embargo por su facilidad de uso y porque responden a las necesidades de micropymes y autónomos herramientas como Zoho Invoice, con las que podremos gestionar nuestras facturas;  Zoho Meeting, una aplicación especializada en videoconferencias, o Zoho Docs, un espacio centralizado de gestión de documentos ya sean los creados con alguna de las múltiples aplicaciones Zoho o bien otros que podemos subir a la red como vídeos, música, etc.
     
    Frente a estas poderosas aplicaciones encontramos otras más sencillas pero igualmente útiles como Zoho Creator (para crear páginas web) Zoho Notebook (un gestor de notas) o Zoho Wiki (con la posibilidad de crear wikis públicos o privados).
     
    En definitiva Zoho es prácticamente todo lo que necesitamos para gestionar una pequeña oficina sin tener necesidad de instalar en nuestros equipos varios programas y suites ofimáticas. De hecho en MuyPymes consideramos que, a menos que necesitemos funcionalidades muy avanzadas en alguno de los campos, esta suite se adapta a la perfección a todos nuestros requerimientos. 

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