Cuando una empresa crece, muchas cosas que al principio funcionan de forma sencilla empiezan a complicarse. La gestión de personas es una de ellas. Lo que con una plantilla pequeña puede resolverse con procesos manuales, herramientas dispersas o soluciones independientes acaba convirtiéndose en una carga cuando aumenta el número de empleados.
Eso fue precisamente lo que empezó a suceder en Refinery89, una compañía AdTech con sede en Madrid y más de 70 empleados, especializada en ayudar a publishers a monetizar su inventario publicitario y a los anunciantes a maximizar sus campañas en Europa y Latinoamérica.
A medida que la compañía fue creciendo, su modelo tradicional de beneficios para empleados comenzó a quedarse pequeño. No porque faltaran ventajas, sino porque su gestión estaba cada vez más descentralizada y resultaba menos cómoda tanto para Recursos Humanos como para las personas que tenían que utilizarlas.
El reto, por tanto, no consistía simplemente en ofrecer más beneficios. Refinery89 necesitaba algo bastante más importante: hacerlos fáciles de gestionar, entender y utilizar.
De varios procesos a una única plataforma
La solución llegó de la mano de Pluxee, empresa líder en beneficios para empleados con la tecnología de referencia, y concretamente, con su solución multi-beneficios Cobee by Pluxee, una plataforma que permite centralizar diferentes beneficios para empleados en un mismo entorno.
El objetivo era doble. Por un lado, simplificar la carga operativa del departamento de Recursos Humanos. Por otro, mejorar la experiencia de los trabajadores, evitando que tuvieran que moverse entre diferentes herramientas o procedimientos para gestionar sus beneficios.
Desde la aplicación, los empleados pueden acceder a distintas opciones de retribución flexible, entre ellas comida, transporte, seguro médico o bienestar físico. Cada persona puede elegir qué beneficios encajan mejor con sus necesidades y con su situación personal.
Ese componente de personalización es especialmente relevante para cualquier pyme. No todos los empleados valoran lo mismo ni tienen las mismas prioridades. Para una persona puede ser importante el transporte, mientras que otra puede dar mayor valor al seguro médico o a determinadas opciones relacionadas con el bienestar.
En lugar de diseñar un paquete rígido para toda la plantilla, la empresa proporciona un entorno en el que cada trabajador puede configurar parte de su experiencia.
Que el empleado sepa qué tiene y cuánto ahorra
Hay además un detalle sencillo, pero importante: hacer visibles los beneficios. Uno de los problemas habituales de los planes de compensación es que la empresa puede estar realizando una inversión que el empleado termina percibiendo poco. Si utilizar un beneficio resulta complicado o el trabajador no sabe exactamente qué tiene disponible, su valor se diluye.
Con la aplicación de Cobee by Pluxee, cada persona puede consultar el presupuesto que le queda disponible, cómo se distribuye entre las distintas opciones y cuánto ha ahorrado.
“Cada vez que entro puedo comprobar cuál es el presupuesto que me queda, cómo se distribuye entre los distintos beneficios y cuánto he ahorrado a lo largo del mes. Eso me ayuda a organizar mejor mis gastos”, explica Néstor Rodríguez, Senior Business Development LATAM de Refinery89.
Para la empresa también existe esa visibilidad. El departamento de Recursos Humanos dispone de un dashboard desde el que puede controlar la utilización de los beneficios, gestionar altas y bajas y medir el retorno del plan.
El dato que demuestra la adopción: cerca del 90%
Una plataforma puede incluir muchas funcionalidades, pero en este tipo de proyectos existe una métrica que termina siendo decisiva: que los empleados realmente la utilicen.
En el caso de Refinery89, alrededor del 90% de los empleados en España utiliza actualmente la plataforma.
Es un dato especialmente significativo porque uno de los principales riesgos de implantar una nueva herramienta interna es precisamente la falta de adopción.
“Desde que implementamos Cobee by Pluxee, la acogida ha sido muy positiva. Creo que es algo que si el día de mañana dejáramos de tener se notaría mucho”, asegura Anaakai Dall’Orso, HR Manager de Refinery89.
La compañía considera que el sistema se ha convertido así en una pieza importante de su propuesta de valor al empleado.
Menos gestión para RR. HH., más autonomía para la plantilla
Para una pyme, uno de los aspectos más interesantes del caso es la reducción de la carga administrativa.
Las pequeñas y medianas empresas no siempre disponen de grandes equipos de Recursos Humanos. En muchos casos, unas pocas personas deben encargarse simultáneamente de selección, contratación, administración, nóminas, formación y atención a la plantilla.
Centralizar la gestión de los beneficios permite reducir parte de ese trabajo operativo. En Refinery89, el área de Recursos Humanos ha pasado a disponer de toda la información en una única plataforma, lo que ha simplificado tareas que anteriormente estaban más fragmentadas.
Al mismo tiempo, el empleado gana autonomía. Puede consultar directamente sus beneficios, controlar el presupuesto disponible y gestionar sus propias opciones sin depender continuamente del departamento de RR. HH.
Para una empresa en crecimiento, esa combinación resulta especialmente interesante: menos gestión administrativa por un lado y una experiencia más sencilla para el trabajador por otro.
Los beneficios como herramienta para retener talento
El caso también muestra cómo la gestión de beneficios puede ir más allá de una simple ventaja salarial.
Refinery89 considera que la plataforma ha contribuido a reforzar el vínculo con la empresa y a mejorar la adopción de su modelo de beneficios. “Conseguir que las personas te elijan cada día, entre todos los factores que pueden valorar, es algo muy importante a la hora de trabajar”, resume Anaakai Dall’Orso.
La reflexión resulta especialmente válida para las pymes, que en muchas ocasiones compiten por talento con organizaciones que pueden ofrecer salarios más elevados o estructuras profesionales de mayor tamaño.
En ese escenario, factores como la flexibilidad, el bienestar o una buena experiencia de empleado pueden convertirse en elementos de diferenciación.
Refinery89 también destaca la evolución continua de la plataforma de Pluxee como uno de los puntos positivos del proyecto. La herramienta incorpora nuevas funcionalidades y mejoras dirigidas a facilitar su uso. “Continuamente la están mejorando y cada vez ofrecen nuevas herramientas para que resulte más fácil e intuitiva”, explica la responsable de Recursos Humanos de la compañía.
Y quizá esta sea otra de las enseñanzas interesantes del caso. Para una pyme, digitalizar un proceso no debería consistir únicamente en sustituir una hoja de cálculo por una aplicación. La verdadera mejora aparece cuando la tecnología consigue eliminar tareas, aportar información útil y facilitar el trabajo tanto a quien administra el sistema como a quien lo utiliza.
En Refinery89, la evolución desde un modelo de beneficios descentralizado a una plataforma única ha permitido simplificar la gestión y, al mismo tiempo, alcanzar una utilización cercana al 90% de la plantilla.
Un ejemplo de cómo una tarea aparentemente administrativa puede convertirse también en una herramienta para mejorar la experiencia de empleado y reforzar la capacidad de una empresa para atraer y conservar talento.
