En la era de la información, los datos y los documentos son activos vitales para las empresas. El ideal sería conseguir tener una visibilidad 360 de todo lo que sucede dentro y fuera del perímetro de la empresa relacionado con sus actividades. Sin embargo, en las empresas gestionadas de manera tradicional, en la que cada área maneja su documentación por separado y en gran medida en papel, estos recursos valiosos están dispersos en diferentes departamentos, sin una conexión coherente entre ellos.
Este enfoque fragmentado a menudo conduce a la creación de silos de datos aislados, lo que limita la capacidad de los departamentos para comprender y colaborar en las actividades de los demás y, además, es un obstáculo insalvable para obtener una visión global sobre el funcionamiento de la empresa.
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Sistemas de gestión documental para conseguir una visibilidad 360
La solución a este problema radica en la implementación de un sistema de gestión documental (SGD). Un sistema de gestión documental como DocuWare permite capturar, almacenar, gestionar y rastrear documentos y datos electrónicos dentro de una organización. Al centralizar todos los documentos y datos, un SGD elimina los silos de información, protege los documentos, añade una capa de trazabilidad digital y proporciona una visibilidad 360 de lo que está sucediendo dentro de la empresa.
Por otra parte, dado que hoy en día cualquier departamente de una empresa puede generar y recibir grandes cantidades de datos individuales, la información de valor procede de la agregación de múltiples datos, por lo que definir flujos de información claros y únicos es el mejor camino para garantizar la calidad de los datos, individuales y agregados.
La tecnología de DocuWare no solo es un paso decisivo para conseguir la visibilidad 360 y la colaboración, sino que también produce grandes aumentos en la eficiencia y la productividad. Al tener todos los documentos y datos en un solo lugar, los empleados pueden acceder y compartir información de manera más rápida y fácil con la certeza, además, de que lo hacen sobre la versión final de la documentación, eliminando malentendidos y trabajo duplicado. Esto reduce el tiempo dedicado a buscar información y permite a los empleados concentrarse en tareas más productivas.
Además, un SGD también mejora la seguridad de la información. Al centralizar la documentación ya sea en un repositorio propio o en el Cloud seguro de DocuWare, es infinitamente más fácil definir y controlar quién tiene acceso a qué información. Esto reduce el riesgo de pérdida o robo de información y garantiza que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información considerada sensible.
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Un sistema de gestión documental también facilita el cumplimiento de las regulaciones, un aspecto que, en determinados sectores, puede ser realmente complejo. Muchas industrias tienen regulaciones estrictas sobre cómo se deben manejar y almacenar los documentos y datos. Un SGD puede ayudar a las empresas a cumplir con estas regulaciones al proporcionar un registro de auditoría de todas las actividades relacionadas con los documentos y datos.
Finalmente, un SGD también proporciona una base para la toma de decisiones basada en datos. Al tener todos los documentos y datos en un solo lugar, eliminando la inconsistencia entre versiones, las empresas pueden analizar esta información para obtener insights valiosos. Esto es una gran ayuda para que los gestores de una empresa puedan tomar decisiones más informadas y a mejorar sus operaciones y estrategias.
En conclusión, la implementación de un sistema de gestión documental es un avance fundamental para las empresas. No solo elimina los problemas asociados con los silos de datos aislados, sino que también proporciona una serie de beneficios, como mejorar la eficiencia, la productividad, la seguridad de la información, el cumplimiento de las regulaciones y la toma de decisiones basada en datos. En última instancia, un SGD proporciona una visibilidad 360 de lo que está sucediendo dentro de la empresa, lo que permite a las empresas operar de manera más efectiva y eficiente.
