Cuando en MuyPymes hablamos de productividad, casi siempre solemos referirnos a nuestra lista de tareas, el método GTD, evitar la procrastinación y las distracciones y otros conceptos con los que seguramente muchos ya estáis familiarizados. Todas estas rutinas pueden resultar abrumadoras para el que se adentra en este terreno, y muchos seguramente simplemente está deseando incoporar un sistema productivo realmente sencillo a su rutina cotidiana.
Por este motivo, en Lifehack.org han tomado como muestra una semana y nos han propuesta una única actividad por día que, si la incorporamos a nuestra rutina vital, seremos productivos casi, casi sin esfuerzo.
Lunes – Ignora lo irrelevante
Vivimos rodeados de información, noticias, opiniones, etc. Miles de estímulos compiten a diario entre sí por llamar nuestra atención, para que atendamos a un estímulo nuevo casi cada segundo que pasa. Con todo este «ruido informativo», cada vez cuesta más concentrarse en lo que realmente importa, y cuando lo hacemos, resulta tremendamente sencillo distraerse.
Por este motivo, como reto para los lunes, cuando todo el ruido de la semana anterior ha pasado, os proponemos que dediquéis la primera hora de vuestra jornada laboral a concentraros en lo que realmente importa. Concéntrate durante unos minutos en eliminar cualquier fuente de distracción (Twitter, Facebook, e-mail, teléfono, etc.) y enfréntate directamente a la tarea más importante que tienes que completar durante la semana.
Martes – Recompensa por objetivos
Cada pequeña tarea que completamos es un objetivo cumplido que nos acerca a completar un objetivo global. En demasiadas ocasiones nos olvidamos de que los grandes éxitos consisten en pequeñas tareas que, concatenadas unas con las otras, nos conducen hacia la meta. En este sentido, y como forma de valorar la importancia que tiene cada pequeña tarea, podemos dedicar un día entero (por ejemplo el martes) para premiarnos a nosotros mismos por cada paso dado.
Un premio que puede consistir en escuchar nuestra canción favorita, dedicar cinco minutos para repasar ese blog que seguimos con asiduidad, o sencillamente estirarnos en nuestra silla y descansar, sin hacer nada.
Miércoles – Negocia con lo prescindible
A mitad de la semana, seguramente ya habremos acumulado algunas tareas sin completar, o habrán surgido imprevistos de última hora a los que habremos tenido que dar respuesta. Además, en nuestra lista de tareas encontraremos muchas que no son realmente importante o urgentes pero que pensamos que tarde o temprano tendremos que hacer. Llega el momento de «negociar» con estos elementos.
Lo primero que tenemos que preguntarnos es si realmente esas tareas merecen estar en nuestra lista. La presión que a veces sentirmos para ser productivos en todo momento no lleva a olvidarnos en ocasiones, que no todas nuestras «tareas» son realmente necesarias. ¿Realmente tenemos que acometer ese proceso esta semana? ¿Realmente debemos hacerlo? En cierta forma entramos en un proceso de negociación con nuestra lista de tareas que nos ayuda a separar el grano de la paja.
Jueves – Revisa experiencias pasadas
Aprovecha parte de este día para examinar tus tareas y compararlas con las que tenías por ejemplo hace un mes. Prregúntate cuestiones como «¿Me he tenido que enfrentar a esta tarea en otra ocasión?» «¿Cómo lo he resuelto entonces?» Aprende a reconocer los errores o los aciertos del pasado, corrige aquellas cosas que no fueron demasiado bien y aplica esos cambios a tu presente y futuro.
Identifica las similitudes entre varias tareas para evitar tener que trabajar el doble, aprende a agrupar tareas en función de sus elementos comunes (llamadas de teléfono, responder e-mails, etc.) y ten en cuenta las circunstacias en las que te encuentras para determinar el ángulo de actuación o el enfoque.
Viernes – Solicita ayuda
Ser productivo no consiste en decir o pensar «soy tan productivo que puedo hacerlo todo yo solo», sino precisamente, tener la capacidad para reconocer las habilidades que tienen los demás, aprender a delegar y pedir ayuda cuando lo necesitamos. El viernes es un buen día para evaluar el estado de nuestro proyecto, comprobar cómo están nuestras fuerzas y determinar si necesitamos que alguien nos eche una mano.
