Domingo , 4 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Principios de GTD: el arte de tomar notas

     

    Cualquier manual de gestión del tiempo os indicará que uno de los pilares de la productividad personal se asienta sobre la recopilación de la información. Una de las herramientas con las que recopilamos información es a través de la toma de notas en encuentros y reuniones.

    La toma de notas no sólo nos ayuda a organizar mejor nuestros proyectos y tareas, sino que además aumenta nuestra concentración y comprensión del problema al que nos enfrentamos, abre nuevos enfoques y estimula nuestra creatividad empresarial.

    Tomar notas mejora nuestra comprensión

    Seguro que a más de uno os ha pasado que en el trancurso de una reunión vuestra mente comienza a divagar, a pensar en lo divertida que fue la película del día anterior o lo que tenéis que comprar para la cena una vez salgáis del trabajo.

    Tomar notas mientras mantenemos una reunión o un encuentro nos ayuda a mejorar nuestra concentración, incrementa nuestro compromiso con las personas que asisten a la misma y puede ser de utilidad para comprender mejor los distintos enfoques, los interrogantes que surgen, las cuestiones que deberían ser clarificadas. Mantiene nuestra mente centrada y de alguna forma impide que nuestros pensamientos escapen “por la ventana” a través de cual entra un sol espléndido.

    Ideas, preguntas, compromiso

    Otro de los grandes beneficios de la toma de notas es que enseguida tenemos un soporte disponible en el que anotar todas las ideas, interrogantes, etc. que se nos ocurren en el transcurso de una reunión. Nuestro cuaderno es además un espacio en el que resumir de forma sucinta lo más importante, indicarnos a nosotros mismos cuáles son las acciones que vamos a tomar una vez haya concluido el encuentro, tomar en consideración temas que vamos a tener que investigar más a fondo, etc.

    Por supuesto muchas personas pueden “anotar en su cerebro” todas estas cuestiones sin tener necesidad de tomar notas, pero es fácil que olvidemos puntos importantes o cuestiones que queremos tratar más adelante. Tan pronto como una idea “aterriza” sobre la mesa de reuniones, puede acabar desapareciendo como si nunca hubiese existido, una vez que nos despedimos de nuestros interlocutores.

     

     

    Una cuestión de actitud

    Cuando tomamos notas, los demás tienen la positiva sensación de que están siendo escuchados de forma activa, que se tienen en cuenta sus puntos de vista. Un cuaderno y un bolígrafo comunican, por sí solos, que lo que se está tratando es importante pues de una u otra forma va a quedar reflejado por escrito. En cierta forma, mejora el tono y el nivel general de la reunión.

    Algunos consejos para la toma de notas

    Tomar notas es una acción muy personal, por lo que no se pueden hacer generalizaciones. Cada uno suele tener un método propio, individual y que le sirve a su propósito. Sin embargo, podemos hacer algunas recomendaciones:

    Utilizar el soporte adecuado: lo ideal es disponer de un cuaderno que utilicemos en exclusiva para esta función. Los folios individuales se pierden con gran facilidad, y en las agendas u otros cuadernos “multipropósito” acabaremos por tener grandes dificultades a la hora de localizar las notas que nos interesan.

    Utiliza símbolos: el objetivo de la toma de notas es no perder el hilo de la conversación mientras que toman. En este sentido la toma de notas ha de ser una actividad rápida y dinámica. Para ello, lo mejor es disponer de una “simbología” más o menos oficial que nos ayude a comprender el significado de las notas que tomamos, y sobre todo la acción que implica cada uno de los apuntes que hemos remarcado. Como hemos comentado antes, cada uno tiene su propio método y el nuestro es el siguiente:

    – Si un elemento es muy importante o significativo le añadimos una estrella o un gran punto.

    – Si un elemento requiere de mayor información o nos plantea dudas, añadimos un signo de interrogación.

    – Si un elemento requiere de un seguimiento posterior, añadimos un cuadrado.

    – Si se trata de una persona distinta la que tiene que hacer el seguimiento, añadimos un círculo y el nombre de la persona.

    Revisión de notas:  tomarnotas no sirve de mucho si luego no empleamos un tiempo específico para “procesarlas”. Puede ser justo después de la reunión o al día siguiente (nunca más tarde). Revisar las notas es crucial no sólo para comprender mejor todo lo que se ha tratado en la reunión sino para planificar mejor nuestras siguientes acciones.

     

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