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Jueves, 11 Agosto 2022

Digitalización

KYOfactura: digitalización integral de Kyocera

Kyocera ha presentado esta mañana lo que han denominado como «la primera solución integral de digitalización certificada de facturas» , con la que quieren ofrecer a las empresas un producto que incluye las tres fases del proceso: el hardware, el proceso de certificación y el software de gestión.

Víctor Rodríguez, jefe de producto de hardware de Kyocera ha destacado durante la presentación que se trata «de la única solución que ofrece una respuesta integral a las necesidades de las empresas» permitiéndoles importantes ahorros de espacio y dinero.

La Agencia Tributaria exige a las empresas que conserven todas las facturas durante un período mínimo de cinco años, y aconseja extender este periodo hasta los 15 años en caso de que se quiera resolver cualquier tipo de litigio en los tribunales, lo cual puede suponer para muchas empresas un pequeño desafío logístico (y presupuestario) que empresas como Kyocera quieren solucionar gracias a su oferta de digitalización KYOfactura Proveedores

Víctor Rodríguez ha puesto cifras a este desafío, y en su opinión una empresa que reciba una media de 300 facturas al mes, necesitaría destinar unos «5 metros cuadrados al año para almacenar y clasificar todo ese material impreso», espacio que puede llegar a representar la nada desdeñable cifra de 1.000 euros al año.

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Por otro lado, según el responsable de Kyocera también hay que tener en cuenta el tiempo que se emplea en procesar una factura de papel, frente al que se emplea a la hora de la gestión electrónica de las mismas. Así mientras en el primer caso, Rodríguez estima un tiempo aproximado de 13 minutos para procesar una factura tradicional, reduce este margen de tiempo hasta los 3 minutos en el caso de la factura digitalizada.

Si en principio todo parecen ventajas… ¿Por qué no son tantas las empresas que optan por este modelo de gestión? Tal y como explica Rodríguez, hasta ahora las empresas que querían optar por este sistema se veían obligados a lidiar con tres proveedores distintos: el de hardware (que proporciona el escáner), la entidad que certifica la factura, y el de software (que gestiona este tipo de documentos). Como consecuencia la instalación, gestión y mantenimiento del proceso se volvía complicado, y especialmente farragoso a la hora de ofrecer un soporte eficaz.

El camino que abre KYOfactura Proveedores

El responsable de Kyocera asegura que con su nueva solución se eliminan todos estos problemas ya que la oferta incluye «el dispositivo, el controlador, el software de digitalización y el certificado, todo ello ofrecido por un mismo partner, por lo que las empresas ya no tienen que lidiar con múltiples proveedores para un mismo producto».

Por parte de Kyocera se ofrece a las empresas el acceso a un catálogo amplio de equipos multifunción, en el que se integran las soluciones que aportan otras dos empresas: Camerfirma (certificación de las facturas) e Indenova (software de digitalización y gestión).

De esta forma, todo comienza con el escaneo del documento, momento en el que el sistema añade la firma electrónica y el sello de tiempo opcional. Posteriormente la factura pasa a formar parte de la base de datos con su información asociada, sobre la que se puede incluir manualmente la fecha de digitalización, el número de factura, el CIF y/o nombre del emisor, la base imponible, etc.

A partir de aquí la factura se integra en un sistema de almacenamiento de información sobre el que se pueden realizar búsquedas avanzadas a través de diversos criterios, lo que simplifica enormemente la detección de documentos.

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