Muchas empresas además de contar con sus trabajadores habituales suelen confiar en los servicios de colaboradores que, de forma más o menos habitual, prestan sus servicios normalmente bajo una modalidad freelance o como autónomos.
Al no ser personal con el que se tiene un trato diario, en ocasiones surgen problemas de comunicación que pueden solventarse si se toman algunas medidas que mejoran la forma en la que las pymes se relacionan con sus colaboradores a distancia.
Normalmente cuando en MuyPymes escribirmos artículos sobre teletrabajo, solemos ponernos en la piel de la persona que trabaja en su casa. Así, a lo largo de estos meses hemos ofrecido diversos consejos sobre cómo trabajar de forma más eficiente y productiva desde nuestro hogar, o cómo organizar mejor nuestra «oficina casera». Hoy sin embargo, y gracias a la información que nos ha proporcionado Feng Office (suite de productividad on-line analizada en este mismo portal) queremos ponernos en el papel de la pyme que debe lidiar con varios colaboradores externos.
En este sentido, en Feng Office están convencidos que as pequeñas empresas pueden mejorar notablemente la forma en la que manejan equipos de trabajo con colaboradores externos, y teniendo en cuenta la experiencia suministrada por sus propios clientes, nos ofrecen los siguientes consejos:
Sea muy específico en los objetivos de una tarea, pero establezca con claridad las sub-tareas necesarias para alcanzar ese objetivo.
Habitualmente, cuando los colaboradores de nuestro equipo están físicamente cerca, podemos controlar su rendimiento observando su funcionamiento cotidiano. Sin embargo, con colaboradores a distancia, esto se dificulta por lo que los mecanismos de control deben estar asociados a los resultados.
Para ello es necesario dividir el trabajo en pequeñas sub-tareas específicas, para poder controlar el rendimiento a través del cumplimiento de éstas.
Bloquee el acceso a archivos para que no se duplique el trabajo
En la cercanía de una oficina, la comunicación es más fluida. Los integrantes de su equipo de trabajo, antes de realizar una tarea querrán saber si alguien más se está ocupando del tema y les resultará muy sencillo averiguarlo.
Si sus colaboradores están lejos, les será más difícil saberlo y existe el riesgo de que estén trabajando en un documento al mismo tiempo que otro integrante del equipo. Para ello, una buena oficina web le permitirá bloquear los documentos mientras alguien está trabajando en ellos.
Sea muy cuidadoso con los permisos de acceso
El riesgo a una fuga de información existe en la mayoría de los entornos de trabajo. Éste es aún mayor al otorgar acceso a personas que están fuera de la oficina y que tienen un vínculo en calidad de proveedor o colaborador.
Sin embargo, el acceso a la información es importante para favorecer la calidad de los aportes que puedan hacer al trabajo de la empresa. Para ello, es importante tomar un tiempo de análisis y luego asignar a cada usuario los permisos necesarios, dejando el acceso a la información clave para los puestos de confianza.
Establezca una forma clara de saber cuáles son las últimas versiones de los documentos
Un problema habitual es no saber cuáles son las últimas versiones de un archivo, cuando han sido varias las personas que lo han manejado. Esto habitualmente se resuelve con una consulta a la persona que estuvo más relacionada con ese documento.
Pero la tarea se dificulta si quién necesita saberlo no está disponible para ser consultado. Una oficina web debe permitir la actualización de documentos manteniendo las versiones anteriores y agregando comentarios a las nuevas para saber que fue lo que se modificó. De esta forma, se puede saber con claridad cuál es la última versión de un archivo y que cambios sufrió en cada una de las etapas anteriores.
Suscriba a los integrantes necesarios para el desarrollo de un proyecto, a cada documento relacionado
Muchas veces ocurre que un documento muy importante no fue leído, o no fue enviado por uno de los integrantes del equipo a otro que debería haberlo visto. Mediante la herramienta de suscripción, una oficina web permite que cada persona suscripta se entere de cada cambio o comentario acerca de un documento vía e-mail sin necesidad de tener que avisarle a través de otro medio.
