Los correos electrónicos se han convertido en otra forma de comunicación dentro de las empresas tan habitual como puede ser una llamada o una reunión. No obstante, muchos todavía mandan transfieren su experiencia personal en e-mails al ámbito laboral. Sin embargo, los correos que se mandan dentro de los negocios deben ser muy diferentes a los personales.
Todo ha cambiado con la llegada de los correos electrónicos. Tanto es así que se han convertido en una habitual fórmula para contactar, hacer negocios o atender a los clientes. De ahí que tengamos que evitar algunas pautas que nos muestran en The Best Article Every Day.
- Mayúsculas: pese a que en la escritura tradicional las mayúsculas se pueden usar para muchas cosas, en el caso de los correos electrónico es diferente. El uso de mayúsculas en una frase denota una llamada de atención que se podría traducir en un grito. De ahí que no sea conveniente utilizarlas a no ser que sea un acrónimo, nombre propio o similares.
- Fuente: puede que en nuestro Hotmail personal nos encante utilizar la fuente Comic Sans pero estamos en el trabajo. Por ello, lo mejor es escoger una fuente predeterminada que sea sinónimo de seriedad y/o elegancia. Times New Roman o Arial son buenas elección pero hay muchas más.
- Emoticonos: aunque estos símbolos son muy divertidos se deben evitar en los correos electrónicos empresariales a no ser que se hable en un tono muy informal con alguien muy conocido. En el resto de caso, sobre todo, en los primeros contactos dan una imagen poco seria de la empresa que se debe evitar.
- Fallos: aunque debido a la rapidez de los e-mails podemos tener fallos en la escritura, no está de más que repasemos nuestra ortografía y concordancia de las frases. Tenemos que pensar que muchos primeros contactos con clientes, proveedores o socios se hacen por este medio y debemos causar una buena impresión. En este sentido, también debemos revisar la firma o el propio nombre del correo para saber que todo está perfecto.
- Lenguaje: no es lo mismo hablar con nuestros amigos de la última salida nocturna, que dirigirnos a un cliente. Si esto lo tenemos claro en un cara a cara, también debe estarlo vía e-mail. El tono con el que no dirigamos dependerá de la relación pero siempre tendrá que ser cordial y muy correcto.
- Interrupciones: al escribir podemos tener en mente varias ideas. No obstante, debemos ser ordenas y evitar interrumpir una idea con otra para no producir confusión en el receptor.
- Coherencia: al hilo del anterior fallo debemos ser coherentes en nuestra escritura. Sólo así conseguiremos que el receptor se quede claramente con la idea que queremos transmitir.
- Superabundancia: el e-mail es una forma de contacto rápida e inmediata pero eso no quiere decir que tengamos que escribir 40 e-mails a la misma persona. Dependiendo del caso se puede usar otros recursos (teléfono, reunión…) que no agobien.
- Imágenes Clip-art: las tradicionales imágenes prediseñadas que vienen incluidas en algunas soluciones de ofimática son un recurso un poco arcaico. Si bien antes eran una gran opción, actualmente Internet nos ofrece un abánico de posibilidades mucho más amplio. Así, lo mejor es huir de estas imágenes que los usuarios tienen demasiado vistas.
- Forma de contacto: ¿es el e-mail una buena herramienta de contacto? La respuesta es depende. En algunos casos es la mejor forma de comenzar pero quizás un café, una reunión o una llamada de teléfono puedan proseguir a este inicio de la relación comercial, sobre todo, si queremos vender algo o mostrar un nuevo servicio. En esos casos es mejor el cara a cara para poder ver el feedback de los usuarios.
Así vemos que en los correos electrónicos debe primar la seriedad y elegancia ya que, ante todo, somos los representates de una entidad corporativa que se comunica a través del correo electrónico.
